Schulung – Make – Öffentliche Verwaltung

Make für die öffentliche Verwaltung

Automatisierung mit Make (ehem. Integromat) und KI-Modulen: Szenarien, Router, KI-Bausteine und Datenschutz praxisnah umsetzen.

Dauer
6 Stunden, ein Termin
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

Das Training „Make für die öffentliche Verwaltung“ richtet sich an Rollen wie Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in Bund, Ländern und Kommunen, Führungskräfte in Ämtern und Fachbereichen und Digitalisierungs- und OZG-Beauftragte und zeigt Schritt für Schritt, wie Make im Bereich Öffentliche Verwaltung produktiv, sicher und nachvollziehbar eingesetzt wird – von den Grundlagen bis zu fortgeschrittenen Workflows.

Make, früher bekannt als Integromat, ist eine visuelle Automatisierungsplattform, mit der Sie Anwendungen ohne Programmierung verbinden und wiederkehrende Abläufe automatisieren. In diesem kompakten Training lernen Sie, Szenarien systematisch aufzubauen: von Triggern und Modulen über Router und Filter bis zu Iteratoren, Aggregatoren und Datenspeichern. Sie verstehen, wie Daten durch ein Szenario fließen, wie Sie sie mit Funktionen umformen und wie Sie den Verbrauch an Operationen im Blick behalten. Alle Übungen orientieren sich an typischen Abläufen aus Ihrem Fachbereich.

Der zweite Schwerpunkt liegt auf KI: Sie binden Sprachmodelle über die KI-Module von Make und über Anbieter-Integrationen ein, um Texte zu klassifizieren, Informationen aus E-Mails und Dokumenten zu extrahieren, Antworten zu entwerfen oder Inhalte anzureichern. Sie lernen, Fehler mit Error-Handlern abzufangen, Szenarien zu testen und verständlich zu dokumentieren. Abschließend klären Sie Datenschutzfragen wie Hosting-Region, Auftragsverarbeitung und Datenminimierung, damit Ihre Automatisierungen im Unternehmen sicher betrieben werden können. Ihre Szenarien dienen danach als Vorlagen für weitere Projekte.

Behörden und Kommunen stehen unter doppeltem Druck: Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen schreitet voran, während Fachkräfte fehlen und Fallzahlen steigen. Generative KI kann Sachbearbeitung spürbar entlasten – beim Entwurf von Bescheiden und Bürgerantworten, beim Zusammenfassen von Stellungnahmen im Beteiligungsverfahren, beim Übersetzen von Amtssprache in leichte Sprache oder beim Vorbereiten von Sitzungsvorlagen für Gemeinderat und Ausschüsse. KI-Assistenten helfen, Rechtsgrundlagen und Verwaltungsvorschriften schneller zu erschließen. Gleichzeitig gelten in der Verwaltung besonders hohe Anforderungen an Rechtmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Datenschutz und IT-Sicherheit. Wer KI einführt, muss Freigaberegeln, Dokumentationspflichten und die Letztentscheidung durch Menschen von Anfang an mitdenken.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in Bund, Ländern und Kommunen
  • Führungskräfte in Ämtern und Fachbereichen
  • Digitalisierungs- und OZG-Beauftragte
  • Mitarbeitende in Bürgerbüros und Servicecentern
  • Beschäftigte in Rats- und Gremienbüros

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Steigende Fallzahlen bei gleichzeitigem Fachkräftemangel
  • Komplexe Rechtsgrundlagen und Verwaltungsvorschriften, die sich häufig ändern
  • Bürgerkommunikation, die rechtssicher und zugleich verständlich sein muss
  • Medienbrüche zwischen Fachverfahren, E-Akte und Papierunterlagen

Das können Sie nach dem Training

  • Sie bauen eigenständig Make-Szenarien mit Triggern, Routern, Filtern und Datentransformationen.
  • Sie verarbeiten Listen und Datensätze mit Iteratoren, Aggregatoren und Data Stores.
  • Sie integrieren KI-Module für Klassifikation, Extraktion und Textgenerierung in Ihre Abläufe.
  • Sie sichern Szenarien mit Error-Handlern, Validierung und menschlichen Freigaben ab.
  • Sie setzen KI rechtskonform für Schreibentwürfe, Bürgerkommunikation und Zusammenfassungen ein.
  • Sie kennen die Grenzen von KI bei Ermessensentscheidungen und gestalten Prüf- und Freigabeschritte.
  • Sie identifizieren in Ihrem Fachbereich geeignete Prozesse für KI-Unterstützung und Automatisierung.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Grundlagen: Szenarien, Module und Datenfluss
  • Aufbau der Oberfläche, Szenario-Editor und Ausführungsverlauf
  • Trigger, Aktionen und Suchen: Modultypen und ihre Rolle im Szenario
  • Bundles, Mapping und Datentypen verstehen und gezielt nutzen
  • Zeitplanung, Webhooks und Sofort-Trigger sinnvoll einsetzen
Modul 2 Logik: Router, Filter, Iteratoren und Aggregatoren
  • Router und Filter für Verzweigungen und bedingte Abläufe einsetzen
  • Listen mit Iteratoren aufteilen und mit Aggregatoren zusammenführen
  • Text-, Datums- und Mathematikfunktionen für die Datenumformung nutzen
  • Data Stores und Variablen für Zwischenstände und Duplikatprüfung verwenden
Modul 3 KI-Bausteine in Make
  • Sprachmodelle über KI-Module und Anbieter-Integrationen anbinden
  • Klassifikation, Extraktion strukturierter Daten und Textgenerierung automatisieren
  • Prompts mit Variablen aus dem Szenario aufbauen und Ausgaben als JSON verarbeiten
  • KI-Agenten in Make mit Werkzeugen und Szenarien als Aktionen kombinieren
Modul 4 Integrationen, Fehlerbehandlung und Tests
  • Gängige Business-Anwendungen sowie beliebige Schnittstellen per HTTP-Modul anbinden
  • Error-Handler wie Resume, Ignore, Break und Rollback gezielt einsetzen
  • KI-Ausgaben validieren und unbrauchbare Ergebnisse an einen Menschen weiterleiten
  • Szenarien testen, Operationen optimieren und für das Team dokumentieren
Modul 5 Datenschutz, Governance und Betrieb
  • Hosting-Region, Auftragsverarbeitung und Datenflüsse zu KI-Anbietern bewerten
  • Datenminimierung und Pseudonymisierung in Szenarien umsetzen
  • Verbindungen, Teams und Berechtigungen in der Organisation verwalten
  • Freigabeschritte, Monitoring und Verantwortlichkeiten für den Regelbetrieb festlegen
Modul 6 Praxislabor: Öffentliche Verwaltung
  • Bescheid- und Schreibentwürfe
  • Bürgeranfragen beantworten
  • Leichte Sprache und Übersetzung
  • Beteiligungsverfahren auswerten
  • Sitzungsvorlagen und Protokolle
  • Vergabeunterlagen vorbereiten
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Verwaltungsdaten und Bürgerdaten unterliegen DSGVO, Landesdatenschutzgesetzen und ggf. Sozial- oder Steuergeheimnis; KI darf nur in freigegebenen, sicheren Umgebungen und nicht für automatisierte Einzelentscheidungen ohne Rechtsgrundlage eingesetzt werden. Zu beachten sind zudem EU AI Act, OZG-Vorgaben, Vergaberecht und die Beteiligung der Personalvertretung.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

Bescheid- und Schreibentwürfe

Auf Basis von Textbausteinen, Sachverhalt und einschlägiger Norm entwirft KI Anhörungsschreiben, Bescheidbegründungen oder Nachforderungen, die die Sachbearbeitung prüft, anpasst und eigenverantwortlich zeichnet. Die Begründungspflicht bleibt dabei vollständig gewahrt.

Bürgeranfragen beantworten

Ein KI-Assistent formuliert Antworten auf häufige Anfragen per E-Mail oder Kontaktformular, verweist auf zuständige Stellen und Online-Dienste und hält dabei einen freundlichen, verständlichen Ton ein.

Leichte Sprache und Übersetzung

Merkblätter, Formularhinweise und Webtexte werden in einfache oder leichte Sprache übertragen und in gängige Fremdsprachen übersetzt, um Barrierefreiheit und Zugänglichkeit von Verwaltungsleistungen zu verbessern. Fachbegriffe werden zusätzlich erläutert.

Beteiligungsverfahren auswerten

Zahlreiche Stellungnahmen aus Bürger- und Trägerbeteiligung werden thematisch gruppiert, zusammengefasst und in eine Abwägungstabelle überführt, die als Arbeitsgrundlage für die fachliche Bewertung dient. Doppelte Einwendungen werden zusammengeführt.

Sitzungsvorlagen und Protokolle

KI unterstützt bei der Gliederung von Beschlussvorlagen, verdichtet Fachgutachten zu Sachstandsberichten und erstellt aus Notizen strukturierte Niederschriften für Ausschüsse und Gemeinderat. Beschlussvorschläge werden dabei klar vom Sachverhalt getrennt dargestellt.

Vergabeunterlagen vorbereiten

Leistungsbeschreibungen, Eignungskriterien und Bewertungsmatrizen werden aus Bedarfsbeschreibungen vorstrukturiert und auf Vollständigkeit geprüft; die vergaberechtliche Verantwortung verbleibt bei der Vergabestelle. Wertgrenzen, Losbildung und Fristen werden dabei übersichtlich dokumentiert.

Voraussetzungen

Sie sollten sicher mit gängigen Büro- und Cloud-Anwendungen umgehen und erste Erfahrungen mit KI-Assistenten haben. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Erfahrung in Verwaltungsabläufen und Sachbearbeitung; technische Vorkenntnisse sind nicht nötig.

Technische Voraussetzungen

Sie benötigen einen Laptop mit aktuellem Browser und einen Make-Account; ein kostenloser Tarif genügt für die meisten Übungen. API-Zugänge für ein Sprachmodell richten wir im Kurs gemeinsam ein.

Datenschutz & Compliance

Verwaltungsdaten und Bürgerdaten unterliegen DSGVO, Landesdatenschutzgesetzen und ggf. Sozial- oder Steuergeheimnis; KI darf nur in freigegebenen, sicheren Umgebungen und nicht für automatisierte Einzelentscheidungen ohne Rechtsgrundlage eingesetzt werden. Zu beachten sind zudem EU AI Act, OZG-Vorgaben, Vergaberecht und die Beteiligung der Personalvertretung.

Termine & Standorte

Pro Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

  • München Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Salzburg Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Berlin Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Augsburg Mi, 16. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Hannover Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Bremen Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Stuttgart Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Kaiserslautern Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Online Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen

Häufige Fragen

Ist Make dasselbe wie Integromat?

Ja. Integromat wurde in Make umbenannt und dabei deutlich weiterentwickelt. Das Grundprinzip visueller Szenarien aus verbundenen Modulen ist geblieben, hinzugekommen sind unter anderem eine überarbeitete Oberfläche, zahlreiche neue Integrationen und KI-Bausteine. Wenn Sie früher mit Integromat gearbeitet haben, finden Sie sich schnell zurecht und lernen im Kurs die neuen Möglichkeiten kennen.

Wie behalte ich die Kosten für Operationen im Griff?

Jedes ausgeführte Modul verbraucht Operationen bzw. Credits, KI-Aufrufe zusätzlich Kontingent beim jeweiligen Modellanbieter. Im Kurs lernen Sie, Szenarien so zu gestalten, dass Filter früh greifen, unnötige Durchläufe vermieden und Daten gebündelt verarbeitet werden. So bleiben Ihre Automatisierungen auch bei wachsendem Volumen wirtschaftlich und planbar.

Kann ich Make datenschutzkonform einsetzen?

Grundsätzlich ja, wenn Sie die Rahmenbedingungen bewusst gestalten. Dazu gehören die Wahl der Hosting-Region, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, die Prüfung angebundener KI-Dienste und das Prinzip der Datenminimierung. Im Kurs gehen Sie diese Punkte anhand einer Checkliste durch und lernen, sensible Daten in Szenarien gezielt zu filtern oder zu pseudonymisieren.

Darf eine Behörde Bescheide mit KI erstellen?

KI darf Entwürfe vorbereiten, die Entscheidung und Zeichnung bleiben jedoch bei der zuständigen Person. Vollautomatisierte Verwaltungsakte sind nur mit ausdrücklicher Rechtsgrundlage und ohne Ermessensspielraum zulässig. Im Kurs zeigen wir, wie Sie KI-Entwürfe dokumentiert prüfen und so Rechtmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit sichern.

Welche KI-Tools sind für die Verwaltung geeignet?

Geeignet sind Lösungen, die Ihr Haus datenschutz- und sicherheitstechnisch freigegeben hat, etwa landesweit bereitgestellte KI-Assistenten oder Unternehmensversionen mit Auftragsverarbeitung in der EU. Der Kurs ist tool-neutral angelegt und vermittelt Arbeitstechniken, die sich auf die bei Ihnen zugelassenen Werkzeuge übertragen lassen.

Was kostet die Schulung „Make für die öffentliche Verwaltung“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 6 Stunden Live-Training mit Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Für jeden Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Im Anfrageformular können Sie aber jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und melden uns innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

Kann der Kurs auf unser Team zugeschnitten werden?

Ja. Maßgeschneiderte Kurse kosten ca. 4.500 € mehr, je nach Thema und nach Absprache. Wir stimmen Inhalte, Beispiele und Übungen vorab mit Ihnen ab.

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