Formation · ChatGPT · Événementiel

ChatGPT pour les professionnels de l'événementiel

Utiliser ChatGPT de façon sûre et efficace au travail : projets, GPT personnalisés, analyse de données, Canvas et confidentialité.

Durée
1 jour (7 h)
Format
En ligne ou en présentiel
Langue
Allemand ou anglais
Participants
sessions ouvertes ou intra-entreprise
Attestation
Attestation de participation

Présentation

« ChatGPT pour les professionnels de l'événementiel » est une formation pratique destinée notamment aux profils suivants : Responsables événementiel en entreprise, Agences événementielles, salons et congrès et Équipes marketing en charge d'événements. Vous découvrez ChatGPT non pas de façon abstraite, mais à travers des tâches de votre quotidien – avec des exemples, des exercices et des modèles issus du domaine Événementiel.

Pour beaucoup d'équipes métier, ChatGPT est le premier outil d'IA du quotidien. Pourtant, entre quelques questions ponctuelles et un vrai gain de productivité, il manque souvent une méthode. Au cours de cette journée pratique, vous apprenez à mobiliser ChatGPT sur vos tâches récurrentes : rédiger et retravailler des textes, synthétiser des documents, exploiter des tableaux et structurer des notes de décision. Vous utilisez les Projets pour regrouper fichiers et consignes, Canvas pour réviser des documents longs et l'analyse de données pour vos fichiers Excel et CSV, toujours à partir de cas tirés de votre métier.

Le second axe porte sur le passage à l'échelle et la responsabilité. Vous créez un GPT personnalisé qui connaît vos modèles, votre ton et vos règles de relecture, et que vos collègues peuvent utiliser dans l'espace de travail. Nous clarifions aussi quelles données ont leur place dans ChatGPT, ce qui distingue les espaces Team et Enterprise d'un compte personnel, et quels réglages comptent pour l'entraînement des modèles, la mémoire et le partage. Vous repartez avec votre bibliothèque de prompts, un GPT opérationnel et des règles claires pour un usage maîtrisé dans l'entreprise.

Un événement repose sur une planification précise et de nombreux éléments en mouvement : concept, lieu, programme, intervenants, inscriptions, traiteur, technique, communication et bilan. Soirée d'entreprise, congrès, salon ou voyage de stimulation : les équipes événementielles jonglent avec plannings, budgets et prestataires. L'IA générative soulage chaque étape. Elle propose des pistes de concept et des projets de programme, établit rétroplannings, conducteurs et listes de contrôle, rédige invitations, informations pratiques et briefs intervenants, répond aux questions fréquentes des participants et analyse les retours. Agents IA et automatisations relient outil d'inscription, messagerie et tableurs pour produire automatiquement confirmations, relances et listes. Il reste ainsi plus de temps pour la créativité, le pilotage des prestataires et l'expérience sur place.

La formation se déroule en direct – en ligne dans une classe virtuelle ou en présentiel dans nos salles à Munich, Salzbourg, Berlin, Augsbourg, Hanovre, Brême, Stuttgart et Kaiserslautern. Nous pouvons également l’organiser en intra pour votre équipe.

À qui s’adresse cette formation ?

  • Responsables événementiel en entreprise
  • Agences événementielles, salons et congrès
  • Équipes marketing en charge d'événements
  • Fédérations et organisateurs de congrès
  • Assistants organisant des événements internes

Les défis concrets que nous traitons

  • De nombreuses tâches simultanées soumises à des échéances fixes
  • Une communication intense avec participants, intervenants et prestataires
  • Des changements de dernière minute qui touchent tous les documents
  • Un bilan et une mesure de l'impact fastidieux

Objectifs pédagogiques

  • Vous rédigez des prompts structurés qui produisent des résultats exploitables pour vos tâches métier.
  • Vous organisez votre travail en Projets et révisez efficacement des documents longs avec Canvas.
  • Vous analysez tableaux et fichiers avec l'analyse de données et vérifiez les résultats de façon critique.
  • Vous créez un GPT personnalisé pour une tâche récurrente et le partagez avec votre équipe.
  • Planifier plus efficacement vos événements grâce à des concepts, conducteurs et listes de contrôle assistés par l'IA.
  • Automatiser la communication avec participants et prestataires grâce à l'IA et à des flux simples.
  • Analyser les retours avec l'IA et en tirer des améliorations pour les prochains événements.

Programme

Module 1 Fondamentaux et prompts efficaces
  • Fonctionnement des modèles de langage : atouts, limites et hallucinations
  • Construire un prompt avec rôle, contexte, tâche et format de sortie
  • Affiner par itérations plutôt que recommencer : relances et corrections
  • Choisir le modèle, utiliser la recherche web et la recherche approfondie à bon escient
Module 2 Projets, Canvas et travail documentaire
  • Créer des Projets pour regrouper fichiers, consignes et conversations
  • Synthétiser, comparer et interroger des documents volumineux
  • Réviser textes et brouillons section par section avec Canvas
  • Modèles pour e-mails, rapports, comptes rendus et trames de présentation
Module 3 Analyse de données avec tableaux et fichiers
  • Importer, nettoyer et analyser des fichiers Excel et CSV
  • Calculer des indicateurs, reproduire une logique de tableau croisé et expliquer des écarts
  • Générer des graphiques et les préparer pour une présentation
  • Contrôler les résultats : vérifier les étapes de calcul et la vraisemblance
Module 4 GPT personnalisés pour les tâches récurrentes
  • Repérer et délimiter les bons cas d'usage pour un GPT
  • Configurer instructions, fichiers de connaissances et amorces de conversation
  • Tester, améliorer et partager un GPT dans l'espace de travail
  • Maintenance, suivi des modifications et responsabilités dans l'équipe
Module 5 Confidentialité, espaces de travail et gouvernance
  • Compte personnel ou espace Team et Enterprise : les différences
  • Réglages d'entraînement, de mémoire, de conversations temporaires et de partage
  • Traitement des données personnelles et confidentielles selon le RGPD
  • Charte d'utilisation interne et contrôle qualité des contenus générés
Module 6 Atelier pratique : Événementiel
  • Concept et programme
  • Conducteurs et listes de contrôle
  • Communication participants
  • Briefs intervenants et prestataires
  • Répondre aux participants
  • Retours et bilan
Module 7 Protection des données, qualité & mise en pratique
  • Les données des participants – coordonnées, voyage, régimes alimentaires, besoins d'accessibilité – relèvent du RGPD, parfois en tant que données sensibles, et ne doivent figurer que dans des systèmes validés. Il faut également respecter les règles relatives au droit à l'image, au consentement marketing et au signalement des chatbots IA auprès des participants.
  • Règles du jeu pour un usage sûr de l’IA en équipe
  • Vérifier les résultats : faits, sources, tests et principe des quatre yeux
  • Plan d’action personnel pour les 30 prochains jours
  • Questions ouvertes, perspectives et ressources pour aller plus loin

Cas pratiques de votre domaine

Concept et programme

À partir des objectifs, du public et des contraintes, l'IA propose pistes de concept, thématiques, formats et projets de programme que l'équipe évalue, combine et enrichit.

Conducteurs et listes de contrôle

Rétroplannings, conducteurs, déroulés minute et listes de contrôle logistique, technique et traiteur sont établis de façon structurée et mis à jour rapidement en cas de changement.

Communication participants

Save-the-date, invitations, confirmations, informations d'accès et relances sont rédigés pour le public visé, en plusieurs langues, et envoyés via des automatisations. Les contenus proviennent d'une source unique pour rester cohérents.

Briefs intervenants et prestataires

Les briefs pour intervenants, animateurs, traiteurs et prestataires techniques sont générés à partir des données de l'événement, et demandes de devis et comparatifs structurés. Chacun sait tôt ce qu'on attend de lui.

Répondre aux participants

Un assistant IA répond aux questions fréquentes sur le programme, l'accès, l'accessibilité ou la tenue à partir d'informations vérifiées, et transmet les cas particuliers à l'équipe.

Retours et bilan

Résultats d'enquêtes et commentaires libres sont analysés, les enseignements pour la prochaine édition dégagés, et bilans, courriels de remerciement et récapitulatifs pour les réseaux produits.

Prérequis

Une bonne maîtrise des outils bureautiques et du navigateur suffit ; aucune connaissance préalable en IA n'est requise. N'hésitez pas à apporter des exemples de tâches non confidentielles issues de votre quotidien. Une expérience de l'organisation d'événements ; aucune compétence technique n'est requise.

Prérequis techniques

Un ordinateur portable avec un navigateur à jour et un compte ChatGPT ; une offre payante ou un accès à l'espace Team ou Enterprise de votre entreprise est recommandé pour les GPT, les Projets et l'analyse de données.

Protection des données & conformité

Les données des participants – coordonnées, voyage, régimes alimentaires, besoins d'accessibilité – relèvent du RGPD, parfois en tant que données sensibles, et ne doivent figurer que dans des systèmes validés. Il faut également respecter les règles relatives au droit à l'image, au consentement marketing et au signalement des chatbots IA auprès des participants.

Dates proposées

Toutes les dates sont indicatives – votre date souhaitée est toujours possible.

Questions fréquentes

Faut-il une licence ChatGPT payante pour suivre la formation ?

Les fondamentaux se pratiquent avec un compte gratuit. En revanche, les GPT personnalisés, les Projets avec des fichiers volumineux ou l'analyse de données avancée sont réservés aux offres payantes ou y bénéficient de limites bien plus larges. L'idéal est de venir avec un accès à l'espace Team ou Enterprise de votre entreprise pour vous exercer en conditions réelles.

Puis-je saisir des données confidentielles de l'entreprise dans ChatGPT ?

Cela dépend de l'offre souscrite, du contrat et de votre politique interne. Dans les espaces Team et Enterprise, les contenus ne servent pas à l'entraînement par défaut, mais le RGPD et les obligations de confidentialité restent applicables. Pendant la formation, vous apprenez à classifier et anonymiser les données et à choisir les bons réglages.

Quelle différence entre un GPT personnalisé et un prompt enregistré ?

Un GPT réunit des instructions permanentes, des fichiers de connaissances et, au besoin, des outils comme la recherche web ou l'analyse de données dans un assistant dédié. Vos collègues l'utilisent sans savoir rédiger de prompts et obtiennent des résultats homogènes. Un prompt enregistré doit au contraire être recopié et complété à chaque fois, ce qui multiplie les erreurs.

L'IA peut-elle organiser un événement de A à Z ?

L'IA fournit rapidement concepts, projets de programme, plannings et listes de contrôle. Le choix du lieu, la négociation avec les prestataires, la responsabilité budgétaire et le sens de l'expérience sur place restent votre métier. Pendant la formation, l'IA devient un assistant de planification qui absorbe la routine et vous laisse du temps pour les décisions créatives et critiques.

Quelles automatisations sont rentables dans l'événementiel ?

Confirmations d'inscription, relances, listes de participants, badges et questionnaires de satisfaction sont particulièrement rentables. On relie pour cela formulaire d'inscription, tableur et envoi de courriels, complétés par l'IA pour personnaliser les textes. La formation montre comment mettre en place et tester ces flux sans savoir programmer.

Combien coûte la formation « ChatGPT pour les professionnels de l'événementiel » ?

La formation coûte 949 € HT forfaitaires par participant – en ligne comme en présentiel. Sont inclus 1 jour(s) de formation avec un formateur en direct, les supports de cours, un environnement d’exercice et une attestation de participation.

Puis-je proposer ma propre date ?

Oui. Nos dates sont indicatives. Dans le formulaire, vous pouvez à tout moment indiquer librement la date ou la période souhaitée – nous vérifions les disponibilités et confirmons sous un jour ouvré.

La formation a-t-elle lieu en ligne ou en présentiel ?

Les deux sont possibles : en direct dans une classe virtuelle ou en présentiel à Munich, Salzbourg, Berlin, Augsbourg, Hanovre, Brême, Stuttgart ou Kaiserslautern. Nous pouvons aussi l’organiser en intra pour votre équipe.

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