Schulung · Perplexity · Assistenz & Office

Perplexity für Assistenz und Office-Management

KI-gestützte Recherche mit Perplexity: belegte Antworten, Quellenauswahl, Spaces, Deep Research und systematischer Faktencheck.

Dauer
1 Tag (7 Std.)
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

In diesem Kurs verbinden wir Perplexity mit den typischen Abläufen im Bereich Assistenz & Office. Die Teilnehmenden arbeiten an realistischen Szenarien und nehmen sofort einsetzbare Prompts, Workflows und Checklisten mit.

Perplexity verbindet Sprachmodelle mit einer Live-Websuche und liefert Antworten, die mit nummerierten Quellen belegt sind. Damit eignet sich das Werkzeug besonders für Aufgaben, bei denen Aktualität und Nachvollziehbarkeit zählen: Markt- und Wettbewerbsbeobachtung, Recherche zu Regulierung und Normen, Lieferanten- und Partnerprüfung oder die Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen. In diesem Praxistag lernen Sie, Recherchefragen präzise zu formulieren, die Quellenauswahl gezielt zu steuern und Folgefragen so zu nutzen, dass aus einer ersten Antwort ein belastbares Rechercheergebnis wird.

Sie arbeiten mit Spaces, in denen Sie Recherchen zu einem Thema bündeln, eigene Dateien hinterlegen und Anweisungen für das Team festlegen. Mit Deep Research lassen Sie umfangreiche Berichte erstellen, die viele Quellen auswerten und strukturiert zusammenführen. Ein Schwerpunkt liegt auf der Qualität: Sie lernen, Quellen zu bewerten, Aussagen gegenzuprüfen und typische Fehlerbilder wie veraltete oder falsch zugeordnete Informationen zu erkennen. Außerdem klären wir Datenschutz- und Lizenzfragen für den Unternehmenseinsatz. Sie verlassen den Kurs mit einem wiederverwendbaren Rechercheprozess für Ihren Fachbereich.

Assistenzkräfte und Office-Teams sind die organisatorische Drehscheibe im Unternehmen: Sie koordinieren Termine und Reisen, bereiten Meetings vor, bündeln Informationen, schreiben Korrespondenz und halten Abläufe am Laufen. Generative KI ist für dieses Aufgabenprofil ein besonders wirkungsvolles Werkzeug. Sie entwirft E-Mails und Briefe in passender Tonalität, fasst lange Mail-Verläufe und Dokumente zusammen, erstellt Protokolle, übersetzt Korrespondenz und strukturiert Präsentationen. KI-Agenten und Automatisierungen übernehmen wiederkehrende Abläufe wie Terminabstimmungen, Ablage oder Reisekostenvorbereitung. So entsteht Freiraum für anspruchsvollere Aufgaben in Projektkoordination, Kommunikation und Organisationsentwicklung – die Rolle der Assistenz wird strategischer. Genau dafür bietet dieser Kurs praxisnahe Werkzeuge.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • Management- und Teamassistenzen
  • Office-Managerinnen und Office-Manager
  • Sekretariate in Unternehmen, Kanzleien und Verwaltungen
  • Mitarbeitende im Empfang und Facility-Office
  • Projektassistenzen

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Volle Postfächer und viele parallele Anfragen
  • Hoher Abstimmungsaufwand bei Terminen, Reisen und Veranstaltungen
  • Wiederkehrende Schreib- und Formatierungsarbeit
  • Informationen, die verstreut in Mails, Dokumenten und Tools liegen

Das können Sie nach dem Training

  • Sie formulieren präzise Recherchefragen und steuern die Quellenauswahl gezielt.
  • Sie bewerten Quellen nach Herkunft, Aktualität und Verlässlichkeit und verfolgen Aussagen bis zum Original.
  • Sie organisieren Recherchen in Spaces und kombinieren Webquellen mit eigenen Dokumenten.
  • Sie erstellen mit Deep Research strukturierte Berichte und Entscheidungsgrundlagen.
  • Sie erledigen Korrespondenz, Zusammenfassungen und Protokolle mit KI deutlich schneller.
  • Sie organisieren Meetings, Reisen und Veranstaltungen mit KI-gestützten Vorlagen und Checklisten.
  • Sie automatisieren wiederkehrende Office-Abläufe mit einfachen KI- und No-Code-Werkzeugen.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Grundlagen der KI-gestützten Recherche
  • Funktionsprinzip: Sprachmodell, Live-Websuche und Quellenangaben
  • Abgrenzung zu klassischer Suchmaschine und allgemeinem Chat-Assistenten
  • Recherchefragen präzise formulieren: Zeitraum, Region, Quellentyp
  • Folgefragen und Vertiefung statt einzelner Suchanfragen
Modul 2 Quellen steuern und bewerten
  • Quellenauswahl einschränken: Web, wissenschaftliche Literatur, eigene Dateien
  • Gezielte Suche nach Primärquellen, Behördenseiten und Fachpublikationen
  • Quellenqualität bewerten: Herkunft, Aktualität, Interessenlage
  • Zitate und Zahlen bis zur Originalquelle zurückverfolgen
Modul 3 Spaces und Teamarbeit
  • Spaces für Themen, Projekte oder Kundenanfragen einrichten
  • Eigene Dokumente hochladen und mit Webquellen kombinieren
  • Anweisungen für einheitliche Ausgabeformate hinterlegen
  • Rechercheergebnisse teilen und als Seiten oder Berichte aufbereiten
Modul 4 Deep Research und strukturierte Berichte
  • Umfangreiche Fragestellungen mit Deep Research bearbeiten
  • Marktüberblicke, Wettbewerbsvergleiche und Themendossiers erstellen
  • Ergebnisse in Tabellen, Gegenüberstellungen und Management-Zusammenfassungen überführen
  • Grenzen tiefer Recherchen erkennen und Ergebnisse nachschärfen
Modul 5 Faktencheck, Datenschutz und Arbeitsprozess
  • Systematischer Faktencheck: Gegenrecherche und Widerspruchsprüfung
  • Typische Fehlerbilder: veraltete, falsch zugeordnete oder erfundene Angaben
  • Datenschutz, Unternehmenslizenzen und Umgang mit vertraulichen Suchanfragen
  • Wiederverwendbarer Rechercheprozess und Dokumentation der Quellen
Modul 6 Praxislabor: Assistenz & Office
  • E-Mails und Korrespondenz
  • Mail-Verläufe zusammenfassen
  • Meetings vorbereiten und nachbereiten
  • Reise- und Eventplanung
  • Präsentationen und Dokumente
  • Routineabläufe automatisieren
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Assistenzen haben oft Zugriff auf vertrauliche Korrespondenz, Personal- und Vorstandsthemen; solche Inhalte dürfen nur in freigegebenen KI-Umgebungen verarbeitet werden. Bei Berufsgeheimnisträgern wie Kanzleien oder Praxen gelten zusätzlich Verschwiegenheitspflichten, und für Kontaktdaten Dritter ist die DSGVO zu beachten.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

E-Mails und Korrespondenz

KI entwirft Antworten, Absagen, Einladungen und Erinnerungen in passendem Ton, kürzt lange Texte auf das Wesentliche und übersetzt Geschäftskorrespondenz in andere Sprachen – Sie prüfen und versenden.

Mail-Verläufe zusammenfassen

Lange E-Mail-Threads und Dokumente werden auf Entscheidungen, offene Fragen und nächste Schritte verdichtet, sodass Sie Ihre Führungskraft in wenigen Minuten briefen können. Offene Aufgaben werden dabei klar benannt.

Meetings vorbereiten und nachbereiten

Agenden, Briefing-Unterlagen und Teilnehmerinformationen werden vorbereitet; nach dem Termin entstehen aus Notizen strukturierte Protokolle mit Aufgabenliste. Aufgaben werden mit Verantwortlichen und Fristen versehen, sodass die Nachverfolgung ohne zusätzliche Abstimmung gelingt.

Reise- und Eventplanung

KI hilft, Reiseanforderungen zu strukturieren, Programmabläufe und Checklisten für Veranstaltungen zu erstellen und Informationen für Teilnehmende übersichtlich aufzubereiten. Auch Vergleichsübersichten für Hotels und Verbindungen lassen sich schnell erstellen.

Präsentationen und Dokumente

Aus Stichpunkten werden Gliederungen und Folientexte, Tabellen werden bereinigt und formatiert, Vorlagen für wiederkehrende Dokumente einheitlich aufgebaut. So entstehen professionelle Unterlagen in deutlich kürzerer Zeit und in einheitlicher Gestaltung.

Routineabläufe automatisieren

Wiederkehrende Abläufe wie das Ablegen von Anhängen, das Sammeln von Rückmeldungen oder das Erinnern an Fristen werden mit No-Code-Automatisierungen und KI-Agenten verbunden. Das spart täglich wertvolle Zeit.

Voraussetzungen

Erfahrung mit Internetrecherche im beruflichen Kontext; KI-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Erfahrung in Assistenz, Sekretariat oder Office-Management und sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware.

Technische Voraussetzungen

Laptop mit aktuellem Browser und ein Perplexity-Konto; für Spaces mit Dateien und Deep Research in vollem Umfang empfehlen wir einen Pro- oder Enterprise-Zugang.

Datenschutz & Compliance

Assistenzen haben oft Zugriff auf vertrauliche Korrespondenz, Personal- und Vorstandsthemen; solche Inhalte dürfen nur in freigegebenen KI-Umgebungen verarbeitet werden. Bei Berufsgeheimnisträgern wie Kanzleien oder Praxen gelten zusätzlich Verschwiegenheitspflichten, und für Kontaktdaten Dritter ist die DSGVO zu beachten.

Terminvorschläge

Alle Termine sind Vorschläge – Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich Perplexity von ChatGPT oder einer Suchmaschine?

Eine Suchmaschine liefert Trefferlisten, ein allgemeiner Chat-Assistent formuliert Antworten oft aus seinem Trainingswissen. Perplexity durchsucht das Web zum Zeitpunkt der Anfrage, fasst die Ergebnisse zusammen und belegt jede Aussage mit Quellen. Das macht es besonders geeignet für aktuelle, überprüfbare Recherchen – die Quellen müssen Sie dennoch selbst bewerten.

Kann ich mich auf die Quellenangaben von Perplexity verlassen?

Die Quellenangaben erleichtern die Prüfung erheblich, ersetzen sie aber nicht. Gelegentlich wird eine Aussage einer Quelle zugeordnet, die sie so nicht enthält, oder eine veraltete Seite herangezogen. Im Kurs lernen Sie einen schlanken Faktencheck, mit dem Sie kritische Aussagen schnell gegen die Originalquelle prüfen.

Ist Perplexity für vertrauliche Recherchen im Unternehmen geeignet?

Für den Unternehmenseinsatz gibt es Enterprise-Pläne mit zusätzlichen Zusagen zu Datenverwendung und Verwaltung. Dennoch sollten Sie keine Geschäftsgeheimnisse oder personenbezogenen Daten in Suchanfragen schreiben, ohne dass dies durch Ihre interne Richtlinie abgedeckt ist. Wir besprechen, wie Sie Anfragen so formulieren, dass sensible Details geschützt bleiben.

Brauche ich technische Vorkenntnisse?

Nein. Wenn Sie mit E-Mail-Programm, Textverarbeitung und Tabellenkalkulation sicher umgehen, bringen Sie alles mit. Der Kurs arbeitet mit konkreten Aufgaben aus dem Assistenzalltag und zeigt Schritt für Schritt, wie Sie KI-Assistenten und einfache Automatisierungen nutzen. Vorlagen aus dem Kurs können Sie direkt im eigenen Arbeitsalltag weiterverwenden.

Wie gehe ich mit vertraulichen Inhalten um?

Vertrauliche Vorstands-, Personal- oder Mandanteninformationen gehören nur in Werkzeuge, die Ihr Unternehmen freigegeben hat. Im Kurs lernen Sie, Inhalte zu anonymisieren, mit Platzhaltern zu arbeiten und zu erkennen, wann Sie auf KI besser verzichten. Zusätzlich erarbeiten Sie einfache Regeln, die Sie mit Ihrer Führungskraft abstimmen können.

Was kostet die Schulung „Perplexity für Assistenz und Office-Management“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 1 Trainingstag(e) mit Live-Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Unsere Terminvorschläge sind eine Orientierung. Im Anfrageformular können Sie jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und bestätigen innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart oder Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

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