Schulung – Google Gemini – Öffentliche Verwaltung

Google Gemini für die öffentliche Verwaltung

Google Gemini und Gemini in Workspace produktiv nutzen: Docs, Sheets, Gmail, Meet, eigene Gems und NotebookLM für Ihre Quellen.

Dauer
6 Stunden, ein Termin
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

In diesem Kurs verbinden wir Google Gemini mit den typischen Abläufen im Bereich Öffentliche Verwaltung. Die Teilnehmenden arbeiten an realistischen Szenarien und nehmen sofort einsetzbare Prompts, Workflows und Checklisten mit.

Für Unternehmen, die mit Google Workspace arbeiten, ist Gemini der naheliegende KI-Assistent: Er steht als eigenständige App zur Verfügung und ist zugleich direkt in Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive und Meet integriert. In diesem Praxistag lernen Sie, beide Zugänge gezielt zu kombinieren. Sie lassen E-Mail-Verläufe zusammenfassen und Antworten entwerfen, erstellen Dokumententwürfe auf Basis vorhandener Dateien aus Drive, strukturieren und analysieren Tabellen in Sheets und lassen Besprechungen in Meet automatisch protokollieren – stets mit Blick auf Ihre konkreten Arbeitsabläufe.

Darüber hinaus bauen Sie eigene Gems: spezialisierte Assistenten mit festen Anweisungen und Wissensdateien, die wiederkehrende Aufgaben im Team standardisieren. Mit Deep Research erstellen Sie fundierte Rechercheberichte, und NotebookLM nutzen Sie als quellengebundenen Arbeitsraum, der Antworten ausschließlich aus Ihren eigenen Dokumenten ableitet und mit Belegstellen versieht. Ein eigenes Modul behandelt Datenschutz und Administration in Workspace-Umgebungen. Sie verlassen den Kurs mit erprobten Prompts, einem funktionierenden Gem und einem klaren Bild, welches Google-Werkzeug für welche Aufgabe das richtige ist.

Behörden und Kommunen stehen unter doppeltem Druck: Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen schreitet voran, während Fachkräfte fehlen und Fallzahlen steigen. Generative KI kann Sachbearbeitung spürbar entlasten – beim Entwurf von Bescheiden und Bürgerantworten, beim Zusammenfassen von Stellungnahmen im Beteiligungsverfahren, beim Übersetzen von Amtssprache in leichte Sprache oder beim Vorbereiten von Sitzungsvorlagen für Gemeinderat und Ausschüsse. KI-Assistenten helfen, Rechtsgrundlagen und Verwaltungsvorschriften schneller zu erschließen. Gleichzeitig gelten in der Verwaltung besonders hohe Anforderungen an Rechtmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Datenschutz und IT-Sicherheit. Wer KI einführt, muss Freigaberegeln, Dokumentationspflichten und die Letztentscheidung durch Menschen von Anfang an mitdenken.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in Bund, Ländern und Kommunen
  • Führungskräfte in Ämtern und Fachbereichen
  • Digitalisierungs- und OZG-Beauftragte
  • Mitarbeitende in Bürgerbüros und Servicecentern
  • Beschäftigte in Rats- und Gremienbüros

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Steigende Fallzahlen bei gleichzeitigem Fachkräftemangel
  • Komplexe Rechtsgrundlagen und Verwaltungsvorschriften, die sich häufig ändern
  • Bürgerkommunikation, die rechtssicher und zugleich verständlich sein muss
  • Medienbrüche zwischen Fachverfahren, E-Akte und Papierunterlagen

Das können Sie nach dem Training

  • Sie nutzen Gemini in Gmail, Docs, Sheets, Slides und Meet gezielt für Ihre wiederkehrenden Aufgaben.
  • Sie formulieren Prompts, die vorhandene Drive-Dateien und E-Mails als Kontext einbeziehen.
  • Sie erstellen einen eigenen Gem und teilen ihn mit Ihrem Team.
  • Sie arbeiten mit NotebookLM quellengebunden und erhalten belegte Antworten aus Ihren Dokumenten.
  • Sie setzen KI rechtskonform für Schreibentwürfe, Bürgerkommunikation und Zusammenfassungen ein.
  • Sie kennen die Grenzen von KI bei Ermessensentscheidungen und gestalten Prüf- und Freigabeschritte.
  • Sie identifizieren in Ihrem Fachbereich geeignete Prozesse für KI-Unterstützung und Automatisierung.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Gemini-Grundlagen und wirksame Prompts
  • Gemini-App und Gemini in Workspace: Zugänge und Einsatzgebiete
  • Prompts mit Aufgabe, Kontext, Format und Bezug auf Drive-Dateien
  • Websuche, Deep Research und Quellenprüfung
  • Grenzen, Halluzinationen und kritische Ergebnisbewertung
Modul 2 Gmail, Docs und Slides
  • E-Mail-Verläufe zusammenfassen und kontextbezogene Antworten entwerfen
  • Dokumente in Docs entwerfen, umschreiben und an Zielgruppen anpassen
  • Inhalte aus Drive-Dateien gezielt einbinden und zusammenführen
  • Präsentationsinhalte und Bilder in Slides erstellen
Modul 3 Sheets und Meet
  • Tabellen strukturieren, Formeln erzeugen und Daten bereinigen
  • Auswertungen, Zusammenfassungen und Diagramme in Sheets
  • Besprechungsnotizen in Meet automatisch erstellen lassen
  • Aufgaben und Entscheidungen aus Protokollen ableiten
Modul 4 Gems und NotebookLM
  • Eigene Gems mit Anweisungen und Wissensdateien anlegen
  • Gems testen, verbessern und im Team teilen
  • NotebookLM als quellengebundener Arbeitsraum für eigene Dokumente
  • Zusammenfassungen, Lernhilfen und Audio-Überblicke aus Quellen erzeugen
Modul 5 Datenschutz, Administration und Einführung
  • Datenschutzzusagen für Workspace-Kunden und private Konten im Vergleich
  • Freigaben in Drive und ihre Auswirkung auf Gemini-Ergebnisse
  • Umgang mit personenbezogenen und vertraulichen Daten nach DSGVO
  • Nutzungsrichtlinien und Qualitätssicherung im Team
Modul 6 Praxislabor: Öffentliche Verwaltung
  • Bescheid- und Schreibentwürfe
  • Bürgeranfragen beantworten
  • Leichte Sprache und Übersetzung
  • Beteiligungsverfahren auswerten
  • Sitzungsvorlagen und Protokolle
  • Vergabeunterlagen vorbereiten
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Verwaltungsdaten und Bürgerdaten unterliegen DSGVO, Landesdatenschutzgesetzen und ggf. Sozial- oder Steuergeheimnis; KI darf nur in freigegebenen, sicheren Umgebungen und nicht für automatisierte Einzelentscheidungen ohne Rechtsgrundlage eingesetzt werden. Zu beachten sind zudem EU AI Act, OZG-Vorgaben, Vergaberecht und die Beteiligung der Personalvertretung.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

Bescheid- und Schreibentwürfe

Auf Basis von Textbausteinen, Sachverhalt und einschlägiger Norm entwirft KI Anhörungsschreiben, Bescheidbegründungen oder Nachforderungen, die die Sachbearbeitung prüft, anpasst und eigenverantwortlich zeichnet. Die Begründungspflicht bleibt dabei vollständig gewahrt.

Bürgeranfragen beantworten

Ein KI-Assistent formuliert Antworten auf häufige Anfragen per E-Mail oder Kontaktformular, verweist auf zuständige Stellen und Online-Dienste und hält dabei einen freundlichen, verständlichen Ton ein.

Leichte Sprache und Übersetzung

Merkblätter, Formularhinweise und Webtexte werden in einfache oder leichte Sprache übertragen und in gängige Fremdsprachen übersetzt, um Barrierefreiheit und Zugänglichkeit von Verwaltungsleistungen zu verbessern. Fachbegriffe werden zusätzlich erläutert.

Beteiligungsverfahren auswerten

Zahlreiche Stellungnahmen aus Bürger- und Trägerbeteiligung werden thematisch gruppiert, zusammengefasst und in eine Abwägungstabelle überführt, die als Arbeitsgrundlage für die fachliche Bewertung dient. Doppelte Einwendungen werden zusammengeführt.

Sitzungsvorlagen und Protokolle

KI unterstützt bei der Gliederung von Beschlussvorlagen, verdichtet Fachgutachten zu Sachstandsberichten und erstellt aus Notizen strukturierte Niederschriften für Ausschüsse und Gemeinderat. Beschlussvorschläge werden dabei klar vom Sachverhalt getrennt dargestellt.

Vergabeunterlagen vorbereiten

Leistungsbeschreibungen, Eignungskriterien und Bewertungsmatrizen werden aus Bedarfsbeschreibungen vorstrukturiert und auf Vollständigkeit geprüft; die vergaberechtliche Verantwortung verbleibt bei der Vergabestelle. Wertgrenzen, Losbildung und Fristen werden dabei übersichtlich dokumentiert.

Voraussetzungen

Sicherer Umgang mit Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sheets) im Arbeitsalltag; KI-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Erfahrung in Verwaltungsabläufen und Sachbearbeitung; technische Vorkenntnisse sind nicht nötig.

Technische Voraussetzungen

Laptop mit aktuellem Browser und ein Google-Workspace-Konto mit aktivierten Gemini-Funktionen; alternativ ein Google-Konto für die Gemini-App und NotebookLM.

Datenschutz & Compliance

Verwaltungsdaten und Bürgerdaten unterliegen DSGVO, Landesdatenschutzgesetzen und ggf. Sozial- oder Steuergeheimnis; KI darf nur in freigegebenen, sicheren Umgebungen und nicht für automatisierte Einzelentscheidungen ohne Rechtsgrundlage eingesetzt werden. Zu beachten sind zudem EU AI Act, OZG-Vorgaben, Vergaberecht und die Beteiligung der Personalvertretung.

Termine & Standorte

Pro Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

  • München Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Salzburg Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Berlin Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Augsburg Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Hannover Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Bremen Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Stuttgart Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Kaiserslautern Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Online Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen der Gemini-App und Gemini in Workspace?

Die Gemini-App ist ein eigenständiger Chat-Assistent für Recherche, Texte und Analysen. Gemini in Workspace arbeitet direkt in Gmail, Docs, Sheets, Slides und Meet und kann auf Ihre E-Mails und Drive-Dateien zugreifen. Im Arbeitsalltag ergänzen sich beide: Die App für offene Fragen, die integrierte Variante für Arbeit an konkreten Dokumenten.

Wofür brauche ich NotebookLM zusätzlich zu Gemini?

NotebookLM beschränkt seine Antworten auf die Quellen, die Sie hochladen, etwa Richtlinien, Studien oder Projektunterlagen, und verweist auf die jeweiligen Textstellen. Das reduziert Halluzinationen und eignet sich für die Einarbeitung in Themen, interne Wissenssammlungen oder Schulungsunterlagen. Gemini ist dagegen breiter aufgestellt und nutzt bei Bedarf auch das Web.

Werden meine Workspace-Daten zum Training von Gemini verwendet?

Für Google-Workspace-Kunden sagt Google zu, dass Inhalte aus Gmail, Drive und anderen Diensten nicht ohne Erlaubnis zum Training der Modelle außerhalb Ihrer Domain verwendet werden. Für private Konten gelten andere Regeln. Unabhängig davon bleiben DSGVO und interne Vorgaben maßgeblich – im Kurs prüfen wir die relevanten Einstellungen gemeinsam.

Darf eine Behörde Bescheide mit KI erstellen?

KI darf Entwürfe vorbereiten, die Entscheidung und Zeichnung bleiben jedoch bei der zuständigen Person. Vollautomatisierte Verwaltungsakte sind nur mit ausdrücklicher Rechtsgrundlage und ohne Ermessensspielraum zulässig. Im Kurs zeigen wir, wie Sie KI-Entwürfe dokumentiert prüfen und so Rechtmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit sichern.

Welche KI-Tools sind für die Verwaltung geeignet?

Geeignet sind Lösungen, die Ihr Haus datenschutz- und sicherheitstechnisch freigegeben hat, etwa landesweit bereitgestellte KI-Assistenten oder Unternehmensversionen mit Auftragsverarbeitung in der EU. Der Kurs ist tool-neutral angelegt und vermittelt Arbeitstechniken, die sich auf die bei Ihnen zugelassenen Werkzeuge übertragen lassen.

Was kostet die Schulung „Google Gemini für die öffentliche Verwaltung“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 6 Stunden Live-Training mit Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Für jeden Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Im Anfrageformular können Sie aber jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und melden uns innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

Kann der Kurs auf unser Team zugeschnitten werden?

Ja. Maßgeschneiderte Kurse kosten ca. 4.500 € mehr, je nach Thema und nach Absprache. Wir stimmen Inhalte, Beispiele und Übungen vorab mit Ihnen ab.

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