Formation – Microsoft 365 Copilot – Secteur public

Microsoft 365 Copilot pour le secteur public

Utiliser Microsoft 365 Copilot et Copilot Chat dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams, efficacement et dans le respect des droits d'accès.

Durée
6 heures, une session
Format
En ligne ou en présentiel
Langue
Allemand ou anglais
Participants
sessions ouvertes ou intra-entreprise
Attestation
Attestation de participation

Présentation

Cette formation associe Microsoft 365 Copilot aux processus quotidiens du domaine Secteur public. Les participants travaillent sur des scénarios réalistes et repartent avec des prompts, des workflows et des checklists immédiatement utilisables.

Microsoft 365 Copilot intègre l'IA au cœur des applications où se déroule votre travail quotidien : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Sa grande différence avec les chatbots grand public tient à son ancrage dans les données de l'entreprise via Microsoft Graph : Copilot s'appuie sur les e-mails, réunions, conversations et documents auxquels vous avez déjà accès. Pendant cette journée pratique, vous apprenez à exploiter ce lien avec discernement : rédiger à partir de fichiers existants, synthétiser une boîte de réception ou un long fil, préparer le suivi d'une réunion et générer une présentation à partir d'un document Word.

Vous verrez également ce qui distingue la version sous licence de Copilot Chat, quand privilégier des réponses fondées sur le web ou sur vos données professionnelles, et comment utiliser des agents prêts à l'emploi ou créés par vos soins. Le modèle d'autorisations occupe une place centrale : Copilot n'affiche que ce que vous avez le droit de voir, si bien que les partages dans SharePoint, OneDrive et Teams conditionnent la qualité comme la sécurité des résultats. Vous repartez avec des prompts éprouvés pour chaque application et une vision claire d'un usage responsable dans votre tenant.

Administrations et collectivités font face à une double contrainte : la dématérialisation des démarches s'accélère alors que les recrutements sont difficiles et que le volume de dossiers augmente. L'IA générative peut soulager concrètement les agents : rédaction de projets de décisions et de réponses aux usagers, synthèse des contributions lors des concertations publiques, reformulation du langage administratif en langage clair, préparation des rapports pour les conseils et commissions. Les assistants IA aident aussi à s'orienter plus vite dans les textes et circulaires. Mais le secteur public obéit à des exigences particulièrement fortes en matière de légalité, de traçabilité, de protection des données et de sécurité informatique. Introduire l'IA suppose d'intégrer dès le départ règles de validation, obligations de documentation et décision humaine finale.

La formation se déroule en direct – en ligne dans une classe virtuelle ou en présentiel dans nos salles à Munich, Salzbourg, Berlin, Augsbourg, Hanovre, Brême, Stuttgart et Kaiserslautern. Nous pouvons également l’organiser en intra pour votre équipe.

À qui s’adresse cette formation ?

  • Agents instructeurs des administrations d'État et des collectivités
  • Encadrants de services et de directions
  • Chefs de projet transformation numérique
  • Agents d'accueil et des centres de relation usagers
  • Collaborateurs des secrétariats d'assemblées délibérantes

Les défis concrets que nous traitons

  • Une hausse du nombre de dossiers malgré des effectifs tendus
  • Des textes et règles administratives complexes et souvent modifiés
  • Une communication avec les usagers à la fois juridiquement sûre et compréhensible
  • Des ruptures entre applications métier, dossier électronique et papier

Objectifs pédagogiques

  • Vous utilisez Copilot dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams pour vos tâches récurrentes.
  • Vous rédigez des prompts qui exploitent fichiers, e-mails et réunions existants comme contexte.
  • Vous distinguez Microsoft 365 Copilot de Copilot Chat et choisissez le mode adapté.
  • Vous utilisez des agents prêts à l'emploi et créez un agent simple pour votre équipe.
  • Utiliser l'IA dans le respect du droit pour la rédaction, la relation usagers et les synthèses.
  • Connaître les limites de l'IA dans les décisions discrétionnaires et organiser les étapes de contrôle et de validation.
  • Repérer dans votre service les processus adaptés à l'assistance par l'IA et à l'automatisation.

Programme

Module 1 Fondamentaux de Copilot et Microsoft Graph
  • Microsoft 365 Copilot et Copilot Chat : périmètre fonctionnel et licences
  • Ancrage dans les données de l'entreprise via Microsoft Graph
  • Basculer entre contexte web et professionnel, citer des fichiers précis
  • Structure d'un prompt : objectif, contexte, source et attentes
Module 2 Word et PowerPoint
  • Rédiger un premier jet à partir de documents, notes et e-mails existants
  • Reformuler, condenser, ajuster le ton et résumer un texte
  • Générer une présentation à partir d'un document Word ou d'un plan
  • Retravailler les diapositives, ajouter des notes et affûter les messages clés
Module 3 Excel et analyse de données
  • Interroger un tableau, dégager des tendances et signaler les valeurs atypiques
  • Obtenir des suggestions de formules, colonnes calculées et mises en forme conditionnelles
  • Créer graphiques et tableaux croisés en langage naturel
  • Vérifier la vraisemblance des résultats et la qualité des données
Module 4 Outlook, Teams et agents
  • Résumer de longs échanges d'e-mails et préparer des réponses
  • Synthétiser une réunion Teams et en extraire actions et points ouverts
  • Travailler à plusieurs avec Copilot Pages et les Notebooks
  • Utiliser des agents prêts à l'emploi et créer le vôtre avec Agent Builder
Module 5 Autorisations, protection des données et gouvernance
  • Modèle d'autorisations : Copilot n'affiche que ce qui vous est accessible
  • Repérer les partages trop larges dans SharePoint, OneDrive et Teams
  • Étiquettes de confidentialité, périmètre des données et enjeux RGPD
  • Charte d'usage, adoption dans l'équipe et mesure des bénéfices
Module 6 Atelier pratique : Secteur public
  • Projets de décisions et de courriers
  • Répondre aux usagers
  • Langage clair et traduction
  • Exploiter les concertations
  • Rapports et procès-verbaux
  • Préparer les marchés publics
Module 7 Protection des données, qualité & mise en pratique
  • Les données administratives et celles des usagers relèvent du RGPD, du droit national de la protection des données et, le cas échéant, du secret fiscal ou social ; l'IA ne peut être utilisée que dans des environnements validés et sécurisés, jamais pour des décisions individuelles automatisées sans base légale. Il faut aussi tenir compte de l'AI Act européen, du droit de la commande publique et du dialogue social avec les représentants du personnel.
  • Règles du jeu pour un usage sûr de l’IA en équipe
  • Vérifier les résultats : faits, sources, tests et principe des quatre yeux
  • Plan d’action personnel pour les 30 prochains jours
  • Questions ouvertes, perspectives et ressources pour aller plus loin

Cas pratiques de votre domaine

Projets de décisions et de courriers

À partir de modèles validés, des faits et du texte applicable, l'IA rédige courriers contradictoires, motivations ou demandes de pièces, que l'agent vérifie, adapte et signe sous sa propre responsabilité.

Répondre aux usagers

Un assistant IA prépare les réponses aux questions fréquentes reçues par courriel ou formulaire, oriente vers le bon service ou la bonne démarche en ligne et garde un ton bienveillant et accessible.

Langage clair et traduction

Notices, aides au remplissage et pages web sont reformulées en langage clair ou en FALC et traduites dans les langues courantes, pour rendre les services publics plus accessibles.

Exploiter les concertations

Les nombreuses contributions issues d'enquêtes publiques et de consultations sont regroupées par thème, résumées et reportées dans un tableau d'analyse servant de base à l'instruction.

Rapports et procès-verbaux

L'IA aide à structurer les projets de délibération, condense les études techniques en notes de synthèse et produit des procès-verbaux structurés pour commissions et conseils.

Préparer les marchés publics

Cahiers des charges, critères de sélection et grilles d'analyse des offres sont préstructurés à partir de l'expression des besoins et contrôlés pour leur complétude ; la responsabilité juridique reste à l'acheteur public.

Prérequis

Une pratique courante de Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams ; aucune connaissance préalable en IA n'est requise. Une expérience des procédures administratives et de l'instruction des dossiers ; aucune connaissance technique n'est requise.

Prérequis techniques

Un ordinateur portable avec accès à Microsoft 365 via votre compte professionnel ; une licence Microsoft 365 Copilot est idéale pour l'ensemble des exercices, Copilot Chat suffit pour une partie du programme.

Protection des données & conformité

Les données administratives et celles des usagers relèvent du RGPD, du droit national de la protection des données et, le cas échéant, du secret fiscal ou social ; l'IA ne peut être utilisée que dans des environnements validés et sécurisés, jamais pour des décisions individuelles automatisées sans base légale. Il faut aussi tenir compte de l'AI Act européen, du droit de la commande publique et du dialogue social avec les représentants du personnel.

Dates & sites

Pour chaque site, nous proposons une date dans environ quatre semaines. Votre date souhaitée reste toujours possible.

  • Munich jeu. 10 décembre 2026 6 h Demander
  • Salzbourg lun. 14 décembre 2026 6 h Demander
  • Berlin mer. 16 décembre 2026 6 h Demander
  • Augsbourg mar. 15 décembre 2026 6 h Demander
  • Hanovre jeu. 10 décembre 2026 6 h Demander
  • Brême ven. 11 décembre 2026 6 h Demander
  • Stuttgart mer. 16 décembre 2026 6 h Demander
  • Kaiserslautern jeu. 10 décembre 2026 6 h Demander
  • En ligne lun. 14 décembre 2026 6 h Demander

Questions fréquentes

Quelle différence entre Microsoft 365 Copilot et Copilot Chat ?

Copilot Chat est accessible à de nombreux comptes professionnels sans licence supplémentaire et répond principalement à partir du web et des fichiers que vous importez. Microsoft 365 Copilot, sous licence, accède en plus à vos e-mails, réunions et documents via Microsoft Graph et s'intègre directement à Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.

Copilot peut-il voir les fichiers confidentiels de mes collègues ?

Copilot respecte les autorisations en place et ne présente que les contenus auxquels vous avez vous-même accès. Le risque apparaît lorsque des fichiers sont partagés trop largement, par exemple avec toute l'organisation. Pendant la formation, vous apprenez à repérer ces partages excessifs et à les corriger proprement avec votre service informatique.

Faut-il déjà savoir rédiger des prompts pour suivre la formation ?

Non. Nous partons des bases d'un bon prompt et les mettons aussitôt en pratique dans les applications Office. L'essentiel est d'être à l'aise au quotidien avec Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Le reste, de la citation de fichiers à l'utilisation d'agents, se construit pas à pas à travers des exercices concrets.

Une administration peut-elle rédiger des décisions avec l'IA ?

L'IA peut préparer des projets, mais la décision et la signature restent à l'agent compétent. Les décisions entièrement automatisées ne sont admises qu'avec une base légale explicite et sans marge d'appréciation. La formation montre comment contrôler et documenter les projets issus de l'IA pour garantir légalité et traçabilité.

Quels outils d'IA conviennent au secteur public ?

Ceux que votre administration a validés sur le plan de la protection des données et de la sécurité, par exemple des assistants mis à disposition par l'informatique de l'État ou des offres entreprise hébergées dans l'UE. La formation est indépendante des outils et transmet des méthodes transposables aux solutions autorisées chez vous.

Combien coûte la formation « Microsoft 365 Copilot pour le secteur public » ?

La formation coûte 949 € HT forfaitaires par participant – en ligne comme en présentiel. Sont inclus 6 heures de formation en direct avec un formateur, les supports de cours, un environnement d’exercice et une attestation de participation.

Puis-je proposer ma propre date ?

Oui. Pour chaque site, nous proposons une date dans environ quatre semaines. Dans le formulaire, vous pouvez à tout moment indiquer librement la date ou la période souhaitée – nous vérifions les disponibilités et revenons vers vous sous un jour ouvré.

La formation a-t-elle lieu en ligne ou en présentiel ?

Les deux sont possibles : en direct dans une classe virtuelle ou en présentiel à Munich, Salzbourg, Berlin, Augsbourg, Hanovre, Brême, Stuttgart et Kaiserslautern. Nous pouvons aussi l’organiser en intra pour votre équipe.

La formation peut-elle être adaptée à notre équipe ?

Oui. Les formations sur mesure coûtent environ 4 500 € de plus, selon le sujet et après accord. Nous définissons ensemble au préalable les contenus, exemples et exercices.

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