Schulung – n8n – Eventmanagement

n8n für Eventmanager

Workflow-Automatisierung mit n8n und KI: Nodes, AI-Agent-Node, Integrationen und DSGVO-konformes Self-Hosting praxisnah lernen.

Dauer
6 Stunden, ein Termin
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

In diesem Kurs verbinden wir n8n mit den typischen Abläufen im Bereich Eventmanagement. Die Teilnehmenden arbeiten an realistischen Szenarien und nehmen sofort einsetzbare Prompts, Workflows und Checklisten mit.

n8n ist eine flexible Plattform zur Workflow-Automatisierung, die visuelle Abläufe mit Sprachmodellen und Hunderten von Integrationen verbindet. Anders als viele Cloud-Dienste lässt sich n8n auch selbst betreiben, sodass Daten im eigenen Rechenzentrum oder bei einem europäischen Hoster bleiben können. In diesem kompakten Training lernen Sie, wie Trigger, Nodes und Datenflüsse zusammenspielen, wie Sie Daten zwischen Anwendungen transformieren und wie Sie wiederkehrende Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag zuverlässig automatisieren. Dabei arbeiten Sie durchgehend mit Beispielen aus Ihrem eigenen Fachbereich.

Im Mittelpunkt steht die Verbindung von Automatisierung und KI: Mit dem AI-Agent-Node, Chat-Modellen, Speicher und Werkzeugen bauen Sie Workflows, die E-Mails klassifizieren, Dokumente zusammenfassen, Daten anreichern oder Anfragen beantworten. Sie lernen, Fehler abzufangen, Workflows zu testen und sauber zu dokumentieren. Abschließend besprechen Sie Betriebsmodelle, Zugangsdaten-Verwaltung und Datenschutzfragen, damit Ihre Automatisierungen auch im Regelbetrieb stabil, sicher und DSGVO-konform laufen. Sie verlassen den Kurs mit mehreren funktionsfähigen Workflows, die Sie als Vorlage für eigene Vorhaben nutzen und schrittweise ausbauen können.

Veranstaltungen leben von präziser Planung und vielen beweglichen Teilen: Konzept, Location, Programm, Referenten, Teilnehmermanagement, Catering, Technik, Kommunikation und Nachbereitung. Ob Firmenevent, Kongress, Messeauftritt oder Incentive – Eventteams jonglieren Zeitpläne, Budgets und zahlreiche Dienstleister. Generative KI entlastet in allen Phasen. Sie entwickelt Konzeptideen und Programmentwürfe, erstellt Ablaufpläne und Checklisten, formuliert Einladungen, Teilnehmerinformationen und Referentenbriefings, beantwortet häufige Teilnehmerfragen und wertet Feedback aus. KI-Agenten und Automatisierungen verbinden Anmeldetools, E-Mail und Tabellen, sodass Bestätigungen, Erinnerungen und Listen automatisch entstehen. Das schafft Freiraum für Kreativität, Dienstleistersteuerung und das Erlebnis vor Ort. Dieser Kurs zeigt, wie das konkret gelingt.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • Eventmanagerinnen und Eventmanager in Unternehmen
  • Agenturen für Events, Messen und Kongresse
  • Marketing-Teams mit Veranstaltungsverantwortung
  • Verbände und Kongressorganisatoren
  • Assistenzen, die interne Veranstaltungen organisieren

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Viele parallele Aufgaben mit festen Deadlines
  • Hoher Kommunikationsaufwand mit Teilnehmenden, Referenten und Dienstleistern
  • Kurzfristige Änderungen, die alle Unterlagen betreffen
  • Aufwendige Nachbereitung und Erfolgsmessung

Das können Sie nach dem Training

  • Sie bauen eigenständig n8n-Workflows mit Triggern, Logik-Nodes und Datentransformationen.
  • Sie verbinden n8n mit den Anwendungen Ihres Arbeitsalltags und nutzen bei Bedarf den HTTP-Request-Node.
  • Sie setzen den AI-Agent-Node und weitere KI-Bausteine für Klassifikation, Extraktion und Zusammenfassung ein.
  • Sie sichern Workflows mit Fehlerbehandlung, Validierung und menschlichen Freigabeschritten ab.
  • Sie planen Veranstaltungen mit KI-gestützten Konzepten, Ablaufplänen und Checklisten effizienter.
  • Sie automatisieren Teilnehmer- und Dienstleisterkommunikation mit KI und einfachen Workflows.
  • Sie werten Feedback mit KI aus und leiten Verbesserungen für künftige Events ab.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Grundlagen: Workflows, Trigger und Nodes
  • Oberfläche, Canvas und Ausführungsansicht von n8n kennenlernen
  • Trigger-Typen: Zeitplan, Webhook, E-Mail-Eingang und App-Ereignisse
  • Datenstruktur aus Items und JSON verstehen und mit Ausdrücken arbeiten
  • Kernnodes wie Edit Fields, IF, Switch, Merge und Loop Over Items einsetzen
Modul 2 Integrationen und Datenverarbeitung
  • Gängige Anwendungen anbinden: E-Mail, Tabellen, CRM, Kollaborations- und Cloud-Speicher-Tools
  • HTTP-Request-Node für Schnittstellen ohne fertige Integration nutzen
  • Credentials sicher anlegen, verwalten und im Team teilen
  • Daten filtern, zusammenführen, umformen und in Zielsysteme schreiben
Modul 3 KI in n8n: AI-Agent-Node und LLM-Bausteine
  • Chat-Modelle verschiedener Anbieter sowie lokal betriebene Modelle anbinden
  • AI-Agent-Node mit Systemanweisung, Memory und Werkzeugen konfigurieren
  • Klassifikation, Extraktion strukturierter Daten und Zusammenfassungen automatisieren
  • Eigene Dokumente über Vektorspeicher für Retrieval Augmented Generation nutzen
Modul 4 Fehlerbehandlung, Tests und Wartbarkeit
  • Error-Workflows, Wiederholversuche und Benachrichtigungen bei Fehlschlägen einrichten
  • KI-Ausgaben validieren und Fallbacks bei unbrauchbaren Antworten definieren
  • Mit gepinnten Testdaten arbeiten und Ausführungen nachvollziehen
  • Workflows modularisieren, benennen und für Kolleginnen und Kollegen dokumentieren
Modul 5 Self-Hosting, Datenschutz und Betrieb
  • Cloud-Variante und Self-Hosting im Vergleich: Aufwand, Kontrolle und Lizenzmodell
  • Datenflüsse zu KI-Anbietern bewerten und mit DSGVO-Anforderungen abgleichen
  • Zugriffsrechte, Protokollierung und Aufbewahrung von Ausführungsdaten steuern
  • Human-in-the-loop-Schritte für Freigaben in automatisierte Abläufe einbauen
Modul 6 Praxislabor: Eventmanagement
  • Konzept und Programm entwickeln
  • Ablaufpläne und Checklisten
  • Teilnehmerkommunikation
  • Referenten- und Dienstleisterbriefings
  • Teilnehmerfragen beantworten
  • Feedback und Nachbereitung
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Teilnehmerdaten wie Kontakt-, Reise-, Ernährungs- oder Barrierefreiheitsangaben unterliegen der DSGVO, teilweise als besonders schutzwürdige Daten, und gehören nur in freigegebene Systeme. Für Foto- und Videoaufnahmen, Marketing-Einwilligungen sowie die Kennzeichnung von KI-Chatbots für Teilnehmende sind die jeweiligen rechtlichen Vorgaben zu beachten.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

Konzept und Programm entwickeln

Aus Ziel, Zielgruppe und Rahmenbedingungen entwickelt KI Konzeptideen, Mottos, Formatvorschläge und Programmentwürfe, die das Team bewertet, kombiniert und weiterentwickelt. Budgetrahmen und Nachhaltigkeitsziele fließen dabei von Beginn an in die Vorschläge ein.

Ablaufpläne und Checklisten

Projektpläne, Regiepläne, Run-of-Show und Checklisten für Logistik, Technik und Catering werden strukturiert erstellt und bei Änderungen schnell aktualisiert. Alle Beteiligten arbeiten so stets mit dem aktuellen Stand und behalten Verantwortlichkeiten im Blick.

Teilnehmerkommunikation

Save-the-Dates, Einladungen, Bestätigungen, Anreiseinformationen und Erinnerungen werden zielgruppengerecht und mehrsprachig formuliert und über Automatisierungen versendet. Inhalte werden dabei aus einer zentralen Datenquelle gespeist, sodass Änderungen an Zeiten oder Räumen überall konsistent ankommen.

Referenten- und Dienstleisterbriefings

Briefings für Speaker, Moderation, Caterer und Technikdienstleister werden aus den Eventdaten erzeugt, Anfragen und Angebotsvergleiche strukturiert aufbereitet. So wissen alle Beteiligten frühzeitig, was wann von ihnen erwartet wird.

Teilnehmerfragen beantworten

Ein KI-Assistent beantwortet häufige Fragen zu Programm, Anreise, Barrierefreiheit oder Dresscode auf Basis geprüfter Informationen und leitet Sonderfälle an das Team weiter. So wird das Team spürbar entlastet.

Feedback und Nachbereitung

Umfrageergebnisse und offene Rückmeldungen werden ausgewertet, Erkenntnisse für das nächste Event abgeleitet und Nachberichte, Dankesmails und Social-Media-Rückblicke erstellt. Kennzahlen wie Teilnahmequote und Zufriedenheit werden übersichtlich dargestellt.

Voraussetzungen

Sie sollten sicher mit gängigen Büroanwendungen umgehen und Grundkenntnisse im Umgang mit KI-Assistenten haben. Programmierkenntnisse sind nicht nötig, ein Grundverständnis für strukturierte Daten ist hilfreich. Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen; technische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Technische Voraussetzungen

Sie benötigen einen Laptop mit aktuellem Browser. Für die Übungen stellen wir eine n8n-Umgebung bereit oder Sie nutzen einen eigenen Zugang; API-Schlüssel für ein Sprachmodell werden im Kurs gemeinsam eingerichtet.

Datenschutz & Compliance

Teilnehmerdaten wie Kontakt-, Reise-, Ernährungs- oder Barrierefreiheitsangaben unterliegen der DSGVO, teilweise als besonders schutzwürdige Daten, und gehören nur in freigegebene Systeme. Für Foto- und Videoaufnahmen, Marketing-Einwilligungen sowie die Kennzeichnung von KI-Chatbots für Teilnehmende sind die jeweiligen rechtlichen Vorgaben zu beachten.

Termine & Standorte

Pro Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

  • München Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Salzburg Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Berlin Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Augsburg Mi, 16. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Hannover Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Bremen Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Stuttgart Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Kaiserslautern Mi, 16. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Online Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen

Häufige Fragen

Muss ich programmieren können, um mit n8n zu arbeiten?

Nein. Die meisten Workflows entstehen visuell durch das Verbinden von Nodes. Im Kurs lernen Sie zusätzlich einfache Ausdrücke, um Daten gezielt anzusprechen und umzuformen. Für Sonderfälle gibt es einen Code-Node, der aber nicht zwingend nötig ist. Ein logisches Verständnis von Abläufen und Datenfeldern reicht für den Einstieg völlig aus.

Warum ist n8n für Datenschutz in Europa interessant?

n8n lässt sich selbst betreiben, etwa auf eigenen Servern oder bei einem europäischen Hoster. So behalten Sie die Kontrolle darüber, wo Workflow- und Ausführungsdaten gespeichert werden. Entscheidend bleibt, welche Daten Sie an externe KI-Dienste senden. Im Kurs lernen Sie, diese Datenflüsse zu bewerten und bei Bedarf lokal betriebene Modelle einzubinden.

Worin unterscheidet sich n8n von Make oder Power Automate?

Alle drei automatisieren Abläufe zwischen Anwendungen. n8n zeichnet sich durch die Möglichkeit zum Self-Hosting, ein faires Lizenzmodell und besonders flexible KI-Bausteine wie den AI-Agent-Node aus. Make punktet mit einer sehr zugänglichen Cloud-Oberfläche, Power Automate mit tiefer Microsoft-Integration. Im Kurs ordnen wir diese Unterschiede für typische Einsatzszenarien ein.

Kann KI ein komplettes Event planen?

KI liefert schnell Konzepte, Programmentwürfe, Zeitpläne und Checklisten. Location-Auswahl, Verhandlungen mit Dienstleistern, Budgetverantwortung und das Gespür für das Erlebnis vor Ort bleiben Ihre Aufgabe. Im Kurs nutzen Sie KI als Planungsassistenz, die Routine abnimmt und Ihnen Zeit für die kreativen und kritischen Entscheidungen verschafft.

Welche Automatisierungen lohnen sich im Eventmanagement?

Besonders lohnend sind Anmeldebestätigungen, Erinnerungsmails, Teilnehmerlisten, Namensschilder und Feedback-Umfragen. Sie verbinden dazu Anmeldeformular, Tabelle und E-Mail-Versand, ergänzt um KI für personalisierte Texte. Der Kurs zeigt, wie Sie solche Abläufe ohne Programmierkenntnisse aufsetzen und testen. So bleibt mehr Zeit für das eigentliche Eventerlebnis.

Was kostet die Schulung „n8n für Eventmanager“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 6 Stunden Live-Training mit Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Für jeden Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Im Anfrageformular können Sie aber jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und melden uns innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

Kann der Kurs auf unser Team zugeschnitten werden?

Ja. Maßgeschneiderte Kurse kosten ca. 4.500 € mehr, je nach Thema und nach Absprache. Wir stimmen Inhalte, Beispiele und Übungen vorab mit Ihnen ab.

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