Schulung – Microsoft 365 Copilot – Öffentliche Verwaltung

Microsoft 365 Copilot für die öffentliche Verwaltung

Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams produktiv, sicher und berechtigungskonform nutzen.

Dauer
6 Stunden, ein Termin
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

In diesem Kurs verbinden wir Microsoft 365 Copilot mit den typischen Abläufen im Bereich Öffentliche Verwaltung. Die Teilnehmenden arbeiten an realistischen Szenarien und nehmen sofort einsetzbare Prompts, Workflows und Checklisten mit.

Microsoft 365 Copilot bringt KI genau dorthin, wo Ihre tägliche Arbeit stattfindet: in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Der entscheidende Unterschied zu frei verfügbaren Chatbots ist die Verankerung in Ihren Unternehmensdaten über Microsoft Graph – Copilot kennt E-Mails, Besprechungen, Chats und Dokumente, auf die Sie ohnehin Zugriff haben. In diesem Praxistag lernen Sie, diese Verbindung gezielt zu nutzen: Entwürfe auf Basis vorhandener Dateien erstellen, Postfächer und lange Threads zusammenfassen, Besprechungen nachbereiten und Präsentationen aus Word-Dokumenten generieren.

Sie erfahren außerdem, wie sich die lizenzierte Copilot-Variante von Copilot Chat unterscheidet, wann webbasierte und wann arbeitsbezogene Antworten sinnvoll sind und wie Sie vorgefertigte sowie eigene Agents einsetzen. Ein zentrales Thema ist das Berechtigungsmodell: Copilot zeigt nur, was Sie sehen dürfen – deshalb entscheiden Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams über Qualität und Sicherheit der Ergebnisse. Sie verlassen den Kurs mit erprobten Prompts für jede Office-Anwendung und einem klaren Verständnis für den verantwortungsvollen Einsatz im Tenant.

Behörden und Kommunen stehen unter doppeltem Druck: Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen schreitet voran, während Fachkräfte fehlen und Fallzahlen steigen. Generative KI kann Sachbearbeitung spürbar entlasten – beim Entwurf von Bescheiden und Bürgerantworten, beim Zusammenfassen von Stellungnahmen im Beteiligungsverfahren, beim Übersetzen von Amtssprache in leichte Sprache oder beim Vorbereiten von Sitzungsvorlagen für Gemeinderat und Ausschüsse. KI-Assistenten helfen, Rechtsgrundlagen und Verwaltungsvorschriften schneller zu erschließen. Gleichzeitig gelten in der Verwaltung besonders hohe Anforderungen an Rechtmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Datenschutz und IT-Sicherheit. Wer KI einführt, muss Freigaberegeln, Dokumentationspflichten und die Letztentscheidung durch Menschen von Anfang an mitdenken.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in Bund, Ländern und Kommunen
  • Führungskräfte in Ämtern und Fachbereichen
  • Digitalisierungs- und OZG-Beauftragte
  • Mitarbeitende in Bürgerbüros und Servicecentern
  • Beschäftigte in Rats- und Gremienbüros

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Steigende Fallzahlen bei gleichzeitigem Fachkräftemangel
  • Komplexe Rechtsgrundlagen und Verwaltungsvorschriften, die sich häufig ändern
  • Bürgerkommunikation, die rechtssicher und zugleich verständlich sein muss
  • Medienbrüche zwischen Fachverfahren, E-Akte und Papierunterlagen

Das können Sie nach dem Training

  • Sie setzen Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams gezielt für Ihre wiederkehrenden Aufgaben ein.
  • Sie formulieren Prompts, die vorhandene Dateien, E-Mails und Besprechungen als Kontext nutzen.
  • Sie unterscheiden zwischen Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat und wählen den passenden Modus.
  • Sie nutzen vorgefertigte Agents und erstellen einen einfachen eigenen Agent für Ihr Team.
  • Sie setzen KI rechtskonform für Schreibentwürfe, Bürgerkommunikation und Zusammenfassungen ein.
  • Sie kennen die Grenzen von KI bei Ermessensentscheidungen und gestalten Prüf- und Freigabeschritte.
  • Sie identifizieren in Ihrem Fachbereich geeignete Prozesse für KI-Unterstützung und Automatisierung.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Copilot-Grundlagen und Microsoft Graph
  • Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat: Funktionsumfang und Lizenzmodell
  • Verankerung in Unternehmensdaten über Microsoft Graph
  • Umschalten zwischen Web- und Arbeitskontext und gezieltes Referenzieren von Dateien
  • Prompt-Aufbau mit Ziel, Kontext, Quelle und Erwartung
Modul 2 Word und PowerPoint
  • Entwürfe aus bestehenden Dokumenten, Notizen und E-Mails erstellen
  • Texte umschreiben, kürzen, Tonalität anpassen und zusammenfassen
  • Präsentationen aus Word-Dokumenten oder Gliederungen generieren
  • Folien überarbeiten, Sprechernotizen ergänzen und Kernaussagen schärfen
Modul 3 Excel und Datenanalyse
  • Tabellen befragen, Trends erkennen und Auffälligkeiten hervorheben
  • Formeln, berechnete Spalten und bedingte Formatierungen vorschlagen lassen
  • Diagramme und Pivot-Auswertungen aus natürlicher Sprache erstellen
  • Ergebnisse plausibilisieren und Datenqualität sicherstellen
Modul 4 Outlook, Teams und Agents
  • Lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen und Antworten entwerfen
  • Besprechungen in Teams zusammenfassen, Aufgaben und offene Punkte extrahieren
  • Copilot Pages und Notebooks für gemeinsames Arbeiten nutzen
  • Vorgefertigte Agents nutzen und eigene Agents mit dem Agent Builder anlegen
Modul 5 Berechtigungen, Datenschutz und Governance
  • Berechtigungsmodell: Copilot zeigt nur, worauf Sie Zugriff haben
  • Übermäßige Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams erkennen
  • Vertraulichkeitsbezeichnungen, Datenschutzgrenzen und DSGVO-Aspekte
  • Nutzungsrichtlinien, Einführung im Team und Erfolgsmessung
Modul 6 Praxislabor: Öffentliche Verwaltung
  • Bescheid- und Schreibentwürfe
  • Bürgeranfragen beantworten
  • Leichte Sprache und Übersetzung
  • Beteiligungsverfahren auswerten
  • Sitzungsvorlagen und Protokolle
  • Vergabeunterlagen vorbereiten
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Verwaltungsdaten und Bürgerdaten unterliegen DSGVO, Landesdatenschutzgesetzen und ggf. Sozial- oder Steuergeheimnis; KI darf nur in freigegebenen, sicheren Umgebungen und nicht für automatisierte Einzelentscheidungen ohne Rechtsgrundlage eingesetzt werden. Zu beachten sind zudem EU AI Act, OZG-Vorgaben, Vergaberecht und die Beteiligung der Personalvertretung.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

Bescheid- und Schreibentwürfe

Auf Basis von Textbausteinen, Sachverhalt und einschlägiger Norm entwirft KI Anhörungsschreiben, Bescheidbegründungen oder Nachforderungen, die die Sachbearbeitung prüft, anpasst und eigenverantwortlich zeichnet. Die Begründungspflicht bleibt dabei vollständig gewahrt.

Bürgeranfragen beantworten

Ein KI-Assistent formuliert Antworten auf häufige Anfragen per E-Mail oder Kontaktformular, verweist auf zuständige Stellen und Online-Dienste und hält dabei einen freundlichen, verständlichen Ton ein.

Leichte Sprache und Übersetzung

Merkblätter, Formularhinweise und Webtexte werden in einfache oder leichte Sprache übertragen und in gängige Fremdsprachen übersetzt, um Barrierefreiheit und Zugänglichkeit von Verwaltungsleistungen zu verbessern. Fachbegriffe werden zusätzlich erläutert.

Beteiligungsverfahren auswerten

Zahlreiche Stellungnahmen aus Bürger- und Trägerbeteiligung werden thematisch gruppiert, zusammengefasst und in eine Abwägungstabelle überführt, die als Arbeitsgrundlage für die fachliche Bewertung dient. Doppelte Einwendungen werden zusammengeführt.

Sitzungsvorlagen und Protokolle

KI unterstützt bei der Gliederung von Beschlussvorlagen, verdichtet Fachgutachten zu Sachstandsberichten und erstellt aus Notizen strukturierte Niederschriften für Ausschüsse und Gemeinderat. Beschlussvorschläge werden dabei klar vom Sachverhalt getrennt dargestellt.

Vergabeunterlagen vorbereiten

Leistungsbeschreibungen, Eignungskriterien und Bewertungsmatrizen werden aus Bedarfsbeschreibungen vorstrukturiert und auf Vollständigkeit geprüft; die vergaberechtliche Verantwortung verbleibt bei der Vergabestelle. Wertgrenzen, Losbildung und Fristen werden dabei übersichtlich dokumentiert.

Voraussetzungen

Sicherer Umgang mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams im Arbeitsalltag; KI-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Erfahrung in Verwaltungsabläufen und Sachbearbeitung; technische Vorkenntnisse sind nicht nötig.

Technische Voraussetzungen

Laptop mit Zugang zu Microsoft 365 und Ihrem Unternehmenskonto; für alle Übungen ist eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz ideal, Copilot Chat genügt für einen Teil der Inhalte.

Datenschutz & Compliance

Verwaltungsdaten und Bürgerdaten unterliegen DSGVO, Landesdatenschutzgesetzen und ggf. Sozial- oder Steuergeheimnis; KI darf nur in freigegebenen, sicheren Umgebungen und nicht für automatisierte Einzelentscheidungen ohne Rechtsgrundlage eingesetzt werden. Zu beachten sind zudem EU AI Act, OZG-Vorgaben, Vergaberecht und die Beteiligung der Personalvertretung.

Termine & Standorte

Pro Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

  • München Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Salzburg Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Berlin Mi, 16. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Augsburg Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Hannover Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Bremen Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Stuttgart Mi, 16. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Kaiserslautern Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Online Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat?

Copilot Chat steht vielen Unternehmenskonten ohne Zusatzlizenz zur Verfügung und antwortet primär auf Basis von Webinhalten sowie hochgeladenen Dateien. Die lizenzierte Variante Microsoft 365 Copilot greift zusätzlich über Microsoft Graph auf Ihre E-Mails, Besprechungen und Dokumente zu und ist direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert.

Kann Copilot vertrauliche Dateien von Kolleginnen und Kollegen sehen?

Copilot respektiert die bestehenden Berechtigungen und zeigt nur Inhalte, auf die Sie selbst Zugriff haben. Problematisch wird es, wenn Dateien zu großzügig freigegeben sind – etwa für die gesamte Organisation. Im Kurs lernen Sie, solche Freigaben zu erkennen und gemeinsam mit der IT sauber zu korrigieren.

Brauche ich Vorkenntnisse in Prompting für den Kurs?

Nein. Wir starten mit den Grundlagen guter Prompts und üben diese direkt in den Office-Anwendungen. Wichtig ist, dass Sie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams sicher im Alltag bedienen. Den Rest – vom Referenzieren von Dateien bis zum Einsatz von Agents – erarbeiten wir Schritt für Schritt an praxisnahen Aufgaben.

Darf eine Behörde Bescheide mit KI erstellen?

KI darf Entwürfe vorbereiten, die Entscheidung und Zeichnung bleiben jedoch bei der zuständigen Person. Vollautomatisierte Verwaltungsakte sind nur mit ausdrücklicher Rechtsgrundlage und ohne Ermessensspielraum zulässig. Im Kurs zeigen wir, wie Sie KI-Entwürfe dokumentiert prüfen und so Rechtmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit sichern.

Welche KI-Tools sind für die Verwaltung geeignet?

Geeignet sind Lösungen, die Ihr Haus datenschutz- und sicherheitstechnisch freigegeben hat, etwa landesweit bereitgestellte KI-Assistenten oder Unternehmensversionen mit Auftragsverarbeitung in der EU. Der Kurs ist tool-neutral angelegt und vermittelt Arbeitstechniken, die sich auf die bei Ihnen zugelassenen Werkzeuge übertragen lassen.

Was kostet die Schulung „Microsoft 365 Copilot für die öffentliche Verwaltung“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 6 Stunden Live-Training mit Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Für jeden Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Im Anfrageformular können Sie aber jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und melden uns innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

Kann der Kurs auf unser Team zugeschnitten werden?

Ja. Maßgeschneiderte Kurse kosten ca. 4.500 € mehr, je nach Thema und nach Absprache. Wir stimmen Inhalte, Beispiele und Übungen vorab mit Ihnen ab.

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