Schulung · Generative KI · Einkauf

Generative KI für Einkaufsteams

Herstellerneutraler Praxistag: wie Sprachmodelle arbeiten, wo sie irren und wie Sie KI gezielt im eigenen Team einführen.

Dauer
1 Tag (7 Std.)
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

„Generative KI für Einkaufsteams“ ist ein praxisorientiertes Training für Rollen wie Strategische Einkäufer:innen und Warengruppenmanager:innen, Operative Einkäufer:innen und Disponent:innen und Einkaufsleiter:innen und CPOs. Sie lernen Generative KI nicht abstrakt, sondern an Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag kennen – mit Beispielen, Übungen und Vorlagen aus dem Bereich Einkauf.

Generative KI ist in vielen Unternehmen angekommen, doch oft fehlt ein gemeinsames Verständnis davon, was Sprachmodelle tatsächlich leisten und wo ihre Grenzen liegen. In diesem herstellerneutralen Training lernen Sie, wie Large Language Models Texte erzeugen, warum sie halluzinieren und wie Sie mit gutem Prompting, Kontext und Quellenprüfung verlässliche Ergebnisse erzielen. Statt Werbeversprechen einzelner Anbieter stehen nachvollziehbare Kriterien im Mittelpunkt, mit denen Sie Werkzeuge vergleichen und für Ihre Aufgaben bewerten können.

Der zweite Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung im Arbeitsalltag: Sie identifizieren in Ihrem Fachbereich konkrete Use Cases, bewerten Nutzen, Risiko und Aufwand und entwerfen einen realistischen Einführungsplan für Ihr Team. Dazu gehören Spielregeln für den Umgang mit vertraulichen Daten, eine praktikable Prompt-Bibliothek und Ideen, wie Sie Akzeptanz schaffen und Erfolge messbar machen. Sie arbeiten durchgehend mit Beispielen aus Ihrem Bereich und gehen mit einem umsetzbaren Fahrplan aus dem Kurs. Das schafft Orientierung für alle Beteiligten.

Der Einkauf hat sich vom Bestellabwickler zum strategischen Werttreiber entwickelt: Kosten senken, Versorgung sichern, Risiken in Lieferketten managen und Nachhaltigkeitsanforderungen erfüllen. Generative KI unterstützt Einkäufer:innen in allen Phasen des Source-to-Pay-Prozesses. KI-Assistenten formulieren Leistungsbeschreibungen und Ausschreibungsunterlagen, vergleichen Angebote, fassen Lieferantenverträge zusammen und bereiten Verhandlungen mit Argumenten und Szenarien vor. KI-Agenten und Automatisierungen recherchieren potenzielle Lieferanten, analysieren Ausgabendaten, überwachen Risiken wie Insolvenz- oder Lieferverzugssignale und verarbeiten Bestellbestätigungen. So gewinnt der Einkauf Zeit für Lieferantenentwicklung und strategische Warengruppenarbeit. Wichtig sind belastbare Stammdaten, klare Freigaberegeln und der sorgfältige Umgang mit vertraulichen Konditionen und Lieferanteninformationen.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • Strategische Einkäufer:innen und Warengruppenmanager:innen
  • Operative Einkäufer:innen und Disponent:innen
  • Einkaufsleiter:innen und CPOs
  • Lieferantenmanager:innen und Lieferantenqualität
  • Mitarbeitende im öffentlichen Beschaffungswesen

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Angebote mit unterschiedlichen Strukturen schnell und fair vergleichen
  • Lieferantenrisiken und Lieferkettensorgfaltspflichten im Blick behalten
  • Ausschreibungsunterlagen und Leistungsbeschreibungen präzise erstellen
  • Ausgabendaten aus verschiedenen Systemen für Analysen nutzbar machen

Das können Sie nach dem Training

  • Sie erklären verständlich, wie Sprachmodelle Texte erzeugen und warum Halluzinationen entstehen.
  • Sie formulieren Prompts, die reproduzierbar brauchbare und überprüfbare Ergebnisse liefern.
  • Sie vergleichen KI-Werkzeuge anhand nachvollziehbarer Kriterien zu Datenschutz, Funktionen und Kosten.
  • Sie identifizieren und priorisieren konkrete Use Cases für Ihren Fachbereich.
  • Sie nutzen KI für Ausschreibungen, Angebotsvergleiche und Verhandlungsvorbereitung.
  • Sie analysieren Ausgaben und Lieferantenrisiken mit KI-Unterstützung datenbasiert.
  • Sie berücksichtigen Vertraulichkeit, Vergaberecht und Sorgfaltspflichten in der Lieferkette beim KI-Einsatz.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Wie Large Language Models funktionieren
  • Tokens, Kontextfenster und Wahrscheinlichkeiten: was beim Generieren eines Textes passiert
  • Unterschied zwischen Trainingswissen, Websuche und eigenen Dokumenten (RAG)
  • Text, Bild, Audio und Code: was multimodale Modelle heute leisten
  • Typische Stärken und Schwächen im Büroalltag realistisch einschätzen
Modul 2 Halluzinationen erkennen und verlässliche Ergebnisse erzielen
  • Warum Modelle plausibel klingende Fehler produzieren und wann das Risiko steigt
  • Prompting-Techniken: Rolle, Kontext, Beispiele, Ausgabeformat und Schritt-für-Schritt-Anweisungen
  • Quellen anfordern, Fakten gegenprüfen und Vier-Augen-Prinzip etablieren
  • Aufgaben so zuschneiden, dass die KI zuarbeitet statt entscheidet
Modul 3 Werkzeuge herstellerneutral auswählen
  • Überblick über Chat-Assistenten, in Office-Suiten integrierte KI und spezialisierte Fachtools
  • Kriterien: Datenverarbeitung, Serverstandort, Admin-Funktionen, Integrationen und Kostenmodell
  • Enterprise-Lizenzen, API-Zugang und lokale Open-Source-Modelle im Vergleich
  • Eine einfache Bewertungsmatrix für die eigene Toolauswahl erstellen
Modul 4 Use Cases im eigenen Fachbereich identifizieren
  • Wiederkehrende Text-, Recherche- und Analyseaufgaben systematisch erfassen
  • Nutzen, Risiko und Umsetzungsaufwand je Anwendungsfall bewerten
  • Quick Wins von strategischen Vorhaben unterscheiden
  • Einen priorisierten Use-Case-Backlog für das Team anlegen
Modul 5 Generative KI im Team einführen
  • Nutzungsregeln: welche Daten in welches Tool dürfen und wer Ergebnisse freigibt
  • Gemeinsame Prompt-Bibliothek und Vorlagen aufbauen und pflegen
  • KI-Champions, Schulungsformate und Austauschrunden zur Verankerung im Alltag
  • Erfolg messen: Zeitersparnis, Qualität und Zufriedenheit nachvollziehbar dokumentieren
Modul 6 Praxislabor: Einkauf
  • Leistungsbeschreibungen erstellen
  • Angebotsvergleich
  • Verhandlungsvorbereitung
  • Lieferantenrecherche
  • Spend-Analyse
  • Lieferantenrisiken überwachen
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Angebote, Konditionen und Lieferantenverträge sind Geschäftsgeheimnisse und dürfen nur in freigegebenen KI-Umgebungen verarbeitet werden; Ansprechpartnerdaten unterliegen der DSGVO. Öffentliche Auftraggeber müssen zudem Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO) und Gleichbehandlung beachten, Unternehmen ggf. das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

Leistungsbeschreibungen erstellen

Ein KI-Assistent erstellt aus Bedarfsmeldungen der Fachabteilungen strukturierte Lastenhefte und Leistungsbeschreibungen, ergänzt fehlende Anforderungen durch Rückfragen und formuliert sie produktneutral.

Angebotsvergleich

KI extrahiert Preise, Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen und Abweichungen von der Anfrage aus unterschiedlich aufgebauten Angeboten und erstellt eine Vergleichsmatrix als Grundlage für die Vergabeentscheidung.

Verhandlungsvorbereitung

Auf Basis von Marktinformationen, Preisentwicklungen und Lieferantenhistorie entstehen Verhandlungsstrategien mit Zielen, Zugeständnissen und Argumenten sowie Rollenspiele zur Vorbereitung auf schwierige Gespräche.

Lieferantenrecherche

KI unterstützt die Suche nach alternativen Bezugsquellen, fasst öffentlich verfügbare Informationen über potenzielle Lieferanten zusammen und erstellt Fragebögen für die Lieferantenqualifizierung.

Spend-Analyse

Ausgabendaten aus ERP-Exporten werden mit KI-Hilfe klassifiziert, Warengruppen zugeordnet, Bündelungspotenziale identifiziert und Ergebnisse verständlich für das Management aufbereitet, etwa als Grundlage für Warengruppenstrategien und Jahresverhandlungen.

Lieferantenrisiken überwachen

Automatisierungen beobachten Nachrichten und öffentliche Quellen zu Schlüssellieferanten, KI bewertet Hinweise auf Insolvenz, Sanktionen oder Menschenrechtsrisiken und informiert Verantwortliche frühzeitig.

Voraussetzungen

Es sind keine technischen Vorkenntnisse nötig. Hilfreich ist, wenn Sie typische Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag mitbringen, die Sie mit KI unterstützen möchten. Sie arbeiten im Einkauf oder in der Beschaffung und kennen die Beschaffungsprozesse Ihres Unternehmens.

Technische Voraussetzungen

Sie benötigen einen Laptop mit aktuellem Browser und Internetzugang. Ein kostenloser Account bei einem gängigen KI-Assistenten genügt; Firmenlizenzen können Sie gern nutzen.

Datenschutz & Compliance

Angebote, Konditionen und Lieferantenverträge sind Geschäftsgeheimnisse und dürfen nur in freigegebenen KI-Umgebungen verarbeitet werden; Ansprechpartnerdaten unterliegen der DSGVO. Öffentliche Auftraggeber müssen zudem Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO) und Gleichbehandlung beachten, Unternehmen ggf. das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Terminvorschläge

Alle Termine sind Vorschläge – Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

Häufige Fragen

Ist der Kurs an ein bestimmtes KI-Tool gebunden?

Nein. Das Training ist bewusst herstellerneutral. Sie arbeiten mit gängigen Chat-Assistenten und lernen Prinzipien, die für alle großen Sprachmodelle gelten. So können Sie Ihr Wissen auf das Tool übertragen, das in Ihrem Unternehmen freigegeben ist, und neue Angebote anhand klarer Kriterien selbst bewerten, statt sich auf Marketingaussagen verlassen zu müssen.

Wie gehen wir im Kurs mit vertraulichen Firmendaten um?

Für die Übungen nutzen Sie anonymisierte oder fiktive Beispiele aus Ihrem Arbeitsbereich. Gleichzeitig lernen Sie, welche Datenkategorien in welche Tools gegeben werden dürfen, worauf Sie bei Auftragsverarbeitung und Trainingsnutzung achten sollten und wie Sie diese Regeln verständlich für Ihr Team festhalten.

Bekommen wir am Ende etwas Konkretes für die Umsetzung mit?

Ja. Sie verlassen den Kurs mit einem priorisierten Use-Case-Backlog, einer Bewertungsmatrix für die Toolauswahl, ersten erprobten Prompt-Vorlagen und einem Entwurf für Nutzungsregeln im Team. Diese Unterlagen sind so aufgebaut, dass Sie sie direkt in Ihre interne Abstimmung mit Führungskräften, IT und Datenschutz einbringen können.

Darf KI über die Vergabe entscheiden?

KI kann Angebote strukturieren, vergleichen und Auffälligkeiten aufzeigen. Die Vergabeentscheidung trifft der Einkauf nach festgelegten Kriterien. Im öffentlichen Bereich muss die Entscheidung zudem vergaberechtlich dokumentiert und nachvollziehbar sein. Wir zeigen, wie Sie KI-Unterstützung transparent in Ihren Vergabeprozess integrieren.

Wie schützen wir vertrauliche Lieferantenkonditionen?

Nutzen Sie ausschließlich freigegebene Unternehmensumgebungen, in denen Eingaben nicht für das Training verwendet werden und die Datenverarbeitung vertraglich geregelt ist. Konditionen anderer Bieter dürfen niemals in Kommunikation mit Lieferanten gelangen. Im Kurs besprechen wir praktikable Regeln für den Umgang mit sensiblen Einkaufsdaten.

Was kostet die Schulung „Generative KI für Einkaufsteams“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 1 Trainingstag(e) mit Live-Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Unsere Terminvorschläge sind eine Orientierung. Im Anfrageformular können Sie jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und bestätigen innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart oder Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

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