Schulung – KI-Agenten – Eventmanagement

KI-Agenten für Eventmanager

Agentic AI für Fachbereiche: KI-Agenten verstehen, Workflows sicher automatisieren und mit Human-in-the-loop und Governance steuern.

Dauer
6 Stunden, ein Termin
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

„KI-Agenten für Eventmanager“ ist ein praxisorientiertes Training für Rollen wie Eventmanagerinnen und Eventmanager in Unternehmen, Agenturen für Events, Messen und Kongresse und Marketing-Teams mit Veranstaltungsverantwortung. Sie lernen KI-Agenten nicht abstrakt, sondern an Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag kennen – mit Beispielen, Übungen und Vorlagen aus dem Bereich Eventmanagement.

KI-Agenten gehen einen Schritt weiter als klassische Chat-Assistenten: Sie planen Teilschritte, nutzen Werkzeuge wie Suche, Dateien oder Fachanwendungen und erledigen mehrstufige Aufgaben weitgehend selbstständig. In diesem kompakten Training verstehen Sie, wie Agenten aufgebaut sind, worin sie sich von Chatbots und klassischer Automatisierung unterscheiden und für welche Aufgaben sich der Einsatz wirklich lohnt. Als Anschauungsbeispiele dienen gängige Plattformen wie Microsoft Copilot Studio, Custom GPTs und Claude mit Projekten und Tool-Anbindungen. So entsteht ein realistisches Bild davon, was heute bereits zuverlässig funktioniert.

Im Praxisteil entwerfen Sie Agenten-Workflows für Aufgaben aus Ihrem eigenen Fachbereich: von der Anfrage-Triage über Recherche und Entwurf bis zur Übergabe an Fachsysteme. Dabei legen Sie fest, an welchen Stellen ein Mensch prüft und freigibt, welche Berechtigungen ein Agent erhält und wie Fehler auffallen. Ein eigener Block widmet sich Governance, Datenschutz und Verantwortlichkeiten, damit Ihre Agenten nicht nur funktionieren, sondern auch kontrollierbar, nachvollziehbar und im Unternehmen vertretbar bleiben. Ihr Prototyp dient als Grundlage für weitere Pilotprojekte.

Veranstaltungen leben von präziser Planung und vielen beweglichen Teilen: Konzept, Location, Programm, Referenten, Teilnehmermanagement, Catering, Technik, Kommunikation und Nachbereitung. Ob Firmenevent, Kongress, Messeauftritt oder Incentive – Eventteams jonglieren Zeitpläne, Budgets und zahlreiche Dienstleister. Generative KI entlastet in allen Phasen. Sie entwickelt Konzeptideen und Programmentwürfe, erstellt Ablaufpläne und Checklisten, formuliert Einladungen, Teilnehmerinformationen und Referentenbriefings, beantwortet häufige Teilnehmerfragen und wertet Feedback aus. KI-Agenten und Automatisierungen verbinden Anmeldetools, E-Mail und Tabellen, sodass Bestätigungen, Erinnerungen und Listen automatisch entstehen. Das schafft Freiraum für Kreativität, Dienstleistersteuerung und das Erlebnis vor Ort. Dieser Kurs zeigt, wie das konkret gelingt.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • Eventmanagerinnen und Eventmanager in Unternehmen
  • Agenturen für Events, Messen und Kongresse
  • Marketing-Teams mit Veranstaltungsverantwortung
  • Verbände und Kongressorganisatoren
  • Assistenzen, die interne Veranstaltungen organisieren

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Viele parallele Aufgaben mit festen Deadlines
  • Hoher Kommunikationsaufwand mit Teilnehmenden, Referenten und Dienstleistern
  • Kurzfristige Änderungen, die alle Unterlagen betreffen
  • Aufwendige Nachbereitung und Erfolgsmessung

Das können Sie nach dem Training

  • Sie erklären den Aufbau von KI-Agenten und grenzen sie klar von Chatbots und klassischer Automatisierung ab.
  • Sie wählen anhand nachvollziehbarer Kriterien eine passende Agenten-Plattform für Ihre Anforderungen aus.
  • Sie entwerfen einen Agenten-Workflow für einen realen Prozess Ihres Fachbereichs und setzen einen Prototyp um.
  • Sie definieren Human-in-the-loop-Kontrollpunkte, Testfälle und Eskalationsregeln.
  • Sie planen Veranstaltungen mit KI-gestützten Konzepten, Ablaufplänen und Checklisten effizienter.
  • Sie automatisieren Teilnehmer- und Dienstleisterkommunikation mit KI und einfachen Workflows.
  • Sie werten Feedback mit KI aus und leiten Verbesserungen für künftige Events ab.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Was KI-Agenten ausmacht
  • Bausteine eines Agenten: Sprachmodell, Anweisungen, Wissen, Werkzeuge und Gedächtnis
  • Abgrenzung zu Chatbots, Makros und klassischer Workflow-Automatisierung
  • Autonomiestufen: vom Assistenten mit Vorschlägen bis zum eigenständig handelnden Agenten
  • Geeignete und ungeeignete Aufgaben für Agenten realistisch bewerten
Modul 2 Plattformen im Überblick: Copilot Studio, GPTs und Claude
  • Microsoft Copilot Studio: Agenten mit Unternehmensdaten und Microsoft-365-Anbindung
  • Custom GPTs: Anweisungen, Wissensdateien und Aktionen konfigurieren
  • Claude mit Projekten, Wissensbasis und Tool-Anbindung über das Model Context Protocol
  • Auswahlkriterien: Datenzugriff, Integrationen, Administration und Lizenzmodell
Modul 3 Agenten-Workflows entwerfen und bauen
  • Aufgaben in Teilschritte zerlegen und Übergabepunkte zwischen Agent und Mensch definieren
  • Systemanweisungen, Beispiele und Wissensquellen für konsistente Ergebnisse gestalten
  • Werkzeuge anbinden: Suche, Dokumente, E-Mail, Tabellen und Fachanwendungen
  • Prototyp eines Agenten für einen konkreten Prozess aus dem eigenen Bereich erstellen
Modul 4 Human-in-the-loop, Qualität und Fehlerbehandlung
  • Freigabeschritte, Eskalationsregeln und Schwellenwerte für menschliche Prüfung festlegen
  • Testfälle, Bewertungskriterien und Stichproben zur Qualitätssicherung
  • Typische Fehlerbilder: falsche Werkzeugwahl, Endlosschleifen und erfundene Fakten
  • Rückmeldungen der Nutzer systematisch zur Verbesserung des Agenten nutzen
Modul 5 Governance, Sicherheit und Einführung
  • Rollen und Verantwortlichkeiten: Fachbereich, IT, Datenschutz und Betriebsrat
  • Minimale Berechtigungen, Protokollierung und Schutz vor Prompt Injection
  • Einordnung nach EU AI Act und DSGVO: Transparenz, Dokumentation und Datenflüsse
  • Vom Pilotagenten zum Regelbetrieb: Betrieb, Pflege und Erfolgsmessung
Modul 6 Praxislabor: Eventmanagement
  • Konzept und Programm entwickeln
  • Ablaufpläne und Checklisten
  • Teilnehmerkommunikation
  • Referenten- und Dienstleisterbriefings
  • Teilnehmerfragen beantworten
  • Feedback und Nachbereitung
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Teilnehmerdaten wie Kontakt-, Reise-, Ernährungs- oder Barrierefreiheitsangaben unterliegen der DSGVO, teilweise als besonders schutzwürdige Daten, und gehören nur in freigegebene Systeme. Für Foto- und Videoaufnahmen, Marketing-Einwilligungen sowie die Kennzeichnung von KI-Chatbots für Teilnehmende sind die jeweiligen rechtlichen Vorgaben zu beachten.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

Konzept und Programm entwickeln

Aus Ziel, Zielgruppe und Rahmenbedingungen entwickelt KI Konzeptideen, Mottos, Formatvorschläge und Programmentwürfe, die das Team bewertet, kombiniert und weiterentwickelt. Budgetrahmen und Nachhaltigkeitsziele fließen dabei von Beginn an in die Vorschläge ein.

Ablaufpläne und Checklisten

Projektpläne, Regiepläne, Run-of-Show und Checklisten für Logistik, Technik und Catering werden strukturiert erstellt und bei Änderungen schnell aktualisiert. Alle Beteiligten arbeiten so stets mit dem aktuellen Stand und behalten Verantwortlichkeiten im Blick.

Teilnehmerkommunikation

Save-the-Dates, Einladungen, Bestätigungen, Anreiseinformationen und Erinnerungen werden zielgruppengerecht und mehrsprachig formuliert und über Automatisierungen versendet. Inhalte werden dabei aus einer zentralen Datenquelle gespeist, sodass Änderungen an Zeiten oder Räumen überall konsistent ankommen.

Referenten- und Dienstleisterbriefings

Briefings für Speaker, Moderation, Caterer und Technikdienstleister werden aus den Eventdaten erzeugt, Anfragen und Angebotsvergleiche strukturiert aufbereitet. So wissen alle Beteiligten frühzeitig, was wann von ihnen erwartet wird.

Teilnehmerfragen beantworten

Ein KI-Assistent beantwortet häufige Fragen zu Programm, Anreise, Barrierefreiheit oder Dresscode auf Basis geprüfter Informationen und leitet Sonderfälle an das Team weiter. So wird das Team spürbar entlastet.

Feedback und Nachbereitung

Umfrageergebnisse und offene Rückmeldungen werden ausgewertet, Erkenntnisse für das nächste Event abgeleitet und Nachberichte, Dankesmails und Social-Media-Rückblicke erstellt. Kennzahlen wie Teilnahmequote und Zufriedenheit werden übersichtlich dargestellt.

Voraussetzungen

Sie sollten bereits regelmäßig mit einem KI-Assistenten wie ChatGPT, Copilot oder Claude arbeiten. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen; technische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Technische Voraussetzungen

Sie benötigen einen Laptop mit aktuellem Browser. Ideal ist Zugang zu mindestens einer Agenten-Plattform wie Copilot Studio, ChatGPT mit GPTs oder Claude; bei Bedarf stellen wir Übungszugänge bereit.

Datenschutz & Compliance

Teilnehmerdaten wie Kontakt-, Reise-, Ernährungs- oder Barrierefreiheitsangaben unterliegen der DSGVO, teilweise als besonders schutzwürdige Daten, und gehören nur in freigegebene Systeme. Für Foto- und Videoaufnahmen, Marketing-Einwilligungen sowie die Kennzeichnung von KI-Chatbots für Teilnehmende sind die jeweiligen rechtlichen Vorgaben zu beachten.

Termine & Standorte

Pro Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

  • München Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Salzburg Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Berlin Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Augsburg Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Hannover Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Bremen Mi, 16. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Stuttgart Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Kaiserslautern Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Online Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen

Häufige Fragen

Brauche ich Programmierkenntnisse, um KI-Agenten zu bauen?

Nein. Die im Kurs genutzten Plattformen arbeiten mit grafischen Oberflächen, Anweisungen in natürlicher Sprache und vorkonfigurierten Konnektoren. Sie lernen, Agenten fachlich sauber zu beschreiben, Werkzeuge anzubinden und Abläufe zu testen. Wo eine tiefere technische Integration nötig wäre, erfahren Sie, welche Anforderungen Sie an Ihre IT formulieren sollten.

Auf welcher Plattform arbeiten wir im Kurs?

Der Kurs ist herstellerneutral angelegt und zeigt Microsoft Copilot Studio, Custom GPTs und Claude als Beispiele. Ihren Prototyp bauen Sie auf der Plattform, die in Ihrem Unternehmen verfügbar oder geplant ist. Die vermittelten Prinzipien zu Workflow-Design, Kontrolle und Governance lassen sich auf andere Agenten-Lösungen übertragen.

Wie verhindere ich, dass ein Agent unkontrolliert handelt?

Durch ein bewusstes Design: Agenten erhalten nur die minimal nötigen Berechtigungen, kritische Aktionen wie Versand, Buchung oder Löschung laufen über eine menschliche Freigabe, und alle Schritte werden protokolliert. Ergänzend definieren Sie Testfälle und Eskalationsregeln. Genau diese Kontrollmechanismen entwickeln Sie im Kurs für Ihren eigenen Anwendungsfall.

Kann KI ein komplettes Event planen?

KI liefert schnell Konzepte, Programmentwürfe, Zeitpläne und Checklisten. Location-Auswahl, Verhandlungen mit Dienstleistern, Budgetverantwortung und das Gespür für das Erlebnis vor Ort bleiben Ihre Aufgabe. Im Kurs nutzen Sie KI als Planungsassistenz, die Routine abnimmt und Ihnen Zeit für die kreativen und kritischen Entscheidungen verschafft.

Welche Automatisierungen lohnen sich im Eventmanagement?

Besonders lohnend sind Anmeldebestätigungen, Erinnerungsmails, Teilnehmerlisten, Namensschilder und Feedback-Umfragen. Sie verbinden dazu Anmeldeformular, Tabelle und E-Mail-Versand, ergänzt um KI für personalisierte Texte. Der Kurs zeigt, wie Sie solche Abläufe ohne Programmierkenntnisse aufsetzen und testen. So bleibt mehr Zeit für das eigentliche Eventerlebnis.

Was kostet die Schulung „KI-Agenten für Eventmanager“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 6 Stunden Live-Training mit Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Für jeden Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Im Anfrageformular können Sie aber jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und melden uns innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

Kann der Kurs auf unser Team zugeschnitten werden?

Ja. Maßgeschneiderte Kurse kosten ca. 4.500 € mehr, je nach Thema und nach Absprache. Wir stimmen Inhalte, Beispiele und Übungen vorab mit Ihnen ab.

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