Schulung – Microsoft 365 Copilot – Eventmanagement

Microsoft 365 Copilot für Eventmanager

Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams produktiv, sicher und berechtigungskonform nutzen.

Dauer
6 Stunden, ein Termin
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

„Microsoft 365 Copilot für Eventmanager“ ist ein praxisorientiertes Training für Rollen wie Eventmanagerinnen und Eventmanager in Unternehmen, Agenturen für Events, Messen und Kongresse und Marketing-Teams mit Veranstaltungsverantwortung. Sie lernen Microsoft 365 Copilot nicht abstrakt, sondern an Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag kennen – mit Beispielen, Übungen und Vorlagen aus dem Bereich Eventmanagement.

Microsoft 365 Copilot bringt KI genau dorthin, wo Ihre tägliche Arbeit stattfindet: in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Der entscheidende Unterschied zu frei verfügbaren Chatbots ist die Verankerung in Ihren Unternehmensdaten über Microsoft Graph – Copilot kennt E-Mails, Besprechungen, Chats und Dokumente, auf die Sie ohnehin Zugriff haben. In diesem Praxistag lernen Sie, diese Verbindung gezielt zu nutzen: Entwürfe auf Basis vorhandener Dateien erstellen, Postfächer und lange Threads zusammenfassen, Besprechungen nachbereiten und Präsentationen aus Word-Dokumenten generieren.

Sie erfahren außerdem, wie sich die lizenzierte Copilot-Variante von Copilot Chat unterscheidet, wann webbasierte und wann arbeitsbezogene Antworten sinnvoll sind und wie Sie vorgefertigte sowie eigene Agents einsetzen. Ein zentrales Thema ist das Berechtigungsmodell: Copilot zeigt nur, was Sie sehen dürfen – deshalb entscheiden Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams über Qualität und Sicherheit der Ergebnisse. Sie verlassen den Kurs mit erprobten Prompts für jede Office-Anwendung und einem klaren Verständnis für den verantwortungsvollen Einsatz im Tenant.

Veranstaltungen leben von präziser Planung und vielen beweglichen Teilen: Konzept, Location, Programm, Referenten, Teilnehmermanagement, Catering, Technik, Kommunikation und Nachbereitung. Ob Firmenevent, Kongress, Messeauftritt oder Incentive – Eventteams jonglieren Zeitpläne, Budgets und zahlreiche Dienstleister. Generative KI entlastet in allen Phasen. Sie entwickelt Konzeptideen und Programmentwürfe, erstellt Ablaufpläne und Checklisten, formuliert Einladungen, Teilnehmerinformationen und Referentenbriefings, beantwortet häufige Teilnehmerfragen und wertet Feedback aus. KI-Agenten und Automatisierungen verbinden Anmeldetools, E-Mail und Tabellen, sodass Bestätigungen, Erinnerungen und Listen automatisch entstehen. Das schafft Freiraum für Kreativität, Dienstleistersteuerung und das Erlebnis vor Ort. Dieser Kurs zeigt, wie das konkret gelingt.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • Eventmanagerinnen und Eventmanager in Unternehmen
  • Agenturen für Events, Messen und Kongresse
  • Marketing-Teams mit Veranstaltungsverantwortung
  • Verbände und Kongressorganisatoren
  • Assistenzen, die interne Veranstaltungen organisieren

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Viele parallele Aufgaben mit festen Deadlines
  • Hoher Kommunikationsaufwand mit Teilnehmenden, Referenten und Dienstleistern
  • Kurzfristige Änderungen, die alle Unterlagen betreffen
  • Aufwendige Nachbereitung und Erfolgsmessung

Das können Sie nach dem Training

  • Sie setzen Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams gezielt für Ihre wiederkehrenden Aufgaben ein.
  • Sie formulieren Prompts, die vorhandene Dateien, E-Mails und Besprechungen als Kontext nutzen.
  • Sie unterscheiden zwischen Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat und wählen den passenden Modus.
  • Sie nutzen vorgefertigte Agents und erstellen einen einfachen eigenen Agent für Ihr Team.
  • Sie planen Veranstaltungen mit KI-gestützten Konzepten, Ablaufplänen und Checklisten effizienter.
  • Sie automatisieren Teilnehmer- und Dienstleisterkommunikation mit KI und einfachen Workflows.
  • Sie werten Feedback mit KI aus und leiten Verbesserungen für künftige Events ab.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Copilot-Grundlagen und Microsoft Graph
  • Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat: Funktionsumfang und Lizenzmodell
  • Verankerung in Unternehmensdaten über Microsoft Graph
  • Umschalten zwischen Web- und Arbeitskontext und gezieltes Referenzieren von Dateien
  • Prompt-Aufbau mit Ziel, Kontext, Quelle und Erwartung
Modul 2 Word und PowerPoint
  • Entwürfe aus bestehenden Dokumenten, Notizen und E-Mails erstellen
  • Texte umschreiben, kürzen, Tonalität anpassen und zusammenfassen
  • Präsentationen aus Word-Dokumenten oder Gliederungen generieren
  • Folien überarbeiten, Sprechernotizen ergänzen und Kernaussagen schärfen
Modul 3 Excel und Datenanalyse
  • Tabellen befragen, Trends erkennen und Auffälligkeiten hervorheben
  • Formeln, berechnete Spalten und bedingte Formatierungen vorschlagen lassen
  • Diagramme und Pivot-Auswertungen aus natürlicher Sprache erstellen
  • Ergebnisse plausibilisieren und Datenqualität sicherstellen
Modul 4 Outlook, Teams und Agents
  • Lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen und Antworten entwerfen
  • Besprechungen in Teams zusammenfassen, Aufgaben und offene Punkte extrahieren
  • Copilot Pages und Notebooks für gemeinsames Arbeiten nutzen
  • Vorgefertigte Agents nutzen und eigene Agents mit dem Agent Builder anlegen
Modul 5 Berechtigungen, Datenschutz und Governance
  • Berechtigungsmodell: Copilot zeigt nur, worauf Sie Zugriff haben
  • Übermäßige Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams erkennen
  • Vertraulichkeitsbezeichnungen, Datenschutzgrenzen und DSGVO-Aspekte
  • Nutzungsrichtlinien, Einführung im Team und Erfolgsmessung
Modul 6 Praxislabor: Eventmanagement
  • Konzept und Programm entwickeln
  • Ablaufpläne und Checklisten
  • Teilnehmerkommunikation
  • Referenten- und Dienstleisterbriefings
  • Teilnehmerfragen beantworten
  • Feedback und Nachbereitung
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Teilnehmerdaten wie Kontakt-, Reise-, Ernährungs- oder Barrierefreiheitsangaben unterliegen der DSGVO, teilweise als besonders schutzwürdige Daten, und gehören nur in freigegebene Systeme. Für Foto- und Videoaufnahmen, Marketing-Einwilligungen sowie die Kennzeichnung von KI-Chatbots für Teilnehmende sind die jeweiligen rechtlichen Vorgaben zu beachten.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

Konzept und Programm entwickeln

Aus Ziel, Zielgruppe und Rahmenbedingungen entwickelt KI Konzeptideen, Mottos, Formatvorschläge und Programmentwürfe, die das Team bewertet, kombiniert und weiterentwickelt. Budgetrahmen und Nachhaltigkeitsziele fließen dabei von Beginn an in die Vorschläge ein.

Ablaufpläne und Checklisten

Projektpläne, Regiepläne, Run-of-Show und Checklisten für Logistik, Technik und Catering werden strukturiert erstellt und bei Änderungen schnell aktualisiert. Alle Beteiligten arbeiten so stets mit dem aktuellen Stand und behalten Verantwortlichkeiten im Blick.

Teilnehmerkommunikation

Save-the-Dates, Einladungen, Bestätigungen, Anreiseinformationen und Erinnerungen werden zielgruppengerecht und mehrsprachig formuliert und über Automatisierungen versendet. Inhalte werden dabei aus einer zentralen Datenquelle gespeist, sodass Änderungen an Zeiten oder Räumen überall konsistent ankommen.

Referenten- und Dienstleisterbriefings

Briefings für Speaker, Moderation, Caterer und Technikdienstleister werden aus den Eventdaten erzeugt, Anfragen und Angebotsvergleiche strukturiert aufbereitet. So wissen alle Beteiligten frühzeitig, was wann von ihnen erwartet wird.

Teilnehmerfragen beantworten

Ein KI-Assistent beantwortet häufige Fragen zu Programm, Anreise, Barrierefreiheit oder Dresscode auf Basis geprüfter Informationen und leitet Sonderfälle an das Team weiter. So wird das Team spürbar entlastet.

Feedback und Nachbereitung

Umfrageergebnisse und offene Rückmeldungen werden ausgewertet, Erkenntnisse für das nächste Event abgeleitet und Nachberichte, Dankesmails und Social-Media-Rückblicke erstellt. Kennzahlen wie Teilnahmequote und Zufriedenheit werden übersichtlich dargestellt.

Voraussetzungen

Sicherer Umgang mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams im Arbeitsalltag; KI-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen; technische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Technische Voraussetzungen

Laptop mit Zugang zu Microsoft 365 und Ihrem Unternehmenskonto; für alle Übungen ist eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz ideal, Copilot Chat genügt für einen Teil der Inhalte.

Datenschutz & Compliance

Teilnehmerdaten wie Kontakt-, Reise-, Ernährungs- oder Barrierefreiheitsangaben unterliegen der DSGVO, teilweise als besonders schutzwürdige Daten, und gehören nur in freigegebene Systeme. Für Foto- und Videoaufnahmen, Marketing-Einwilligungen sowie die Kennzeichnung von KI-Chatbots für Teilnehmende sind die jeweiligen rechtlichen Vorgaben zu beachten.

Termine & Standorte

Pro Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

  • München Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Salzburg Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Berlin Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Augsburg Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Hannover Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Bremen Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Stuttgart Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Kaiserslautern Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Online Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat?

Copilot Chat steht vielen Unternehmenskonten ohne Zusatzlizenz zur Verfügung und antwortet primär auf Basis von Webinhalten sowie hochgeladenen Dateien. Die lizenzierte Variante Microsoft 365 Copilot greift zusätzlich über Microsoft Graph auf Ihre E-Mails, Besprechungen und Dokumente zu und ist direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert.

Kann Copilot vertrauliche Dateien von Kolleginnen und Kollegen sehen?

Copilot respektiert die bestehenden Berechtigungen und zeigt nur Inhalte, auf die Sie selbst Zugriff haben. Problematisch wird es, wenn Dateien zu großzügig freigegeben sind – etwa für die gesamte Organisation. Im Kurs lernen Sie, solche Freigaben zu erkennen und gemeinsam mit der IT sauber zu korrigieren.

Brauche ich Vorkenntnisse in Prompting für den Kurs?

Nein. Wir starten mit den Grundlagen guter Prompts und üben diese direkt in den Office-Anwendungen. Wichtig ist, dass Sie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams sicher im Alltag bedienen. Den Rest – vom Referenzieren von Dateien bis zum Einsatz von Agents – erarbeiten wir Schritt für Schritt an praxisnahen Aufgaben.

Kann KI ein komplettes Event planen?

KI liefert schnell Konzepte, Programmentwürfe, Zeitpläne und Checklisten. Location-Auswahl, Verhandlungen mit Dienstleistern, Budgetverantwortung und das Gespür für das Erlebnis vor Ort bleiben Ihre Aufgabe. Im Kurs nutzen Sie KI als Planungsassistenz, die Routine abnimmt und Ihnen Zeit für die kreativen und kritischen Entscheidungen verschafft.

Welche Automatisierungen lohnen sich im Eventmanagement?

Besonders lohnend sind Anmeldebestätigungen, Erinnerungsmails, Teilnehmerlisten, Namensschilder und Feedback-Umfragen. Sie verbinden dazu Anmeldeformular, Tabelle und E-Mail-Versand, ergänzt um KI für personalisierte Texte. Der Kurs zeigt, wie Sie solche Abläufe ohne Programmierkenntnisse aufsetzen und testen. So bleibt mehr Zeit für das eigentliche Eventerlebnis.

Was kostet die Schulung „Microsoft 365 Copilot für Eventmanager“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 6 Stunden Live-Training mit Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Für jeden Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Im Anfrageformular können Sie aber jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und melden uns innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

Kann der Kurs auf unser Team zugeschnitten werden?

Ja. Maßgeschneiderte Kurse kosten ca. 4.500 € mehr, je nach Thema und nach Absprache. Wir stimmen Inhalte, Beispiele und Übungen vorab mit Ihnen ab.

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