Schulung – Prompt Engineering – Assistenz & Office

Prompt Engineering für Assistenz und Office-Management

Prompt Engineering herstellerneutral: Rollen, Kontext, Few-Shot, Prompt-Ketten, Prompt-Bibliotheken und systematische Qualitätsprüfung.

Dauer
6 Stunden, ein Termin
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

Das Training „Prompt Engineering für Assistenz und Office-Management“ richtet sich an Rollen wie Management- und Teamassistenzen, Office-Managerinnen und Office-Manager und Sekretariate in Unternehmen, Kanzleien und Verwaltungen und zeigt Schritt für Schritt, wie Prompt Engineering im Bereich Assistenz & Office produktiv, sicher und nachvollziehbar eingesetzt wird – von den Grundlagen bis zu fortgeschrittenen Workflows.

Ob ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini oder Le Chat: Die Qualität der Ergebnisse hängt maßgeblich davon ab, wie Aufgaben formuliert werden. Prompt Engineering ist die Fähigkeit, Sprachmodellen Ziel, Kontext, Rahmenbedingungen und gewünschtes Format so zu vermitteln, dass verlässlich brauchbare Ergebnisse entstehen. In diesem herstellerneutralen Praxistag lernen Sie bewährte Techniken, die in allen gängigen KI-Assistenten funktionieren: Rollen und Zielgruppen festlegen, relevanten Kontext auswählen, mit Beispielen arbeiten und komplexe Aufgaben in nachvollziehbare Teilschritte zerlegen. Jede Technik erproben Sie direkt an Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag.

Der zweite Teil richtet den Blick auf Wiederholbarkeit und Qualität im Team. Sie entwickeln Prompt-Vorlagen mit Platzhaltern, bauen mehrstufige Prompt-Ketten für Analyse-, Schreib- und Prüfprozesse und legen eine gemeinsame Prompt-Bibliothek an. Sie lernen, Ergebnisse systematisch zu bewerten – mit Prüfkriterien, Testfällen und gezielter Selbstkontrolle durch das Modell – und typische Fehlerquellen wie Halluzinationen, Mehrdeutigkeiten oder unvollständigen Kontext zu vermeiden. Am Ende verfügen Sie über ein strukturiertes Vorgehen, das unabhängig vom eingesetzten Werkzeug funktioniert und mit neuen Modellen weiter trägt.

Assistenzkräfte und Office-Teams sind die organisatorische Drehscheibe im Unternehmen: Sie koordinieren Termine und Reisen, bereiten Meetings vor, bündeln Informationen, schreiben Korrespondenz und halten Abläufe am Laufen. Generative KI ist für dieses Aufgabenprofil ein besonders wirkungsvolles Werkzeug. Sie entwirft E-Mails und Briefe in passender Tonalität, fasst lange Mail-Verläufe und Dokumente zusammen, erstellt Protokolle, übersetzt Korrespondenz und strukturiert Präsentationen. KI-Agenten und Automatisierungen übernehmen wiederkehrende Abläufe wie Terminabstimmungen, Ablage oder Reisekostenvorbereitung. So entsteht Freiraum für anspruchsvollere Aufgaben in Projektkoordination, Kommunikation und Organisationsentwicklung – die Rolle der Assistenz wird strategischer. Genau dafür bietet dieser Kurs praxisnahe Werkzeuge.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • Management- und Teamassistenzen
  • Office-Managerinnen und Office-Manager
  • Sekretariate in Unternehmen, Kanzleien und Verwaltungen
  • Mitarbeitende im Empfang und Facility-Office
  • Projektassistenzen

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Volle Postfächer und viele parallele Anfragen
  • Hoher Abstimmungsaufwand bei Terminen, Reisen und Veranstaltungen
  • Wiederkehrende Schreib- und Formatierungsarbeit
  • Informationen, die verstreut in Mails, Dokumenten und Tools liegen

Das können Sie nach dem Training

  • Sie verstehen, wie Sprachmodelle Prompts verarbeiten, und leiten daraus wirksame Formulierungen ab.
  • Sie strukturieren Prompts mit Rolle, Kontext, Aufgabe, Rahmenbedingungen und Ausgabeformat.
  • Sie setzen Few-Shot-Beispiele und Prompt-Ketten für komplexe, mehrstufige Aufgaben ein.
  • Sie erstellen wiederverwendbare Vorlagen und bauen eine gemeinsame Prompt-Bibliothek auf.
  • Sie erledigen Korrespondenz, Zusammenfassungen und Protokolle mit KI deutlich schneller.
  • Sie organisieren Meetings, Reisen und Veranstaltungen mit KI-gestützten Vorlagen und Checklisten.
  • Sie automatisieren wiederkehrende Office-Abläufe mit einfachen KI- und No-Code-Werkzeugen.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Wie Sprachmodelle Prompts verarbeiten
  • Grundprinzipien von Sprachmodellen: Wahrscheinlichkeiten, Kontextfenster, Grenzen
  • Warum Formulierungen, Reihenfolge und Beispiele das Ergebnis verändern
  • Ursachen für Halluzinationen und wie Prompts sie reduzieren
  • Unterschiede und Gemeinsamkeiten gängiger KI-Assistenten
Modul 2 Bausteine eines wirksamen Prompts
  • Rolle, Zielgruppe, Aufgabe, Kontext und Ausgabeformat festlegen
  • Rahmenbedingungen, Ausschlüsse und Qualitätskriterien formulieren
  • Strukturierte Eingaben mit Abschnitten, Trennzeichen und Markierungen
  • Gezielte Rückfragen des Modells einfordern statt Annahmen zuzulassen
Modul 3 Fortgeschrittene Techniken
  • Zero-Shot, One-Shot und Few-Shot: mit Beispielen Stil und Struktur vorgeben
  • Schrittweises Vorgehen und Begründungen für komplexe Aufgaben anfordern
  • Prompt-Ketten: Recherche, Entwurf, Prüfung und Überarbeitung trennen
  • Perspektivwechsel, Gegenargumente und Selbstkritik des Modells nutzen
Modul 4 Vorlagen und Prompt-Bibliotheken
  • Wiederverwendbare Vorlagen mit Platzhaltern und Variablen erstellen
  • Dauerhafte Anweisungen in Projekten, eigenen Assistenten und Agents hinterlegen
  • Prompt-Bibliothek im Team aufbauen, benennen, pflegen und teilen
  • Vorlagen dokumentieren: Zweck, Eingaben, erwartete Ausgabe, Verantwortliche
Modul 5 Qualitätsprüfung und verantwortungsvoller Einsatz
  • Prüfkriterien und Bewertungsraster für KI-Ergebnisse definieren
  • Testfälle anlegen und Prompts systematisch vergleichen und verbessern
  • Fakten, Zahlen und Quellen verifizieren; Vier-Augen-Prinzip etablieren
  • Datenschutz, vertrauliche Inhalte und Transparenz gemäß DSGVO und EU AI Act
Modul 6 Praxislabor: Assistenz & Office
  • E-Mails und Korrespondenz
  • Mail-Verläufe zusammenfassen
  • Meetings vorbereiten und nachbereiten
  • Reise- und Eventplanung
  • Präsentationen und Dokumente
  • Routineabläufe automatisieren
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Assistenzen haben oft Zugriff auf vertrauliche Korrespondenz, Personal- und Vorstandsthemen; solche Inhalte dürfen nur in freigegebenen KI-Umgebungen verarbeitet werden. Bei Berufsgeheimnisträgern wie Kanzleien oder Praxen gelten zusätzlich Verschwiegenheitspflichten, und für Kontaktdaten Dritter ist die DSGVO zu beachten.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

E-Mails und Korrespondenz

KI entwirft Antworten, Absagen, Einladungen und Erinnerungen in passendem Ton, kürzt lange Texte auf das Wesentliche und übersetzt Geschäftskorrespondenz in andere Sprachen – Sie prüfen und versenden.

Mail-Verläufe zusammenfassen

Lange E-Mail-Threads und Dokumente werden auf Entscheidungen, offene Fragen und nächste Schritte verdichtet, sodass Sie Ihre Führungskraft in wenigen Minuten briefen können. Offene Aufgaben werden dabei klar benannt.

Meetings vorbereiten und nachbereiten

Agenden, Briefing-Unterlagen und Teilnehmerinformationen werden vorbereitet; nach dem Termin entstehen aus Notizen strukturierte Protokolle mit Aufgabenliste. Aufgaben werden mit Verantwortlichen und Fristen versehen, sodass die Nachverfolgung ohne zusätzliche Abstimmung gelingt.

Reise- und Eventplanung

KI hilft, Reiseanforderungen zu strukturieren, Programmabläufe und Checklisten für Veranstaltungen zu erstellen und Informationen für Teilnehmende übersichtlich aufzubereiten. Auch Vergleichsübersichten für Hotels und Verbindungen lassen sich schnell erstellen.

Präsentationen und Dokumente

Aus Stichpunkten werden Gliederungen und Folientexte, Tabellen werden bereinigt und formatiert, Vorlagen für wiederkehrende Dokumente einheitlich aufgebaut. So entstehen professionelle Unterlagen in deutlich kürzerer Zeit und in einheitlicher Gestaltung.

Routineabläufe automatisieren

Wiederkehrende Abläufe wie das Ablegen von Anhängen, das Sammeln von Rückmeldungen oder das Erinnern an Fristen werden mit No-Code-Automatisierungen und KI-Agenten verbunden. Das spart täglich wertvolle Zeit.

Voraussetzungen

Erste Erfahrungen mit mindestens einem KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude, Copilot oder Gemini sind hilfreich; technische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Erfahrung in Assistenz, Sekretariat oder Office-Management und sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware.

Technische Voraussetzungen

Laptop mit aktuellem Browser und Zugang zu mindestens einem KI-Assistenten, idealerweise dem in Ihrem Unternehmen freigegebenen Werkzeug.

Datenschutz & Compliance

Assistenzen haben oft Zugriff auf vertrauliche Korrespondenz, Personal- und Vorstandsthemen; solche Inhalte dürfen nur in freigegebenen KI-Umgebungen verarbeitet werden. Bei Berufsgeheimnisträgern wie Kanzleien oder Praxen gelten zusätzlich Verschwiegenheitspflichten, und für Kontaktdaten Dritter ist die DSGVO zu beachten.

Termine & Standorte

Pro Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

  • München Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Salzburg Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Berlin Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Augsburg Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Hannover Mo, 14. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Bremen Mi, 16. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Stuttgart Mi, 16. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Kaiserslautern Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Online Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen

Häufige Fragen

Funktionieren die Techniken mit jedem KI-Assistenten?

Ja, der Kurs ist bewusst herstellerneutral aufgebaut. Die Prinzipien – klare Aufgabe, relevanter Kontext, Beispiele, strukturierte Ausgabe und Prüfschritte – wirken in ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini, Le Chat und weiteren Werkzeugen gleichermaßen. Wo sich Assistenten im Detail unterscheiden, etwa bei Projekten oder eigenen Assistenten, zeigen wir die jeweiligen Entsprechungen.

Ist Prompt Engineering mit besseren Modellen nicht bald überflüssig?

Modelle verstehen unpräzise Anfragen zunehmend besser, doch sie können weiterhin nicht wissen, was Sie nicht mitteilen: Zielgruppe, Qualitätsmaßstäbe, interne Vorgaben oder relevanten Hintergrund. Gute Prompts sind daher vor allem gute Aufgabenbeschreibungen. Hinzu kommen Vorlagen, Prompt-Ketten und Qualitätsprüfung, die im Team auch mit neuen Modellen ihren Wert behalten.

Was ist eine Prompt-Bibliothek und wie pflegen wir sie im Team?

Eine Prompt-Bibliothek ist eine geordnete Sammlung erprobter Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben, jeweils mit Zweck, benötigten Eingaben, Beispielergebnis und Verantwortlichen. Sie lässt sich in einem gemeinsamen Dokument, Wiki oder direkt in Projekten des KI-Werkzeugs führen. Im Kurs legen Sie eine erste Bibliothek an und definieren einfache Regeln für Pflege und Freigabe.

Brauche ich technische Vorkenntnisse?

Nein. Wenn Sie mit E-Mail-Programm, Textverarbeitung und Tabellenkalkulation sicher umgehen, bringen Sie alles mit. Der Kurs arbeitet mit konkreten Aufgaben aus dem Assistenzalltag und zeigt Schritt für Schritt, wie Sie KI-Assistenten und einfache Automatisierungen nutzen. Vorlagen aus dem Kurs können Sie direkt im eigenen Arbeitsalltag weiterverwenden.

Wie gehe ich mit vertraulichen Inhalten um?

Vertrauliche Vorstands-, Personal- oder Mandanteninformationen gehören nur in Werkzeuge, die Ihr Unternehmen freigegeben hat. Im Kurs lernen Sie, Inhalte zu anonymisieren, mit Platzhaltern zu arbeiten und zu erkennen, wann Sie auf KI besser verzichten. Zusätzlich erarbeiten Sie einfache Regeln, die Sie mit Ihrer Führungskraft abstimmen können.

Was kostet die Schulung „Prompt Engineering für Assistenz und Office-Management“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 6 Stunden Live-Training mit Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Für jeden Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Im Anfrageformular können Sie aber jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und melden uns innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

Kann der Kurs auf unser Team zugeschnitten werden?

Ja. Maßgeschneiderte Kurse kosten ca. 4.500 € mehr, je nach Thema und nach Absprache. Wir stimmen Inhalte, Beispiele und Übungen vorab mit Ihnen ab.

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