Formation · Microsoft 365 Copilot · Événementiel

Microsoft 365 Copilot pour les professionnels de l'événementiel

Utiliser Microsoft 365 Copilot et Copilot Chat dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams, efficacement et dans le respect des droits d'accès.

Durée
1 jour (7 h)
Format
En ligne ou en présentiel
Langue
Allemand ou anglais
Participants
sessions ouvertes ou intra-entreprise
Attestation
Attestation de participation

Présentation

« Microsoft 365 Copilot pour les professionnels de l'événementiel » est une formation pratique destinée notamment aux profils suivants : Responsables événementiel en entreprise, Agences événementielles, salons et congrès et Équipes marketing en charge d'événements. Vous découvrez Microsoft 365 Copilot non pas de façon abstraite, mais à travers des tâches de votre quotidien – avec des exemples, des exercices et des modèles issus du domaine Événementiel.

Microsoft 365 Copilot intègre l'IA au cœur des applications où se déroule votre travail quotidien : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Sa grande différence avec les chatbots grand public tient à son ancrage dans les données de l'entreprise via Microsoft Graph : Copilot s'appuie sur les e-mails, réunions, conversations et documents auxquels vous avez déjà accès. Pendant cette journée pratique, vous apprenez à exploiter ce lien avec discernement : rédiger à partir de fichiers existants, synthétiser une boîte de réception ou un long fil, préparer le suivi d'une réunion et générer une présentation à partir d'un document Word.

Vous verrez également ce qui distingue la version sous licence de Copilot Chat, quand privilégier des réponses fondées sur le web ou sur vos données professionnelles, et comment utiliser des agents prêts à l'emploi ou créés par vos soins. Le modèle d'autorisations occupe une place centrale : Copilot n'affiche que ce que vous avez le droit de voir, si bien que les partages dans SharePoint, OneDrive et Teams conditionnent la qualité comme la sécurité des résultats. Vous repartez avec des prompts éprouvés pour chaque application et une vision claire d'un usage responsable dans votre tenant.

Un événement repose sur une planification précise et de nombreux éléments en mouvement : concept, lieu, programme, intervenants, inscriptions, traiteur, technique, communication et bilan. Soirée d'entreprise, congrès, salon ou voyage de stimulation : les équipes événementielles jonglent avec plannings, budgets et prestataires. L'IA générative soulage chaque étape. Elle propose des pistes de concept et des projets de programme, établit rétroplannings, conducteurs et listes de contrôle, rédige invitations, informations pratiques et briefs intervenants, répond aux questions fréquentes des participants et analyse les retours. Agents IA et automatisations relient outil d'inscription, messagerie et tableurs pour produire automatiquement confirmations, relances et listes. Il reste ainsi plus de temps pour la créativité, le pilotage des prestataires et l'expérience sur place.

La formation se déroule en direct – en ligne dans une classe virtuelle ou en présentiel dans nos salles à Munich, Salzbourg, Berlin, Augsbourg, Hanovre, Brême, Stuttgart et Kaiserslautern. Nous pouvons également l’organiser en intra pour votre équipe.

À qui s’adresse cette formation ?

  • Responsables événementiel en entreprise
  • Agences événementielles, salons et congrès
  • Équipes marketing en charge d'événements
  • Fédérations et organisateurs de congrès
  • Assistants organisant des événements internes

Les défis concrets que nous traitons

  • De nombreuses tâches simultanées soumises à des échéances fixes
  • Une communication intense avec participants, intervenants et prestataires
  • Des changements de dernière minute qui touchent tous les documents
  • Un bilan et une mesure de l'impact fastidieux

Objectifs pédagogiques

  • Vous utilisez Copilot dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams pour vos tâches récurrentes.
  • Vous rédigez des prompts qui exploitent fichiers, e-mails et réunions existants comme contexte.
  • Vous distinguez Microsoft 365 Copilot de Copilot Chat et choisissez le mode adapté.
  • Vous utilisez des agents prêts à l'emploi et créez un agent simple pour votre équipe.
  • Planifier plus efficacement vos événements grâce à des concepts, conducteurs et listes de contrôle assistés par l'IA.
  • Automatiser la communication avec participants et prestataires grâce à l'IA et à des flux simples.
  • Analyser les retours avec l'IA et en tirer des améliorations pour les prochains événements.

Programme

Module 1 Fondamentaux de Copilot et Microsoft Graph
  • Microsoft 365 Copilot et Copilot Chat : périmètre fonctionnel et licences
  • Ancrage dans les données de l'entreprise via Microsoft Graph
  • Basculer entre contexte web et professionnel, citer des fichiers précis
  • Structure d'un prompt : objectif, contexte, source et attentes
Module 2 Word et PowerPoint
  • Rédiger un premier jet à partir de documents, notes et e-mails existants
  • Reformuler, condenser, ajuster le ton et résumer un texte
  • Générer une présentation à partir d'un document Word ou d'un plan
  • Retravailler les diapositives, ajouter des notes et affûter les messages clés
Module 3 Excel et analyse de données
  • Interroger un tableau, dégager des tendances et signaler les valeurs atypiques
  • Obtenir des suggestions de formules, colonnes calculées et mises en forme conditionnelles
  • Créer graphiques et tableaux croisés en langage naturel
  • Vérifier la vraisemblance des résultats et la qualité des données
Module 4 Outlook, Teams et agents
  • Résumer de longs échanges d'e-mails et préparer des réponses
  • Synthétiser une réunion Teams et en extraire actions et points ouverts
  • Travailler à plusieurs avec Copilot Pages et les Notebooks
  • Utiliser des agents prêts à l'emploi et créer le vôtre avec Agent Builder
Module 5 Autorisations, protection des données et gouvernance
  • Modèle d'autorisations : Copilot n'affiche que ce qui vous est accessible
  • Repérer les partages trop larges dans SharePoint, OneDrive et Teams
  • Étiquettes de confidentialité, périmètre des données et enjeux RGPD
  • Charte d'usage, adoption dans l'équipe et mesure des bénéfices
Module 6 Atelier pratique : Événementiel
  • Concept et programme
  • Conducteurs et listes de contrôle
  • Communication participants
  • Briefs intervenants et prestataires
  • Répondre aux participants
  • Retours et bilan
Module 7 Protection des données, qualité & mise en pratique
  • Les données des participants – coordonnées, voyage, régimes alimentaires, besoins d'accessibilité – relèvent du RGPD, parfois en tant que données sensibles, et ne doivent figurer que dans des systèmes validés. Il faut également respecter les règles relatives au droit à l'image, au consentement marketing et au signalement des chatbots IA auprès des participants.
  • Règles du jeu pour un usage sûr de l’IA en équipe
  • Vérifier les résultats : faits, sources, tests et principe des quatre yeux
  • Plan d’action personnel pour les 30 prochains jours
  • Questions ouvertes, perspectives et ressources pour aller plus loin

Cas pratiques de votre domaine

Concept et programme

À partir des objectifs, du public et des contraintes, l'IA propose pistes de concept, thématiques, formats et projets de programme que l'équipe évalue, combine et enrichit.

Conducteurs et listes de contrôle

Rétroplannings, conducteurs, déroulés minute et listes de contrôle logistique, technique et traiteur sont établis de façon structurée et mis à jour rapidement en cas de changement.

Communication participants

Save-the-date, invitations, confirmations, informations d'accès et relances sont rédigés pour le public visé, en plusieurs langues, et envoyés via des automatisations. Les contenus proviennent d'une source unique pour rester cohérents.

Briefs intervenants et prestataires

Les briefs pour intervenants, animateurs, traiteurs et prestataires techniques sont générés à partir des données de l'événement, et demandes de devis et comparatifs structurés. Chacun sait tôt ce qu'on attend de lui.

Répondre aux participants

Un assistant IA répond aux questions fréquentes sur le programme, l'accès, l'accessibilité ou la tenue à partir d'informations vérifiées, et transmet les cas particuliers à l'équipe.

Retours et bilan

Résultats d'enquêtes et commentaires libres sont analysés, les enseignements pour la prochaine édition dégagés, et bilans, courriels de remerciement et récapitulatifs pour les réseaux produits.

Prérequis

Une pratique courante de Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams ; aucune connaissance préalable en IA n'est requise. Une expérience de l'organisation d'événements ; aucune compétence technique n'est requise.

Prérequis techniques

Un ordinateur portable avec accès à Microsoft 365 via votre compte professionnel ; une licence Microsoft 365 Copilot est idéale pour l'ensemble des exercices, Copilot Chat suffit pour une partie du programme.

Protection des données & conformité

Les données des participants – coordonnées, voyage, régimes alimentaires, besoins d'accessibilité – relèvent du RGPD, parfois en tant que données sensibles, et ne doivent figurer que dans des systèmes validés. Il faut également respecter les règles relatives au droit à l'image, au consentement marketing et au signalement des chatbots IA auprès des participants.

Dates proposées

Toutes les dates sont indicatives – votre date souhaitée est toujours possible.

Questions fréquentes

Quelle différence entre Microsoft 365 Copilot et Copilot Chat ?

Copilot Chat est accessible à de nombreux comptes professionnels sans licence supplémentaire et répond principalement à partir du web et des fichiers que vous importez. Microsoft 365 Copilot, sous licence, accède en plus à vos e-mails, réunions et documents via Microsoft Graph et s'intègre directement à Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.

Copilot peut-il voir les fichiers confidentiels de mes collègues ?

Copilot respecte les autorisations en place et ne présente que les contenus auxquels vous avez vous-même accès. Le risque apparaît lorsque des fichiers sont partagés trop largement, par exemple avec toute l'organisation. Pendant la formation, vous apprenez à repérer ces partages excessifs et à les corriger proprement avec votre service informatique.

Faut-il déjà savoir rédiger des prompts pour suivre la formation ?

Non. Nous partons des bases d'un bon prompt et les mettons aussitôt en pratique dans les applications Office. L'essentiel est d'être à l'aise au quotidien avec Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Le reste, de la citation de fichiers à l'utilisation d'agents, se construit pas à pas à travers des exercices concrets.

L'IA peut-elle organiser un événement de A à Z ?

L'IA fournit rapidement concepts, projets de programme, plannings et listes de contrôle. Le choix du lieu, la négociation avec les prestataires, la responsabilité budgétaire et le sens de l'expérience sur place restent votre métier. Pendant la formation, l'IA devient un assistant de planification qui absorbe la routine et vous laisse du temps pour les décisions créatives et critiques.

Quelles automatisations sont rentables dans l'événementiel ?

Confirmations d'inscription, relances, listes de participants, badges et questionnaires de satisfaction sont particulièrement rentables. On relie pour cela formulaire d'inscription, tableur et envoi de courriels, complétés par l'IA pour personnaliser les textes. La formation montre comment mettre en place et tester ces flux sans savoir programmer.

Combien coûte la formation « Microsoft 365 Copilot pour les professionnels de l'événementiel » ?

La formation coûte 949 € HT forfaitaires par participant – en ligne comme en présentiel. Sont inclus 1 jour(s) de formation avec un formateur en direct, les supports de cours, un environnement d’exercice et une attestation de participation.

Puis-je proposer ma propre date ?

Oui. Nos dates sont indicatives. Dans le formulaire, vous pouvez à tout moment indiquer librement la date ou la période souhaitée – nous vérifions les disponibilités et confirmons sous un jour ouvré.

La formation a-t-elle lieu en ligne ou en présentiel ?

Les deux sont possibles : en direct dans une classe virtuelle ou en présentiel à Munich, Salzbourg, Berlin, Augsbourg, Hanovre, Brême, Stuttgart ou Kaiserslautern. Nous pouvons aussi l’organiser en intra pour votre équipe.

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