Schulung · Microsoft 365 Copilot · Personalwesen (HR)

Microsoft 365 Copilot für HR-Teams

Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams produktiv, sicher und berechtigungskonform nutzen.

Dauer
1 Tag (7 Std.)
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

In diesem Kurs verbinden wir Microsoft 365 Copilot mit den typischen Abläufen im Bereich Personalwesen (HR). Die Teilnehmenden arbeiten an realistischen Szenarien und nehmen sofort einsetzbare Prompts, Workflows und Checklisten mit.

Microsoft 365 Copilot bringt KI genau dorthin, wo Ihre tägliche Arbeit stattfindet: in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Der entscheidende Unterschied zu frei verfügbaren Chatbots ist die Verankerung in Ihren Unternehmensdaten über Microsoft Graph – Copilot kennt E-Mails, Besprechungen, Chats und Dokumente, auf die Sie ohnehin Zugriff haben. In diesem Praxistag lernen Sie, diese Verbindung gezielt zu nutzen: Entwürfe auf Basis vorhandener Dateien erstellen, Postfächer und lange Threads zusammenfassen, Besprechungen nachbereiten und Präsentationen aus Word-Dokumenten generieren.

Sie erfahren außerdem, wie sich die lizenzierte Copilot-Variante von Copilot Chat unterscheidet, wann webbasierte und wann arbeitsbezogene Antworten sinnvoll sind und wie Sie vorgefertigte sowie eigene Agents einsetzen. Ein zentrales Thema ist das Berechtigungsmodell: Copilot zeigt nur, was Sie sehen dürfen – deshalb entscheiden Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams über Qualität und Sicherheit der Ergebnisse. Sie verlassen den Kurs mit erprobten Prompts für jede Office-Anwendung und einem klaren Verständnis für den verantwortungsvollen Einsatz im Tenant.

Personalabteilungen sind Dienstleister, Berater und Gestalter zugleich: Sie verwalten Verträge und Prozesse, begleiten Führungskräfte und treiben Themen wie Personalentwicklung und Unternehmenskultur voran. Generative KI kann HR-Teams dabei deutlich entlasten. KI-Assistenten entwerfen Richtlinien, Arbeitszeugnisse, Stellenbeschreibungen und Mitarbeiterkommunikation, beantworten wiederkehrende Fragen zu Urlaub, Arbeitszeit oder Benefits und unterstützen bei der Konzeption von Trainings und Feedbackprozessen. Automatisierungen beschleunigen On- und Offboarding und werten Mitarbeiterbefragungen aus. Gerade im Personalwesen gilt jedoch besondere Sorgfalt: Personaldaten sind hochsensibel, Entscheidungen über Menschen müssen fair und nachvollziehbar bleiben, und viele KI-Anwendungen sind mitbestimmungspflichtig. Wer diese Rahmenbedingungen von Anfang an mitdenkt, schafft Akzeptanz und nutzt KI als echte Entlastung.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • HR-Business-Partner:innen
  • Personalreferent:innen und HR-Generalist:innen
  • Personalentwickler:innen und L&D-Verantwortliche
  • Mitarbeitende in Payroll und HR-Administration
  • HR-Leiter:innen und CHROs

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Wiederkehrende Mitarbeiteranfragen neben strategischen Aufgaben bearbeiten
  • Richtlinien, Zeugnisse und Dokumente rechtssicher und zeitnah erstellen
  • On- und Offboarding über viele Beteiligte hinweg koordinieren
  • Mitarbeiterfeedback und HR-Kennzahlen aussagekräftig auswerten

Das können Sie nach dem Training

  • Sie setzen Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams gezielt für Ihre wiederkehrenden Aufgaben ein.
  • Sie formulieren Prompts, die vorhandene Dateien, E-Mails und Besprechungen als Kontext nutzen.
  • Sie unterscheiden zwischen Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat und wählen den passenden Modus.
  • Sie nutzen vorgefertigte Agents und erstellen einen einfachen eigenen Agent für Ihr Team.
  • Sie erstellen HR-Dokumente, Kommunikation und Entwicklungskonzepte mit KI effizient und rechtssicher.
  • Sie automatisieren HR-Prozesse wie Onboarding und Mitarbeiteranfragen mit klaren Zuständigkeiten.
  • Sie beachten Beschäftigtendatenschutz, Mitbestimmung und EU AI Act beim KI-Einsatz im Personalwesen.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Copilot-Grundlagen und Microsoft Graph
  • Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat: Funktionsumfang und Lizenzmodell
  • Verankerung in Unternehmensdaten über Microsoft Graph
  • Umschalten zwischen Web- und Arbeitskontext und gezieltes Referenzieren von Dateien
  • Prompt-Aufbau mit Ziel, Kontext, Quelle und Erwartung
Modul 2 Word und PowerPoint
  • Entwürfe aus bestehenden Dokumenten, Notizen und E-Mails erstellen
  • Texte umschreiben, kürzen, Tonalität anpassen und zusammenfassen
  • Präsentationen aus Word-Dokumenten oder Gliederungen generieren
  • Folien überarbeiten, Sprechernotizen ergänzen und Kernaussagen schärfen
Modul 3 Excel und Datenanalyse
  • Tabellen befragen, Trends erkennen und Auffälligkeiten hervorheben
  • Formeln, berechnete Spalten und bedingte Formatierungen vorschlagen lassen
  • Diagramme und Pivot-Auswertungen aus natürlicher Sprache erstellen
  • Ergebnisse plausibilisieren und Datenqualität sicherstellen
Modul 4 Outlook, Teams und Agents
  • Lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen und Antworten entwerfen
  • Besprechungen in Teams zusammenfassen, Aufgaben und offene Punkte extrahieren
  • Copilot Pages und Notebooks für gemeinsames Arbeiten nutzen
  • Vorgefertigte Agents nutzen und eigene Agents mit dem Agent Builder anlegen
Modul 5 Berechtigungen, Datenschutz und Governance
  • Berechtigungsmodell: Copilot zeigt nur, worauf Sie Zugriff haben
  • Übermäßige Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams erkennen
  • Vertraulichkeitsbezeichnungen, Datenschutzgrenzen und DSGVO-Aspekte
  • Nutzungsrichtlinien, Einführung im Team und Erfolgsmessung
Modul 6 Praxislabor: Personalwesen (HR)
  • HR-Dokumente entwerfen
  • Arbeitszeugnisse formulieren
  • Mitarbeiter-Self-Service
  • Onboarding automatisieren
  • Befragungen auswerten
  • Personalentwicklung gestalten
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Personaldaten unterliegen dem Beschäftigtendatenschutz nach DSGVO und BDSG; die Einführung von KI-Systemen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig und der Betriebsrat ist frühzeitig zu beteiligen. KI für Entscheidungen über Beförderung, Kündigung oder Leistungsbewertung gilt nach dem EU AI Act als Hochrisiko-Anwendung.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

HR-Dokumente entwerfen

Ein KI-Assistent erstellt Entwürfe für Richtlinien, Betriebsvereinbarungsentwürfe, Stellenbeschreibungen und Mitarbeiterinformationen in klarer Sprache, die HR anschließend arbeitsrechtlich prüft und abstimmt.

Arbeitszeugnisse formulieren

Auf Basis einer strukturierten Leistungsbeurteilung formuliert KI einen Zeugnisentwurf mit passender Notenstufe und wohlwollender, aber wahrer Formulierung, den Personaler:innen auf die übliche Zeugnissprache prüfen.

Mitarbeiter-Self-Service

Ein Wissensassistent beantwortet Fragen zu Urlaub, Reisekosten, Arbeitszeit oder Benefits auf Basis freigegebener Richtlinien und nennt die Quelle, komplexe Fälle werden an HR übergeben.

Onboarding automatisieren

Workflows erstellen Checklisten, Willkommensmails, Einarbeitungspläne und Aufgaben für IT, Führungskraft und Paten, sodass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an gut vorbereitet starten.

Befragungen auswerten

Freitextantworten aus Mitarbeiterbefragungen oder Exit-Interviews werden anonymisiert nach Themen gebündelt, Stimmungen zusammengefasst und Handlungsfelder für Führung und HR abgeleitet, ohne dass Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind.

Personalentwicklung gestalten

KI unterstützt bei der Konzeption von Trainings, Kompetenzmodellen, Lernpfaden und Gesprächsleitfäden für Mitarbeiter- und Feedbackgespräche, angepasst an Rollen und Unternehmenskultur.

Voraussetzungen

Sicherer Umgang mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams im Arbeitsalltag; KI-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Sie arbeiten im Personalwesen und kennen die zentralen HR-Prozesse sowie arbeitsrechtliche Grundlagen in Ihrem Unternehmen.

Technische Voraussetzungen

Laptop mit Zugang zu Microsoft 365 und Ihrem Unternehmenskonto; für alle Übungen ist eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz ideal, Copilot Chat genügt für einen Teil der Inhalte.

Datenschutz & Compliance

Personaldaten unterliegen dem Beschäftigtendatenschutz nach DSGVO und BDSG; die Einführung von KI-Systemen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig und der Betriebsrat ist frühzeitig zu beteiligen. KI für Entscheidungen über Beförderung, Kündigung oder Leistungsbewertung gilt nach dem EU AI Act als Hochrisiko-Anwendung.

Terminvorschläge

Alle Termine sind Vorschläge – Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat?

Copilot Chat steht vielen Unternehmenskonten ohne Zusatzlizenz zur Verfügung und antwortet primär auf Basis von Webinhalten sowie hochgeladenen Dateien. Die lizenzierte Variante Microsoft 365 Copilot greift zusätzlich über Microsoft Graph auf Ihre E-Mails, Besprechungen und Dokumente zu und ist direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert.

Kann Copilot vertrauliche Dateien von Kolleginnen und Kollegen sehen?

Copilot respektiert die bestehenden Berechtigungen und zeigt nur Inhalte, auf die Sie selbst Zugriff haben. Problematisch wird es, wenn Dateien zu großzügig freigegeben sind – etwa für die gesamte Organisation. Im Kurs lernen Sie, solche Freigaben zu erkennen und gemeinsam mit der IT sauber zu korrigieren.

Brauche ich Vorkenntnisse in Prompting für den Kurs?

Nein. Wir starten mit den Grundlagen guter Prompts und üben diese direkt in den Office-Anwendungen. Wichtig ist, dass Sie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams sicher im Alltag bedienen. Den Rest – vom Referenzieren von Dateien bis zum Einsatz von Agents – erarbeiten wir Schritt für Schritt an praxisnahen Aufgaben.

Muss der Betriebsrat beim KI-Einsatz zustimmen?

Häufig ja. Sobald ein KI-System technisch geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, besteht ein Mitbestimmungsrecht nach BetrVG. Auch Informations- und Beratungsrechte greifen. Wir zeigen, wie Sie den Betriebsrat frühzeitig einbinden und welche Inhalte eine KI-Rahmenvereinbarung typischerweise regelt.

Dürfen wir Personaldaten in KI-Tools verarbeiten?

Nur in freigegebenen Umgebungen mit Auftragsverarbeitungsvertrag, klarem Zweck und Rechtsgrundlage. Für viele Aufgaben wie Richtlinienentwürfe oder Trainingskonzepte sind keine personenbezogenen Daten nötig. Wo doch, sollten Sie Daten minimieren und pseudonymisieren. Im Kurs erarbeiten wir praxistaugliche Regeln für Ihr HR-Team.

Was kostet die Schulung „Microsoft 365 Copilot für HR-Teams“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 1 Trainingstag(e) mit Live-Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Unsere Terminvorschläge sind eine Orientierung. Im Anfrageformular können Sie jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und bestätigen innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart oder Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

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