Formation · Google Gemini · Événementiel

Google Gemini pour les professionnels de l'événementiel

Exploiter Google Gemini et Gemini dans Workspace : Docs, Sheets, Gmail, Meet, Gems personnalisés et NotebookLM pour vos sources.

Durée
1 jour (7 h)
Format
En ligne ou en présentiel
Langue
Allemand ou anglais
Participants
sessions ouvertes ou intra-entreprise
Attestation
Attestation de participation

Présentation

« Google Gemini pour les professionnels de l'événementiel » s’adresse notamment aux profils suivants : Responsables événementiel en entreprise, Agences événementielles, salons et congrès et Équipes marketing en charge d'événements. Elle montre pas à pas comment utiliser Google Gemini de manière productive, sûre et traçable dans le domaine Événementiel – des bases aux workflows avancés.

Pour les entreprises qui travaillent sous Google Workspace, Gemini est l'assistant IA tout désigné : il existe sous forme d'application autonome et s'intègre directement à Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive et Meet. Au cours de cette journée pratique, vous apprenez à combiner ces deux accès à bon escient. Vous faites résumer des fils d'e-mails et préparer des réponses, rédigez des documents à partir de fichiers stockés dans Drive, structurez et analysez des tableaux dans Sheets et laissez Meet prendre des notes de réunion – toujours en partant de vos propres processus de travail.

Vous créez également vos propres Gems : des assistants spécialisés, dotés de consignes et de fichiers de connaissances, qui standardisent les tâches récurrentes de l'équipe. Avec Deep Research, vous produisez des rapports de recherche étayés, et vous utilisez NotebookLM comme espace de travail ancré dans vos sources, qui répond uniquement à partir de vos documents en citant les passages concernés. Un module dédié traite de la protection des données et de l'administration de Workspace. Vous repartez avec des prompts éprouvés, un Gem opérationnel et une idée claire de l'outil Google adapté à chaque tâche.

Un événement repose sur une planification précise et de nombreux éléments en mouvement : concept, lieu, programme, intervenants, inscriptions, traiteur, technique, communication et bilan. Soirée d'entreprise, congrès, salon ou voyage de stimulation : les équipes événementielles jonglent avec plannings, budgets et prestataires. L'IA générative soulage chaque étape. Elle propose des pistes de concept et des projets de programme, établit rétroplannings, conducteurs et listes de contrôle, rédige invitations, informations pratiques et briefs intervenants, répond aux questions fréquentes des participants et analyse les retours. Agents IA et automatisations relient outil d'inscription, messagerie et tableurs pour produire automatiquement confirmations, relances et listes. Il reste ainsi plus de temps pour la créativité, le pilotage des prestataires et l'expérience sur place.

La formation se déroule en direct – en ligne dans une classe virtuelle ou en présentiel dans nos salles à Munich, Salzbourg, Berlin, Augsbourg, Hanovre, Brême, Stuttgart et Kaiserslautern. Nous pouvons également l’organiser en intra pour votre équipe.

À qui s’adresse cette formation ?

  • Responsables événementiel en entreprise
  • Agences événementielles, salons et congrès
  • Équipes marketing en charge d'événements
  • Fédérations et organisateurs de congrès
  • Assistants organisant des événements internes

Les défis concrets que nous traitons

  • De nombreuses tâches simultanées soumises à des échéances fixes
  • Une communication intense avec participants, intervenants et prestataires
  • Des changements de dernière minute qui touchent tous les documents
  • Un bilan et une mesure de l'impact fastidieux

Objectifs pédagogiques

  • Vous utilisez Gemini dans Gmail, Docs, Sheets, Slides et Meet pour vos tâches récurrentes.
  • Vous rédigez des prompts qui intègrent fichiers Drive et e-mails existants comme contexte.
  • Vous créez un Gem personnalisé et le partagez avec votre équipe.
  • Vous travaillez dans NotebookLM à partir de vos sources et obtenez des réponses référencées.
  • Planifier plus efficacement vos événements grâce à des concepts, conducteurs et listes de contrôle assistés par l'IA.
  • Automatiser la communication avec participants et prestataires grâce à l'IA et à des flux simples.
  • Analyser les retours avec l'IA et en tirer des améliorations pour les prochains événements.

Programme

Module 1 Fondamentaux de Gemini et prompts efficaces
  • Application Gemini et Gemini dans Workspace : accès et usages
  • Prompts avec tâche, contexte, format et référence à des fichiers Drive
  • Recherche web, Deep Research et vérification des sources
  • Limites, hallucinations et évaluation critique des résultats
Module 2 Gmail, Docs et Slides
  • Résumer des fils d'e-mails et rédiger des réponses adaptées au contexte
  • Rédiger, reformuler et adapter des documents dans Docs
  • Intégrer et combiner des contenus issus de fichiers Drive
  • Créer contenus et visuels de présentation dans Slides
Module 3 Sheets et Meet
  • Structurer des tableaux, générer des formules et nettoyer les données
  • Analyses, synthèses et graphiques dans Sheets
  • Faire prendre automatiquement des notes de réunion dans Meet
  • Dégager actions et décisions à partir des comptes rendus
Module 4 Gems et NotebookLM
  • Créer des Gems avec consignes et fichiers de connaissances
  • Tester, améliorer et partager des Gems avec l'équipe
  • NotebookLM, espace de travail ancré dans vos propres documents
  • Produire synthèses, supports d'apprentissage et résumés audio à partir de sources
Module 5 Protection des données, administration et déploiement
  • Engagements de confidentialité : clients Workspace et comptes personnels
  • Partages dans Drive et incidence sur les résultats de Gemini
  • Traitement des données personnelles et confidentielles selon le RGPD
  • Charte d'utilisation et contrôle qualité au sein de l'équipe
Module 6 Atelier pratique : Événementiel
  • Concept et programme
  • Conducteurs et listes de contrôle
  • Communication participants
  • Briefs intervenants et prestataires
  • Répondre aux participants
  • Retours et bilan
Module 7 Protection des données, qualité & mise en pratique
  • Les données des participants – coordonnées, voyage, régimes alimentaires, besoins d'accessibilité – relèvent du RGPD, parfois en tant que données sensibles, et ne doivent figurer que dans des systèmes validés. Il faut également respecter les règles relatives au droit à l'image, au consentement marketing et au signalement des chatbots IA auprès des participants.
  • Règles du jeu pour un usage sûr de l’IA en équipe
  • Vérifier les résultats : faits, sources, tests et principe des quatre yeux
  • Plan d’action personnel pour les 30 prochains jours
  • Questions ouvertes, perspectives et ressources pour aller plus loin

Cas pratiques de votre domaine

Concept et programme

À partir des objectifs, du public et des contraintes, l'IA propose pistes de concept, thématiques, formats et projets de programme que l'équipe évalue, combine et enrichit.

Conducteurs et listes de contrôle

Rétroplannings, conducteurs, déroulés minute et listes de contrôle logistique, technique et traiteur sont établis de façon structurée et mis à jour rapidement en cas de changement.

Communication participants

Save-the-date, invitations, confirmations, informations d'accès et relances sont rédigés pour le public visé, en plusieurs langues, et envoyés via des automatisations. Les contenus proviennent d'une source unique pour rester cohérents.

Briefs intervenants et prestataires

Les briefs pour intervenants, animateurs, traiteurs et prestataires techniques sont générés à partir des données de l'événement, et demandes de devis et comparatifs structurés. Chacun sait tôt ce qu'on attend de lui.

Répondre aux participants

Un assistant IA répond aux questions fréquentes sur le programme, l'accès, l'accessibilité ou la tenue à partir d'informations vérifiées, et transmet les cas particuliers à l'équipe.

Retours et bilan

Résultats d'enquêtes et commentaires libres sont analysés, les enseignements pour la prochaine édition dégagés, et bilans, courriels de remerciement et récapitulatifs pour les réseaux produits.

Prérequis

Une pratique courante de Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sheets) ; aucune connaissance préalable en IA n'est requise. Une expérience de l'organisation d'événements ; aucune compétence technique n'est requise.

Prérequis techniques

Un ordinateur portable avec un navigateur à jour et un compte Google Workspace avec les fonctions Gemini activées ; à défaut, un compte Google pour l'application Gemini et NotebookLM.

Protection des données & conformité

Les données des participants – coordonnées, voyage, régimes alimentaires, besoins d'accessibilité – relèvent du RGPD, parfois en tant que données sensibles, et ne doivent figurer que dans des systèmes validés. Il faut également respecter les règles relatives au droit à l'image, au consentement marketing et au signalement des chatbots IA auprès des participants.

Dates proposées

Toutes les dates sont indicatives – votre date souhaitée est toujours possible.

Questions fréquentes

Quelle différence entre l'application Gemini et Gemini dans Workspace ?

L'application Gemini est un assistant conversationnel autonome pour la recherche, la rédaction et l'analyse. Gemini dans Workspace travaille directement dans Gmail, Docs, Sheets, Slides et Meet et peut s'appuyer sur vos e-mails et fichiers Drive. Au quotidien, les deux se complètent : l'application pour les questions ouvertes, la version intégrée pour travailler sur des documents précis.

Pourquoi utiliser NotebookLM en plus de Gemini ?

NotebookLM limite ses réponses aux sources que vous lui fournissez – directives, études ou dossiers de projet – et renvoie aux passages concernés. Les hallucinations s'en trouvent réduites, ce qui en fait un bon outil pour s'approprier un sujet, constituer une base de connaissances interne ou préparer des supports de formation. Gemini, plus généraliste, peut aussi puiser sur le web.

Mes données Workspace servent-elles à entraîner Gemini ?

Pour les clients Google Workspace, Google s'engage à ne pas utiliser les contenus de Gmail, Drive et des autres services pour entraîner des modèles en dehors de votre domaine sans autorisation. Les comptes personnels obéissent à d'autres règles. Dans tous les cas, le RGPD et vos règles internes priment ; nous passons ensemble en revue les réglages pertinents.

L'IA peut-elle organiser un événement de A à Z ?

L'IA fournit rapidement concepts, projets de programme, plannings et listes de contrôle. Le choix du lieu, la négociation avec les prestataires, la responsabilité budgétaire et le sens de l'expérience sur place restent votre métier. Pendant la formation, l'IA devient un assistant de planification qui absorbe la routine et vous laisse du temps pour les décisions créatives et critiques.

Quelles automatisations sont rentables dans l'événementiel ?

Confirmations d'inscription, relances, listes de participants, badges et questionnaires de satisfaction sont particulièrement rentables. On relie pour cela formulaire d'inscription, tableur et envoi de courriels, complétés par l'IA pour personnaliser les textes. La formation montre comment mettre en place et tester ces flux sans savoir programmer.

Combien coûte la formation « Google Gemini pour les professionnels de l'événementiel » ?

La formation coûte 949 € HT forfaitaires par participant – en ligne comme en présentiel. Sont inclus 1 jour(s) de formation avec un formateur en direct, les supports de cours, un environnement d’exercice et une attestation de participation.

Puis-je proposer ma propre date ?

Oui. Nos dates sont indicatives. Dans le formulaire, vous pouvez à tout moment indiquer librement la date ou la période souhaitée – nous vérifions les disponibilités et confirmons sous un jour ouvré.

La formation a-t-elle lieu en ligne ou en présentiel ?

Les deux sont possibles : en direct dans une classe virtuelle ou en présentiel à Munich, Salzbourg, Berlin, Augsbourg, Hanovre, Brême, Stuttgart ou Kaiserslautern. Nous pouvons aussi l’organiser en intra pour votre équipe.

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