Schulung – Prompt Engineering – Öffentliche Verwaltung

Prompt Engineering für die öffentliche Verwaltung

Prompt Engineering herstellerneutral: Rollen, Kontext, Few-Shot, Prompt-Ketten, Prompt-Bibliotheken und systematische Qualitätsprüfung.

Dauer
6 Stunden, ein Termin
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

„Prompt Engineering für die öffentliche Verwaltung“ ist ein praxisorientiertes Training für Rollen wie Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in Bund, Ländern und Kommunen, Führungskräfte in Ämtern und Fachbereichen und Digitalisierungs- und OZG-Beauftragte. Sie lernen Prompt Engineering nicht abstrakt, sondern an Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag kennen – mit Beispielen, Übungen und Vorlagen aus dem Bereich Öffentliche Verwaltung.

Ob ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini oder Le Chat: Die Qualität der Ergebnisse hängt maßgeblich davon ab, wie Aufgaben formuliert werden. Prompt Engineering ist die Fähigkeit, Sprachmodellen Ziel, Kontext, Rahmenbedingungen und gewünschtes Format so zu vermitteln, dass verlässlich brauchbare Ergebnisse entstehen. In diesem herstellerneutralen Praxistag lernen Sie bewährte Techniken, die in allen gängigen KI-Assistenten funktionieren: Rollen und Zielgruppen festlegen, relevanten Kontext auswählen, mit Beispielen arbeiten und komplexe Aufgaben in nachvollziehbare Teilschritte zerlegen. Jede Technik erproben Sie direkt an Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag.

Der zweite Teil richtet den Blick auf Wiederholbarkeit und Qualität im Team. Sie entwickeln Prompt-Vorlagen mit Platzhaltern, bauen mehrstufige Prompt-Ketten für Analyse-, Schreib- und Prüfprozesse und legen eine gemeinsame Prompt-Bibliothek an. Sie lernen, Ergebnisse systematisch zu bewerten – mit Prüfkriterien, Testfällen und gezielter Selbstkontrolle durch das Modell – und typische Fehlerquellen wie Halluzinationen, Mehrdeutigkeiten oder unvollständigen Kontext zu vermeiden. Am Ende verfügen Sie über ein strukturiertes Vorgehen, das unabhängig vom eingesetzten Werkzeug funktioniert und mit neuen Modellen weiter trägt.

Behörden und Kommunen stehen unter doppeltem Druck: Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen schreitet voran, während Fachkräfte fehlen und Fallzahlen steigen. Generative KI kann Sachbearbeitung spürbar entlasten – beim Entwurf von Bescheiden und Bürgerantworten, beim Zusammenfassen von Stellungnahmen im Beteiligungsverfahren, beim Übersetzen von Amtssprache in leichte Sprache oder beim Vorbereiten von Sitzungsvorlagen für Gemeinderat und Ausschüsse. KI-Assistenten helfen, Rechtsgrundlagen und Verwaltungsvorschriften schneller zu erschließen. Gleichzeitig gelten in der Verwaltung besonders hohe Anforderungen an Rechtmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Datenschutz und IT-Sicherheit. Wer KI einführt, muss Freigaberegeln, Dokumentationspflichten und die Letztentscheidung durch Menschen von Anfang an mitdenken.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in Bund, Ländern und Kommunen
  • Führungskräfte in Ämtern und Fachbereichen
  • Digitalisierungs- und OZG-Beauftragte
  • Mitarbeitende in Bürgerbüros und Servicecentern
  • Beschäftigte in Rats- und Gremienbüros

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Steigende Fallzahlen bei gleichzeitigem Fachkräftemangel
  • Komplexe Rechtsgrundlagen und Verwaltungsvorschriften, die sich häufig ändern
  • Bürgerkommunikation, die rechtssicher und zugleich verständlich sein muss
  • Medienbrüche zwischen Fachverfahren, E-Akte und Papierunterlagen

Das können Sie nach dem Training

  • Sie verstehen, wie Sprachmodelle Prompts verarbeiten, und leiten daraus wirksame Formulierungen ab.
  • Sie strukturieren Prompts mit Rolle, Kontext, Aufgabe, Rahmenbedingungen und Ausgabeformat.
  • Sie setzen Few-Shot-Beispiele und Prompt-Ketten für komplexe, mehrstufige Aufgaben ein.
  • Sie erstellen wiederverwendbare Vorlagen und bauen eine gemeinsame Prompt-Bibliothek auf.
  • Sie setzen KI rechtskonform für Schreibentwürfe, Bürgerkommunikation und Zusammenfassungen ein.
  • Sie kennen die Grenzen von KI bei Ermessensentscheidungen und gestalten Prüf- und Freigabeschritte.
  • Sie identifizieren in Ihrem Fachbereich geeignete Prozesse für KI-Unterstützung und Automatisierung.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Wie Sprachmodelle Prompts verarbeiten
  • Grundprinzipien von Sprachmodellen: Wahrscheinlichkeiten, Kontextfenster, Grenzen
  • Warum Formulierungen, Reihenfolge und Beispiele das Ergebnis verändern
  • Ursachen für Halluzinationen und wie Prompts sie reduzieren
  • Unterschiede und Gemeinsamkeiten gängiger KI-Assistenten
Modul 2 Bausteine eines wirksamen Prompts
  • Rolle, Zielgruppe, Aufgabe, Kontext und Ausgabeformat festlegen
  • Rahmenbedingungen, Ausschlüsse und Qualitätskriterien formulieren
  • Strukturierte Eingaben mit Abschnitten, Trennzeichen und Markierungen
  • Gezielte Rückfragen des Modells einfordern statt Annahmen zuzulassen
Modul 3 Fortgeschrittene Techniken
  • Zero-Shot, One-Shot und Few-Shot: mit Beispielen Stil und Struktur vorgeben
  • Schrittweises Vorgehen und Begründungen für komplexe Aufgaben anfordern
  • Prompt-Ketten: Recherche, Entwurf, Prüfung und Überarbeitung trennen
  • Perspektivwechsel, Gegenargumente und Selbstkritik des Modells nutzen
Modul 4 Vorlagen und Prompt-Bibliotheken
  • Wiederverwendbare Vorlagen mit Platzhaltern und Variablen erstellen
  • Dauerhafte Anweisungen in Projekten, eigenen Assistenten und Agents hinterlegen
  • Prompt-Bibliothek im Team aufbauen, benennen, pflegen und teilen
  • Vorlagen dokumentieren: Zweck, Eingaben, erwartete Ausgabe, Verantwortliche
Modul 5 Qualitätsprüfung und verantwortungsvoller Einsatz
  • Prüfkriterien und Bewertungsraster für KI-Ergebnisse definieren
  • Testfälle anlegen und Prompts systematisch vergleichen und verbessern
  • Fakten, Zahlen und Quellen verifizieren; Vier-Augen-Prinzip etablieren
  • Datenschutz, vertrauliche Inhalte und Transparenz gemäß DSGVO und EU AI Act
Modul 6 Praxislabor: Öffentliche Verwaltung
  • Bescheid- und Schreibentwürfe
  • Bürgeranfragen beantworten
  • Leichte Sprache und Übersetzung
  • Beteiligungsverfahren auswerten
  • Sitzungsvorlagen und Protokolle
  • Vergabeunterlagen vorbereiten
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Verwaltungsdaten und Bürgerdaten unterliegen DSGVO, Landesdatenschutzgesetzen und ggf. Sozial- oder Steuergeheimnis; KI darf nur in freigegebenen, sicheren Umgebungen und nicht für automatisierte Einzelentscheidungen ohne Rechtsgrundlage eingesetzt werden. Zu beachten sind zudem EU AI Act, OZG-Vorgaben, Vergaberecht und die Beteiligung der Personalvertretung.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

Bescheid- und Schreibentwürfe

Auf Basis von Textbausteinen, Sachverhalt und einschlägiger Norm entwirft KI Anhörungsschreiben, Bescheidbegründungen oder Nachforderungen, die die Sachbearbeitung prüft, anpasst und eigenverantwortlich zeichnet. Die Begründungspflicht bleibt dabei vollständig gewahrt.

Bürgeranfragen beantworten

Ein KI-Assistent formuliert Antworten auf häufige Anfragen per E-Mail oder Kontaktformular, verweist auf zuständige Stellen und Online-Dienste und hält dabei einen freundlichen, verständlichen Ton ein.

Leichte Sprache und Übersetzung

Merkblätter, Formularhinweise und Webtexte werden in einfache oder leichte Sprache übertragen und in gängige Fremdsprachen übersetzt, um Barrierefreiheit und Zugänglichkeit von Verwaltungsleistungen zu verbessern. Fachbegriffe werden zusätzlich erläutert.

Beteiligungsverfahren auswerten

Zahlreiche Stellungnahmen aus Bürger- und Trägerbeteiligung werden thematisch gruppiert, zusammengefasst und in eine Abwägungstabelle überführt, die als Arbeitsgrundlage für die fachliche Bewertung dient. Doppelte Einwendungen werden zusammengeführt.

Sitzungsvorlagen und Protokolle

KI unterstützt bei der Gliederung von Beschlussvorlagen, verdichtet Fachgutachten zu Sachstandsberichten und erstellt aus Notizen strukturierte Niederschriften für Ausschüsse und Gemeinderat. Beschlussvorschläge werden dabei klar vom Sachverhalt getrennt dargestellt.

Vergabeunterlagen vorbereiten

Leistungsbeschreibungen, Eignungskriterien und Bewertungsmatrizen werden aus Bedarfsbeschreibungen vorstrukturiert und auf Vollständigkeit geprüft; die vergaberechtliche Verantwortung verbleibt bei der Vergabestelle. Wertgrenzen, Losbildung und Fristen werden dabei übersichtlich dokumentiert.

Voraussetzungen

Erste Erfahrungen mit mindestens einem KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude, Copilot oder Gemini sind hilfreich; technische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Erfahrung in Verwaltungsabläufen und Sachbearbeitung; technische Vorkenntnisse sind nicht nötig.

Technische Voraussetzungen

Laptop mit aktuellem Browser und Zugang zu mindestens einem KI-Assistenten, idealerweise dem in Ihrem Unternehmen freigegebenen Werkzeug.

Datenschutz & Compliance

Verwaltungsdaten und Bürgerdaten unterliegen DSGVO, Landesdatenschutzgesetzen und ggf. Sozial- oder Steuergeheimnis; KI darf nur in freigegebenen, sicheren Umgebungen und nicht für automatisierte Einzelentscheidungen ohne Rechtsgrundlage eingesetzt werden. Zu beachten sind zudem EU AI Act, OZG-Vorgaben, Vergaberecht und die Beteiligung der Personalvertretung.

Termine & Standorte

Pro Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

  • München Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Salzburg Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Berlin Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Augsburg Mi, 16. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Hannover Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Bremen Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Stuttgart Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Kaiserslautern Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Online Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen

Häufige Fragen

Funktionieren die Techniken mit jedem KI-Assistenten?

Ja, der Kurs ist bewusst herstellerneutral aufgebaut. Die Prinzipien – klare Aufgabe, relevanter Kontext, Beispiele, strukturierte Ausgabe und Prüfschritte – wirken in ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini, Le Chat und weiteren Werkzeugen gleichermaßen. Wo sich Assistenten im Detail unterscheiden, etwa bei Projekten oder eigenen Assistenten, zeigen wir die jeweiligen Entsprechungen.

Ist Prompt Engineering mit besseren Modellen nicht bald überflüssig?

Modelle verstehen unpräzise Anfragen zunehmend besser, doch sie können weiterhin nicht wissen, was Sie nicht mitteilen: Zielgruppe, Qualitätsmaßstäbe, interne Vorgaben oder relevanten Hintergrund. Gute Prompts sind daher vor allem gute Aufgabenbeschreibungen. Hinzu kommen Vorlagen, Prompt-Ketten und Qualitätsprüfung, die im Team auch mit neuen Modellen ihren Wert behalten.

Was ist eine Prompt-Bibliothek und wie pflegen wir sie im Team?

Eine Prompt-Bibliothek ist eine geordnete Sammlung erprobter Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben, jeweils mit Zweck, benötigten Eingaben, Beispielergebnis und Verantwortlichen. Sie lässt sich in einem gemeinsamen Dokument, Wiki oder direkt in Projekten des KI-Werkzeugs führen. Im Kurs legen Sie eine erste Bibliothek an und definieren einfache Regeln für Pflege und Freigabe.

Darf eine Behörde Bescheide mit KI erstellen?

KI darf Entwürfe vorbereiten, die Entscheidung und Zeichnung bleiben jedoch bei der zuständigen Person. Vollautomatisierte Verwaltungsakte sind nur mit ausdrücklicher Rechtsgrundlage und ohne Ermessensspielraum zulässig. Im Kurs zeigen wir, wie Sie KI-Entwürfe dokumentiert prüfen und so Rechtmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit sichern.

Welche KI-Tools sind für die Verwaltung geeignet?

Geeignet sind Lösungen, die Ihr Haus datenschutz- und sicherheitstechnisch freigegeben hat, etwa landesweit bereitgestellte KI-Assistenten oder Unternehmensversionen mit Auftragsverarbeitung in der EU. Der Kurs ist tool-neutral angelegt und vermittelt Arbeitstechniken, die sich auf die bei Ihnen zugelassenen Werkzeuge übertragen lassen.

Was kostet die Schulung „Prompt Engineering für die öffentliche Verwaltung“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 6 Stunden Live-Training mit Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Für jeden Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Im Anfrageformular können Sie aber jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und melden uns innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

Kann der Kurs auf unser Team zugeschnitten werden?

Ja. Maßgeschneiderte Kurse kosten ca. 4.500 € mehr, je nach Thema und nach Absprache. Wir stimmen Inhalte, Beispiele und Übungen vorab mit Ihnen ab.

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