Schulung – ChatGPT – Kundenservice

ChatGPT für den Kundenservice

ChatGPT sicher und produktiv im Arbeitsalltag nutzen: Projekte, eigene GPTs, Datenanalyse, Canvas und Datenschutz im Team-Workspace.

Dauer
6 Stunden, ein Termin
Format
Online oder vor Ort
Sprache
Deutsch oder Englisch
Teilnehmende
offene Termine oder exklusiv für Ihr Team
Abschluss
Teilnahmebescheinigung

Überblick

Das Training „ChatGPT für den Kundenservice“ richtet sich an Rollen wie Servicemitarbeitende im First und Second Level, Teamleiter:innen und Servicemanager:innen und Wissensmanager:innen und Trainer:innen im Service und zeigt Schritt für Schritt, wie ChatGPT im Bereich Kundenservice produktiv, sicher und nachvollziehbar eingesetzt wird – von den Grundlagen bis zu fortgeschrittenen Workflows.

ChatGPT ist für viele Fachabteilungen das erste KI-Werkzeug im Alltag – doch zwischen gelegentlichen Fragen und echtem Produktivitätsgewinn liegt eine methodische Lücke. In diesem Praxistag lernen Sie, ChatGPT gezielt für wiederkehrende Aufgaben einzusetzen: Texte entwerfen und überarbeiten, Dokumente zusammenfassen, Tabellen auswerten und Entscheidungsvorlagen strukturieren. Sie arbeiten mit Projekten, die Dateien und Anweisungen bündeln, mit Canvas für die gemeinsame Überarbeitung längerer Texte und mit der Datenanalyse für Excel- und CSV-Dateien. Jede Übung orientiert sich an realen Aufgaben aus Ihrem Fachbereich.

Ein zweiter Schwerpunkt liegt auf Skalierung und Verantwortung. Sie bauen einen eigenen GPT, der Ihre Vorlagen, Tonalität und Prüfregeln kennt und den Kolleginnen und Kollegen im Workspace nutzen können. Außerdem klären wir, welche Daten in ChatGPT gehören und welche nicht, wie sich Team- und Enterprise-Workspaces von privaten Konten unterscheiden und welche Einstellungen zu Training, Speicher und Datenfreigabe relevant sind. Sie verlassen den Kurs mit einer persönlichen Prompt-Sammlung, einem funktionierenden GPT und klaren Regeln für den sicheren Einsatz im Unternehmen.

Kundenservice-Teams sind die Stimme des Unternehmens: Sie beantworten Fragen, lösen Probleme und prägen damit maßgeblich die Kundenzufriedenheit. Generative KI verändert den Service an vielen Stellen. KI-Assistenten schlagen Antworten auf Tickets und E-Mails vor, fassen lange Gesprächsverläufe zusammen, übersetzen Anfragen und durchsuchen Wissensdatenbanken in Sekunden. KI-Agenten und Chatbots beantworten Standardanliegen rund um die Uhr und übergeben komplexe Fälle mit vollständigem Kontext an Mitarbeitende. Automatisierungen klassifizieren Anfragen, setzen Prioritäten und erkennen Stimmungen. Damit gewinnen Servicekräfte Zeit für anspruchsvolle Anliegen und empathische Gespräche. Voraussetzung sind eine gepflegte Wissensbasis, klare Eskalationsregeln, transparente Kommunikation gegenüber Kund:innen und ein sorgfältiger Umgang mit den personenbezogenen Daten in jedem Ticket.

Das Training findet live statt – wahlweise online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in unseren Trainingsräumen in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch kommen wir auch exklusiv für Ihr Team zusammen.

Für wen ist das Training?

  • Servicemitarbeitende im First und Second Level
  • Teamleiter:innen und Servicemanager:innen
  • Wissensmanager:innen und Trainer:innen im Service
  • Customer-Success-Manager:innen
  • Verantwortliche für Service-Prozesse und Contact-Center

Typische Herausforderungen, die wir adressieren

  • Hohe Ticketvolumen bei gleichbleibender Antwortqualität bewältigen
  • Wissen aktuell halten und für alle Mitarbeitenden schnell zugänglich machen
  • Neue Mitarbeitende zügig einarbeiten
  • Kundenanliegen in mehreren Sprachen und Kanälen konsistent bearbeiten

Das können Sie nach dem Training

  • Sie formulieren strukturierte Prompts, die verlässlich brauchbare Ergebnisse für Ihre Fachaufgaben liefern.
  • Sie organisieren Ihre Arbeit in Projekten und überarbeiten längere Texte effizient mit Canvas.
  • Sie werten Tabellen und Dateien mit der Datenanalyse aus und prüfen die Ergebnisse kritisch.
  • Sie erstellen einen eigenen GPT für eine wiederkehrende Aufgabe und teilen ihn im Team.
  • Sie setzen KI für Antwortvorschläge, Zusammenfassungen und Ticket-Routing im Serviceprozess ein.
  • Sie bauen eine KI-taugliche Wissensbasis auf und definieren klare Eskalationsregeln für Chatbots.
  • Sie gestalten KI im Kundenservice transparent und datenschutzkonform.

Inhalte & Ablauf

Modul 1 Grundlagen und effektives Prompting
  • Funktionsweise von Sprachmodellen: Stärken, Grenzen und Halluzinationen
  • Aufbau wirksamer Prompts mit Rolle, Kontext, Aufgabe und Ausgabeformat
  • Iteratives Nachschärfen statt Neustart: Rückfragen und Korrekturschleifen
  • Modellauswahl, Websuche und Deep Research sinnvoll einsetzen
Modul 2 Projekte, Canvas und Dokumentenarbeit
  • Projekte anlegen: Dateien, Anweisungen und Chats thematisch bündeln
  • Lange Dokumente zusammenfassen, vergleichen und gezielt befragen
  • Canvas für die abschnittsweise Überarbeitung von Texten und Entwürfen
  • Vorlagen für E-Mails, Berichte, Protokolle und Präsentationsgliederungen
Modul 3 Datenanalyse mit Tabellen und Dateien
  • Excel- und CSV-Dateien hochladen, bereinigen und auswerten
  • Kennzahlen berechnen, Pivot-Logik nachbilden und Abweichungen erklären lassen
  • Diagramme erzeugen und für Präsentationen aufbereiten
  • Ergebnisse nachvollziehen: Rechenschritte prüfen und Plausibilitätskontrollen
Modul 4 Eigene GPTs für wiederkehrende Aufgaben
  • Anwendungsfälle für GPTs identifizieren und abgrenzen
  • Anweisungen, Wissensdateien und Gesprächseinstiege konfigurieren
  • GPT testen, verbessern und im Workspace freigeben
  • Pflege, Versionierung der Anweisungen und Verantwortlichkeiten im Team
Modul 5 Datenschutz, Workspaces und Governance
  • Unterschiede zwischen privaten Konten und Team- bzw. Enterprise-Workspaces
  • Einstellungen zu Modelltraining, Speicher, temporären Chats und Freigaben
  • Umgang mit personenbezogenen und vertraulichen Daten nach DSGVO
  • Interne Nutzungsrichtlinie und Qualitätssicherung für KI-Ergebnisse
Modul 6 Praxislabor: Kundenservice
  • Antwortvorschläge für Tickets
  • Ticketklassifikation und Routing
  • Fallzusammenfassungen
  • Wissensdatenbank aufbauen
  • Self-Service-Assistent
  • Qualitätsanalyse und Coaching
Modul 7 Datenschutz, Qualität & Transfer in den Alltag
  • Tickets enthalten personenbezogene Daten, deren Verarbeitung in KI-Tools eine DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung erfordert; Chatbots müssen nach dem EU AI Act erkennbar als KI ausgewiesen werden. Werden Gespräche aufgezeichnet oder Leistungsdaten von Mitarbeitenden ausgewertet, ist der Betriebsrat nach BetrVG einzubeziehen.
  • Spielregeln für den sicheren KI-Einsatz im Team
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Quellen, Tests und Vier-Augen-Prinzip
  • Persönlicher Umsetzungsplan für die nächsten 30 Tage
  • Offene Fragen, Ausblick und Ressourcen zum Weiterlernen

Praxisszenarien aus Ihrem Bereich

Antwortvorschläge für Tickets

Ein KI-Assistent analysiert das Anliegen, durchsucht Wissensartikel und bisherige Lösungen und schlägt eine passende Antwort im Tonfall des Unternehmens vor, die Servicekräfte anpassen und senden.

Ticketklassifikation und Routing

Eingehende Anfragen werden automatisch nach Thema, Produkt, Dringlichkeit und Stimmung kategorisiert und an das richtige Team weitergeleitet, kritische Fälle werden priorisiert.

Fallzusammenfassungen

Lange E-Mail-Verläufe, Chat-Protokolle oder Gesprächsnotizen werden zu einer kurzen Zusammenfassung mit Problem, bisherigen Schritten und offenem Punkt verdichtet, ideal bei Übergaben und Eskalationen.

Wissensdatenbank aufbauen

Aus gelösten Tickets und Expertenwissen erstellt KI Entwürfe für Wissensartikel und FAQ, erkennt Lücken in der Dokumentation und hält bestehende Artikel mit Änderungsvorschlägen aktuell.

Self-Service-Assistent

Ein KI-gestützter Chat beantwortet häufige Fragen auf Basis freigegebener Inhalte, sammelt bei komplexen Fällen strukturierte Informationen und übergibt sie mit Kontext an Mitarbeitende.

Qualitätsanalyse und Coaching

KI wertet Stichproben von Tickets nach definierten Qualitätskriterien aus, erkennt wiederkehrende Kundenprobleme und gibt Teamleitungen Hinweise für Coaching und Prozessverbesserungen.

Voraussetzungen

Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und Browser; Vorkenntnisse in KI sind nicht erforderlich. Bringen Sie gern eigene, nicht vertrauliche Beispielaufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag mit. Sie arbeiten im Kundenservice oder Customer Success und kennen die Ticket- oder CRM-Systeme Ihres Teams.

Technische Voraussetzungen

Laptop mit aktuellem Browser und ein ChatGPT-Konto; für eigene GPTs, Projekte und Datenanalyse ist ein kostenpflichtiger Plan oder ein Team-/Enterprise-Zugang Ihres Unternehmens empfehlenswert.

Datenschutz & Compliance

Tickets enthalten personenbezogene Daten, deren Verarbeitung in KI-Tools eine DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung erfordert; Chatbots müssen nach dem EU AI Act erkennbar als KI ausgewiesen werden. Werden Gespräche aufgezeichnet oder Leistungsdaten von Mitarbeitenden ausgewertet, ist der Betriebsrat nach BetrVG einzubeziehen.

Termine & Standorte

Pro Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Ihr Wunschtermin ist jederzeit möglich.

  • München Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Salzburg Do, 10. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Berlin Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Augsburg Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Hannover Mi, 16. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Bremen Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Stuttgart Mi, 16. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Kaiserslautern Fr, 11. Dezember 2026 6 Std. Anfragen
  • Online Di, 15. Dezember 2026 6 Std. Anfragen

Häufige Fragen

Brauche ich für den Kurs eine kostenpflichtige ChatGPT-Lizenz?

Die Grundlagen lassen sich mit einem kostenlosen Konto nachvollziehen. Funktionen wie eigene GPTs, Projekte mit umfangreichen Dateien oder erweiterte Datenanalyse sind jedoch an bezahlte Pläne gebunden oder dort deutlich großzügiger. Ideal ist ein Zugang über den Team- oder Enterprise-Workspace Ihres Unternehmens, damit Sie direkt unter realen Bedingungen üben.

Darf ich vertrauliche Unternehmensdaten in ChatGPT eingeben?

Das hängt vom Plan, den vertraglichen Vereinbarungen und Ihrer internen Richtlinie ab. In Team- und Enterprise-Workspaces werden Inhalte standardmäßig nicht zum Training verwendet, dennoch gelten DSGVO und Geheimhaltungspflichten. Im Kurs lernen Sie, Daten zu klassifizieren, zu anonymisieren und die passenden Einstellungen zu wählen.

Was unterscheidet einen eigenen GPT von einem gespeicherten Prompt?

Ein GPT bündelt dauerhafte Anweisungen, Wissensdateien und optional Werkzeuge wie Websuche oder Datenanalyse in einem eigenen Assistenten. Kolleginnen und Kollegen nutzen ihn ohne Prompt-Kenntnisse und erhalten konsistente Ergebnisse. Ein gespeicherter Prompt muss dagegen jedes Mal kopiert und mit Kontext ergänzt werden, was fehleranfälliger ist.

Ersetzt ein KI-Chatbot unser Serviceteam?

Nein. Gute Chatbots entlasten bei Standardfragen, doch komplexe, emotionale oder ungewöhnliche Anliegen brauchen Menschen. Entscheidend ist eine reibungslose Übergabe mit vollständigem Kontext. Im Kurs zeigen wir, wie Sie definieren, welche Anliegen automatisiert werden und wann ein Mensch übernimmt.

Wie verhindern wir falsche Antworten des Chatbots?

Begrenzen Sie den Chatbot auf geprüfte Wissensinhalte, lassen Sie Quellen anzeigen und definieren Sie Themen, bei denen immer an Mitarbeitende übergeben wird, etwa rechtliche Fragen oder Kündigungen. Regelmäßige Auswertungen und Tests mit realen Anfragen sichern die Qualität dauerhaft.

Was kostet die Schulung „ChatGPT für den Kundenservice“?

Die Schulung kostet pauschal 949 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Teilnehmer:in – unabhängig davon, ob sie online oder vor Ort stattfindet. Enthalten sind 6 Stunden Live-Training mit Trainer:in, Kursunterlagen, Übungsumgebung und Teilnahmebescheinigung.

Kann ich einen eigenen Wunschtermin angeben?

Ja. Für jeden Standort schlagen wir Ihnen einen Termin in rund vier Wochen vor. Im Anfrageformular können Sie aber jederzeit einen Wunschtermin oder Zeitraum im Freitext angeben – wir prüfen die Verfügbarkeit und melden uns innerhalb eines Werktags.

Findet der Kurs online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich: live online im virtuellen Klassenraum oder vor Ort in München, Salzburg, Berlin, Augsburg, Hannover, Bremen, Stuttgart und Kaiserslautern. Auf Wunsch führen wir das Training auch exklusiv für Ihr Team durch.

Kann der Kurs auf unser Team zugeschnitten werden?

Ja. Maßgeschneiderte Kurse kosten ca. 4.500 € mehr, je nach Thema und nach Absprache. Wir stimmen Inhalte, Beispiele und Übungen vorab mit Ihnen ab.

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