Schulung · Prompt Engineering · Einkauf

Prompt Engineering für Einkaufsteams

Prompt Engineering herstellerneutral: Rollen, Kontext, Few-Shot, Prompt-Ketten, Prompt-Bibliotheken und systematische Qualitätsprüfung.

Dauer
1 Tag (7 Std.)
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

In diesem Kurs verbinden wir Prompt Engineering mit den typischen Abläufen im Bereich Einkauf. Die Teilnehmenden arbeiten an realistischen Szenarien und nehmen sofort einsetzbare Prompts, Workflows und Checklisten mit.

Ob ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini oder Le Chat: Die Qualität der Ergebnisse hängt maßgeblich davon ab, wie Aufgaben formuliert werden. Prompt Engineering ist die Fähigkeit, Sprachmodellen Ziel, Kontext, Rahmenbedingungen und gewünschtes Format so zu vermitteln, dass verlässlich brauchbare Ergebnisse entstehen. In diesem herstellerneutralen Praxistag lernen Sie bewährte Techniken, die in allen gängigen KI-Assistenten funktionieren: Rollen und Zielgruppen festlegen, relevanten Kontext auswählen, mit Beispielen arbeiten und komplexe Aufgaben in nachvollziehbare Teilschritte zerlegen. Jede Technik erproben Sie direkt an Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag.

Der zweite Teil richtet den Blick auf Wiederholbarkeit und Qualität im Team. Sie entwickeln Prompt-Vorlagen mit Platzhaltern, bauen mehrstufige Prompt-Ketten für Analyse-, Schreib- und Prüfprozesse und legen eine gemeinsame Prompt-Bibliothek an. Sie lernen, Ergebnisse systematisch zu bewerten – mit Prüfkriterien, Testfällen und gezielter Selbstkontrolle durch das Modell – und typische Fehlerquellen wie Halluzinationen, Mehrdeutigkeiten oder unvollständigen Kontext zu vermeiden. Am Ende verfügen Sie über ein strukturiertes Vorgehen, das unabhängig vom eingesetzten Werkzeug funktioniert und mit neuen Modellen weiter trägt.

Der Einkauf hat sich vom Bestellabwickler zum strategischen Werttreiber entwickelt: Kosten senken, Versorgung sichern, Risiken in Lieferketten managen und Nachhaltigkeitsanforderungen erfüllen. Generative KI unterstützt Einkäufer:innen in allen Phasen des Source-to-Pay-Prozesses. KI-Assistenten formulieren Leistungsbeschreibungen und Ausschreibungsunterlagen, vergleichen Angebote, fassen Lieferantenverträge zusammen und bereiten Verhandlungen mit Argumenten und Szenarien vor. KI-Agenten und Automatisierungen recherchieren potenzielle Lieferanten, analysieren Ausgabendaten, überwachen Risiken wie Insolvenz- oder Lieferverzugssignale und verarbeiten Bestellbestätigungen. So gewinnt der Einkauf Zeit für Lieferantenentwicklung und strategische Warengruppenarbeit. Wichtig sind belastbare Stammdaten, klare Freigaberegeln und der sorgfältige Umgang mit vertraulichen Konditionen und Lieferanteninformationen.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • Strategische Einkäufer:innen und Warengruppenmanager:innen
  • Operative Einkäufer:innen und Disponent:innen
  • Einkaufsleiter:innen und CPOs
  • Lieferantenmanager:innen und Lieferantenqualität
  • Mitarbeitende im öffentlichen Beschaffungswesen

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Angebote mit unterschiedlichen Strukturen schnell und fair vergleichen
  • Lieferantenrisiken und Lieferkettensorgfaltspflichten im Blick behalten
  • Ausschreibungsunterlagen und Leistungsbeschreibungen präzise erstellen
  • Ausgabendaten aus verschiedenen Systemen für Analysen nutzbar machen

Das können Sie nach dem Training

  • Sie verstehen, wie Sprachmodelle Prompts verarbeiten, und leiten daraus wirksame Formulierungen ab.
  • Sie strukturieren Prompts mit Rolle, Kontext, Aufgabe, Rahmenbedingungen und Ausgabeformat.
  • Sie setzen Few-Shot-Beispiele und Prompt-Ketten für komplexe, mehrstufige Aufgaben ein.
  • Sie erstellen wiederverwendbare Vorlagen und bauen eine gemeinsame Prompt-Bibliothek auf.
  • Sie nutzen KI für Ausschreibungen, Angebotsvergleiche und Verhandlungsvorbereitung.
  • Sie analysieren Ausgaben und Lieferantenrisiken mit KI-Unterstützung datenbasiert.
  • Sie berücksichtigen Vertraulichkeit, Vergaberecht und Sorgfaltspflichten in der Lieferkette beim KI-Einsatz.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Wie Sprachmodelle Prompts verarbeiten
  • Grundprinzipien von Sprachmodellen: Wahrscheinlichkeiten, Kontextfenster, Grenzen
  • Warum Formulierungen, Reihenfolge und Beispiele das Ergebnis verändern
  • Ursachen für Halluzinationen und wie Prompts sie reduzieren
  • Unterschiede und Gemeinsamkeiten gängiger KI-Assistenten
Modul 2 Bausteine eines wirksamen Prompts
  • Rolle, Zielgruppe, Aufgabe, Kontext und Ausgabeformat festlegen
  • Rahmenbedingungen, Ausschlüsse und Qualitätskriterien formulieren
  • Strukturierte Eingaben mit Abschnitten, Trennzeichen und Markierungen
  • Gezielte Rückfragen des Modells einfordern statt Annahmen zuzulassen
Modul 3 Fortgeschrittene Techniken
  • Zero-Shot, One-Shot und Few-Shot: mit Beispielen Stil und Struktur vorgeben
  • Schrittweises Vorgehen und Begründungen für komplexe Aufgaben anfordern
  • Prompt-Ketten: Recherche, Entwurf, Prüfung und Überarbeitung trennen
  • Perspektivwechsel, Gegenargumente und Selbstkritik des Modells nutzen
Modul 4 Vorlagen und Prompt-Bibliotheken
  • Wiederverwendbare Vorlagen mit Platzhaltern und Variablen erstellen
  • Dauerhafte Anweisungen in Projekten, eigenen Assistenten und Agents hinterlegen
  • Prompt-Bibliothek im Team aufbauen, benennen, pflegen und teilen
  • Vorlagen dokumentieren: Zweck, Eingaben, erwartete Ausgabe, Verantwortliche
Modul 5 Qualitätsprüfung und verantwortungsvoller Einsatz
  • Prüfkriterien und Bewertungsraster für KI-Ergebnisse definieren
  • Testfälle anlegen und Prompts systematisch vergleichen und verbessern
  • Fakten, Zahlen und Quellen verifizieren; Vier-Augen-Prinzip etablieren
  • Datenschutz, vertrauliche Inhalte und Transparenz gemäß DSGVO und EU AI Act
Modul 6 Praxislabor: Einkauf
  • Leistungsbeschreibungen erstellen
  • Angebotsvergleich
  • Verhandlungsvorbereitung
  • Lieferantenrecherche
  • Spend-Analyse
  • Lieferantenrisiken überwachen
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Angebote, Konditionen und Lieferantenverträge sind Geschäftsgeheimnisse und dürfen nur in freigegebenen KI-Umgebungen verarbeitet werden; Ansprechpartnerdaten unterliegen der DSGVO. Öffentliche Auftraggeber müssen zudem Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO) und Gleichbehandlung beachten, Unternehmen ggf. das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

Leistungsbeschreibungen erstellen

Ein KI-Assistent erstellt aus Bedarfsmeldungen der Fachabteilungen strukturierte Lastenhefte und Leistungsbeschreibungen, ergänzt fehlende Anforderungen durch Rückfragen und formuliert sie produktneutral.

Angebotsvergleich

KI extrahiert Preise, Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen und Abweichungen von der Anfrage aus unterschiedlich aufgebauten Angeboten und erstellt eine Vergleichsmatrix als Grundlage für die Vergabeentscheidung.

Verhandlungsvorbereitung

Auf Basis von Marktinformationen, Preisentwicklungen und Lieferantenhistorie entstehen Verhandlungsstrategien mit Zielen, Zugeständnissen und Argumenten sowie Rollenspiele zur Vorbereitung auf schwierige Gespräche.

Lieferantenrecherche

KI unterstützt die Suche nach alternativen Bezugsquellen, fasst öffentlich verfügbare Informationen über potenzielle Lieferanten zusammen und erstellt Fragebögen für die Lieferantenqualifizierung.

Spend-Analyse

Ausgabendaten aus ERP-Exporten werden mit KI-Hilfe klassifiziert, Warengruppen zugeordnet, Bündelungspotenziale identifiziert und Ergebnisse verständlich für das Management aufbereitet, etwa als Grundlage für Warengruppenstrategien und Jahresverhandlungen.

Lieferantenrisiken überwachen

Automatisierungen beobachten Nachrichten und öffentliche Quellen zu Schlüssellieferanten, KI bewertet Hinweise auf Insolvenz, Sanktionen oder Menschenrechtsrisiken und informiert Verantwortliche frühzeitig.

Voraussetzungen

Erste Erfahrungen mit mindestens einem KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude, Copilot oder Gemini sind hilfreich; technische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Sie arbeiten im Einkauf oder in der Beschaffung und kennen die Beschaffungsprozesse Ihres Unternehmens.

Technische Voraussetzungen

Laptop mit aktuellem Browser und Zugang zu mindestens einem KI-Assistenten, idealerweise dem in Ihrem Unternehmen freigegebenen Werkzeug.

Datenschutz & Compliance

Angebote, Konditionen und Lieferantenverträge sind Geschäftsgeheimnisse und dürfen nur in freigegebenen KI-Umgebungen verarbeitet werden; Ansprechpartnerdaten unterliegen der DSGVO. Öffentliche Auftraggeber müssen zudem Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO) und Gleichbehandlung beachten, Unternehmen ggf. das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Terminvorschläge

Alle Termine sind Vorschläge – Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

Häufige Fragen

Funktionieren die Techniken mit jedem KI-Assistenten?

Ja, der Kurs ist bewusst herstellerneutral aufgebaut. Die Prinzipien – klare Aufgabe, relevanter Kontext, Beispiele, strukturierte Ausgabe und Prüfschritte – wirken in ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini, Le Chat und weiteren Werkzeugen gleichermaßen. Wo sich Assistenten im Detail unterscheiden, etwa bei Projekten oder eigenen Assistenten, zeigen wir die jeweiligen Entsprechungen.

Ist Prompt Engineering mit besseren Modellen nicht bald überflüssig?

Modelle verstehen unpräzise Anfragen zunehmend besser, doch sie können weiterhin nicht wissen, was Sie nicht mitteilen: Zielgruppe, Qualitätsmaßstäbe, interne Vorgaben oder relevanten Hintergrund. Gute Prompts sind daher vor allem gute Aufgabenbeschreibungen. Hinzu kommen Vorlagen, Prompt-Ketten und Qualitätsprüfung, die im Team auch mit neuen Modellen ihren Wert behalten.

Was ist eine Prompt-Bibliothek und wie pflegen wir sie im Team?

Eine Prompt-Bibliothek ist eine geordnete Sammlung erprobter Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben, jeweils mit Zweck, benötigten Eingaben, Beispielergebnis und Verantwortlichen. Sie lässt sich in einem gemeinsamen Dokument, Wiki oder direkt in Projekten des KI-Werkzeugs führen. Im Kurs legen Sie eine erste Bibliothek an und definieren einfache Regeln für Pflege und Freigabe.

Darf KI über die Vergabe entscheiden?

KI kann Angebote strukturieren, vergleichen und Auffälligkeiten aufzeigen. Die Vergabeentscheidung trifft der Einkauf nach festgelegten Kriterien. Im öffentlichen Bereich muss die Entscheidung zudem vergaberechtlich dokumentiert und nachvollziehbar sein. Wir zeigen, wie Sie KI-Unterstützung transparent in Ihren Vergabeprozess integrieren.

Wie schützen wir vertrauliche Lieferantenkonditionen?

Nutzen Sie ausschließlich freigegebene Unternehmensumgebungen, in denen Eingaben nicht für das Training verwendet werden und die Datenverarbeitung vertraglich geregelt ist. Konditionen anderer Bieter dürfen niemals in Kommunikation mit Lieferanten gelangen. Im Kurs besprechen wir praktikable Regeln für den Umgang mit sensiblen Einkaufsdaten.

Was kostet die Schulung „Prompt Engineering für Einkaufsteams“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 1 Trainingstag(e) mit Live-Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Unsere Terminvorschläge sind eine Orientierung. Im Anfrageformular können Sie jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und bestätigen innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart oder Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

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