Schulung – Make – Assistenz & Office

Make für Assistenz und Office-Management

Automatisierung mit Make (ehem. Integromat) und KI-Modulen: Szenarien, Router, KI-Bausteine und Datenschutz praxisnah umsetzen.

Dauer
6 Stunden, ein Termin
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

In diesem Kurs verbinden wir Make mit den typischen Abläufen im Bereich Assistenz & Office. Die Teilnehmenden arbeiten an realistischen Szenarien und nehmen sofort einsetzbare Prompts, Workflows und Checklisten mit.

Make, früher bekannt als Integromat, ist eine visuelle Automatisierungsplattform, mit der Sie Anwendungen ohne Programmierung verbinden und wiederkehrende Abläufe automatisieren. In diesem kompakten Training lernen Sie, Szenarien systematisch aufzubauen: von Triggern und Modulen über Router und Filter bis zu Iteratoren, Aggregatoren und Datenspeichern. Sie verstehen, wie Daten durch ein Szenario fließen, wie Sie sie mit Funktionen umformen und wie Sie den Verbrauch an Operationen im Blick behalten. Alle Übungen orientieren sich an typischen Abläufen aus Ihrem Fachbereich.

Der zweite Schwerpunkt liegt auf KI: Sie binden Sprachmodelle über die KI-Module von Make und über Anbieter-Integrationen ein, um Texte zu klassifizieren, Informationen aus E-Mails und Dokumenten zu extrahieren, Antworten zu entwerfen oder Inhalte anzureichern. Sie lernen, Fehler mit Error-Handlern abzufangen, Szenarien zu testen und verständlich zu dokumentieren. Abschließend klären Sie Datenschutzfragen wie Hosting-Region, Auftragsverarbeitung und Datenminimierung, damit Ihre Automatisierungen im Unternehmen sicher betrieben werden können. Ihre Szenarien dienen danach als Vorlagen für weitere Projekte.

Assistenzkräfte und Office-Teams sind die organisatorische Drehscheibe im Unternehmen: Sie koordinieren Termine und Reisen, bereiten Meetings vor, bündeln Informationen, schreiben Korrespondenz und halten Abläufe am Laufen. Generative KI ist für dieses Aufgabenprofil ein besonders wirkungsvolles Werkzeug. Sie entwirft E-Mails und Briefe in passender Tonalität, fasst lange Mail-Verläufe und Dokumente zusammen, erstellt Protokolle, übersetzt Korrespondenz und strukturiert Präsentationen. KI-Agenten und Automatisierungen übernehmen wiederkehrende Abläufe wie Terminabstimmungen, Ablage oder Reisekostenvorbereitung. So entsteht Freiraum für anspruchsvollere Aufgaben in Projektkoordination, Kommunikation und Organisationsentwicklung – die Rolle der Assistenz wird strategischer. Genau dafür bietet dieser Kurs praxisnahe Werkzeuge.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • Management- und Teamassistenzen
  • Office-Managerinnen und Office-Manager
  • Sekretariate in Unternehmen, Kanzleien und Verwaltungen
  • Mitarbeitende im Empfang und Facility-Office
  • Projektassistenzen

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Volle Postfächer und viele parallele Anfragen
  • Hoher Abstimmungsaufwand bei Terminen, Reisen und Veranstaltungen
  • Wiederkehrende Schreib- und Formatierungsarbeit
  • Informationen, die verstreut in Mails, Dokumenten und Tools liegen

Das können Sie nach dem Training

  • Sie bauen eigenständig Make-Szenarien mit Triggern, Routern, Filtern und Datentransformationen.
  • Sie verarbeiten Listen und Datensätze mit Iteratoren, Aggregatoren und Data Stores.
  • Sie integrieren KI-Module für Klassifikation, Extraktion und Textgenerierung in Ihre Abläufe.
  • Sie sichern Szenarien mit Error-Handlern, Validierung und menschlichen Freigaben ab.
  • Sie erledigen Korrespondenz, Zusammenfassungen und Protokolle mit KI deutlich schneller.
  • Sie organisieren Meetings, Reisen und Veranstaltungen mit KI-gestützten Vorlagen und Checklisten.
  • Sie automatisieren wiederkehrende Office-Abläufe mit einfachen KI- und No-Code-Werkzeugen.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Grundlagen: Szenarien, Module und Datenfluss
  • Aufbau der Oberfläche, Szenario-Editor und Ausführungsverlauf
  • Trigger, Aktionen und Suchen: Modultypen und ihre Rolle im Szenario
  • Bundles, Mapping und Datentypen verstehen und gezielt nutzen
  • Zeitplanung, Webhooks und Sofort-Trigger sinnvoll einsetzen
Modul 2 Logik: Router, Filter, Iteratoren und Aggregatoren
  • Router und Filter für Verzweigungen und bedingte Abläufe einsetzen
  • Listen mit Iteratoren aufteilen und mit Aggregatoren zusammenführen
  • Text-, Datums- und Mathematikfunktionen für die Datenumformung nutzen
  • Data Stores und Variablen für Zwischenstände und Duplikatprüfung verwenden
Modul 3 KI-Bausteine in Make
  • Sprachmodelle über KI-Module und Anbieter-Integrationen anbinden
  • Klassifikation, Extraktion strukturierter Daten und Textgenerierung automatisieren
  • Prompts mit Variablen aus dem Szenario aufbauen und Ausgaben als JSON verarbeiten
  • KI-Agenten in Make mit Werkzeugen und Szenarien als Aktionen kombinieren
Modul 4 Integrationen, Fehlerbehandlung und Tests
  • Gängige Business-Anwendungen sowie beliebige Schnittstellen per HTTP-Modul anbinden
  • Error-Handler wie Resume, Ignore, Break und Rollback gezielt einsetzen
  • KI-Ausgaben validieren und unbrauchbare Ergebnisse an einen Menschen weiterleiten
  • Szenarien testen, Operationen optimieren und für das Team dokumentieren
Modul 5 Datenschutz, Governance und Betrieb
  • Hosting-Region, Auftragsverarbeitung und Datenflüsse zu KI-Anbietern bewerten
  • Datenminimierung und Pseudonymisierung in Szenarien umsetzen
  • Verbindungen, Teams und Berechtigungen in der Organisation verwalten
  • Freigabeschritte, Monitoring und Verantwortlichkeiten für den Regelbetrieb festlegen
Modul 6 Praxislabor: Assistenz & Office
  • E-Mails und Korrespondenz
  • Mail-Verläufe zusammenfassen
  • Meetings vorbereiten und nachbereiten
  • Reise- und Eventplanung
  • Präsentationen und Dokumente
  • Routineabläufe automatisieren
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Assistenzen haben oft Zugriff auf vertrauliche Korrespondenz, Personal- und Vorstandsthemen; solche Inhalte dürfen nur in freigegebenen KI-Umgebungen verarbeitet werden. Bei Berufsgeheimnisträgern wie Kanzleien oder Praxen gelten zusätzlich Verschwiegenheitspflichten, und für Kontaktdaten Dritter ist die DSGVO zu beachten.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

E-Mails und Korrespondenz

KI entwirft Antworten, Absagen, Einladungen und Erinnerungen in passendem Ton, kürzt lange Texte auf das Wesentliche und übersetzt Geschäftskorrespondenz in andere Sprachen – Sie prüfen und versenden.

Mail-Verläufe zusammenfassen

Lange E-Mail-Threads und Dokumente werden auf Entscheidungen, offene Fragen und nächste Schritte verdichtet, sodass Sie Ihre Führungskraft in wenigen Minuten briefen können. Offene Aufgaben werden dabei klar benannt.

Meetings vorbereiten und nachbereiten

Agenden, Briefing-Unterlagen und Teilnehmerinformationen werden vorbereitet; nach dem Termin entstehen aus Notizen strukturierte Protokolle mit Aufgabenliste. Aufgaben werden mit Verantwortlichen und Fristen versehen, sodass die Nachverfolgung ohne zusätzliche Abstimmung gelingt.

Reise- und Eventplanung

KI hilft, Reiseanforderungen zu strukturieren, Programmabläufe und Checklisten für Veranstaltungen zu erstellen und Informationen für Teilnehmende übersichtlich aufzubereiten. Auch Vergleichsübersichten für Hotels und Verbindungen lassen sich schnell erstellen.

Präsentationen und Dokumente

Aus Stichpunkten werden Gliederungen und Folientexte, Tabellen werden bereinigt und formatiert, Vorlagen für wiederkehrende Dokumente einheitlich aufgebaut. So entstehen professionelle Unterlagen in deutlich kürzerer Zeit und in einheitlicher Gestaltung.

Routineabläufe automatisieren

Wiederkehrende Abläufe wie das Ablegen von Anhängen, das Sammeln von Rückmeldungen oder das Erinnern an Fristen werden mit No-Code-Automatisierungen und KI-Agenten verbunden. Das spart täglich wertvolle Zeit.

Voraussetzungen

Sie sollten sicher mit gängigen Büro- und Cloud-Anwendungen umgehen und erste Erfahrungen mit KI-Assistenten haben. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Erfahrung in Assistenz, Sekretariat oder Office-Management und sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware.

Technische Voraussetzungen

Sie benötigen einen Laptop mit aktuellem Browser und einen Make-Account; ein kostenloser Tarif genügt für die meisten Übungen. API-Zugänge für ein Sprachmodell richten wir im Kurs gemeinsam ein.

Datenschutz & Compliance

Assistenzen haben oft Zugriff auf vertrauliche Korrespondenz, Personal- und Vorstandsthemen; solche Inhalte dürfen nur in freigegebenen KI-Umgebungen verarbeitet werden. Bei Berufsgeheimnisträgern wie Kanzleien oder Praxen gelten zusätzlich Verschwiegenheitspflichten, und für Kontaktdaten Dritter ist die DSGVO zu beachten.

Termine & Standorte

Pro Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

  • München Mi, 16. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Salzburg Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Berlin Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Augsburg Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Hannover Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Bremen Mi, 16. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Stuttgart Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Kaiserslautern Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Online Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen

Häufige Fragen

Ist Make dasselbe wie Integromat?

Ja. Integromat wurde in Make umbenannt und dabei deutlich weiterentwickelt. Das Grundprinzip visueller Szenarien aus verbundenen Modulen ist geblieben, hinzugekommen sind unter anderem eine überarbeitete Oberfläche, zahlreiche neue Integrationen und KI-Bausteine. Wenn Sie früher mit Integromat gearbeitet haben, finden Sie sich schnell zurecht und lernen im Kurs die neuen Möglichkeiten kennen.

Wie behalte ich die Kosten für Operationen im Griff?

Jedes ausgeführte Modul verbraucht Operationen bzw. Credits, KI-Aufrufe zusätzlich Kontingent beim jeweiligen Modellanbieter. Im Kurs lernen Sie, Szenarien so zu gestalten, dass Filter früh greifen, unnötige Durchläufe vermieden und Daten gebündelt verarbeitet werden. So bleiben Ihre Automatisierungen auch bei wachsendem Volumen wirtschaftlich und planbar.

Kann ich Make datenschutzkonform einsetzen?

Grundsätzlich ja, wenn Sie die Rahmenbedingungen bewusst gestalten. Dazu gehören die Wahl der Hosting-Region, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, die Prüfung angebundener KI-Dienste und das Prinzip der Datenminimierung. Im Kurs gehen Sie diese Punkte anhand einer Checkliste durch und lernen, sensible Daten in Szenarien gezielt zu filtern oder zu pseudonymisieren.

Brauche ich technische Vorkenntnisse?

Nein. Wenn Sie mit E-Mail-Programm, Textverarbeitung und Tabellenkalkulation sicher umgehen, bringen Sie alles mit. Der Kurs arbeitet mit konkreten Aufgaben aus dem Assistenzalltag und zeigt Schritt für Schritt, wie Sie KI-Assistenten und einfache Automatisierungen nutzen. Vorlagen aus dem Kurs können Sie direkt im eigenen Arbeitsalltag weiterverwenden.

Wie gehe ich mit vertraulichen Inhalten um?

Vertrauliche Vorstands-, Personal- oder Mandanteninformationen gehören nur in Werkzeuge, die Ihr Unternehmen freigegeben hat. Im Kurs lernen Sie, Inhalte zu anonymisieren, mit Platzhaltern zu arbeiten und zu erkennen, wann Sie auf KI besser verzichten. Zusätzlich erarbeiten Sie einfache Regeln, die Sie mit Ihrer Führungskraft abstimmen können.

Was kostet die Schulung „Make für Assistenz und Office-Management“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 6 Stunden Live-Training mit Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Für jeden Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Im Anfrageformular können Sie aber jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und melden uns innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

Kann der Kurs auf unser Team zugeschnitten werden?

Ja. Maßgeschneiderte Kurse kosten ca. 4.500 € mehr, je nach Thema und nach Absprache. Wir stimmen Inhalte, Beispiele und Übungen vorab mit Ihnen ab.

Weitere Kurse für Assistenz und Office-Management

Weitere Kurse zu Make

Alle 45 Kurse zu Make

Make – MünchenMake – SalzburgMake – BerlinMake – AugsburgMake – HannoverMake – BremenMake – StuttgartMake – KaiserslauternMake – Online