Formation · ChatGPT · Assistanat et office management

ChatGPT pour les assistants et office managers

Utiliser ChatGPT de façon sûre et efficace au travail : projets, GPT personnalisés, analyse de données, Canvas et confidentialité.

Durée
1 jour (7 h)
Format
En ligne ou en présentiel
Langue
Allemand ou anglais
Participants
sessions ouvertes ou intra-entreprise
Attestation
Attestation de participation

Présentation

Cette formation associe ChatGPT aux processus quotidiens du domaine Assistanat et office management. Les participants travaillent sur des scénarios réalistes et repartent avec des prompts, des workflows et des checklists immédiatement utilisables.

Pour beaucoup d'équipes métier, ChatGPT est le premier outil d'IA du quotidien. Pourtant, entre quelques questions ponctuelles et un vrai gain de productivité, il manque souvent une méthode. Au cours de cette journée pratique, vous apprenez à mobiliser ChatGPT sur vos tâches récurrentes : rédiger et retravailler des textes, synthétiser des documents, exploiter des tableaux et structurer des notes de décision. Vous utilisez les Projets pour regrouper fichiers et consignes, Canvas pour réviser des documents longs et l'analyse de données pour vos fichiers Excel et CSV, toujours à partir de cas tirés de votre métier.

Le second axe porte sur le passage à l'échelle et la responsabilité. Vous créez un GPT personnalisé qui connaît vos modèles, votre ton et vos règles de relecture, et que vos collègues peuvent utiliser dans l'espace de travail. Nous clarifions aussi quelles données ont leur place dans ChatGPT, ce qui distingue les espaces Team et Enterprise d'un compte personnel, et quels réglages comptent pour l'entraînement des modèles, la mémoire et le partage. Vous repartez avec votre bibliothèque de prompts, un GPT opérationnel et des règles claires pour un usage maîtrisé dans l'entreprise.

Assistants et équipes office sont la plaque tournante de l'entreprise : ils gèrent agendas et déplacements, préparent les réunions, centralisent l'information, rédigent le courrier et assurent la bonne marche du quotidien. L'IA générative est particulièrement efficace pour ce métier. Elle rédige courriels et courriers dans le ton juste, résume de longs échanges et documents, produit des comptes rendus, traduit la correspondance et structure les présentations. Agents IA et automatisations prennent en charge les tâches récurrentes : prise de rendez-vous, classement, préparation des notes de frais. Il reste ainsi davantage de temps pour des missions à plus forte valeur en coordination de projets, communication et organisation : le rôle d'assistant devient plus stratégique.

La formation se déroule en direct – en ligne dans une classe virtuelle ou en présentiel dans nos salles à Munich, Salzbourg, Berlin, Augsbourg, Hanovre, Brême, Stuttgart et Kaiserslautern. Nous pouvons également l’organiser en intra pour votre équipe.

À qui s’adresse cette formation ?

  • Assistants de direction et d'équipe
  • Office managers
  • Secrétariats d'entreprises, de cabinets et d'administrations
  • Personnel d'accueil et services généraux
  • Assistants de projet

Les défis concrets que nous traitons

  • Des boîtes de réception saturées et de nombreuses demandes simultanées
  • Une coordination lourde pour réunions, déplacements et événements
  • Des tâches répétitives de rédaction et de mise en forme
  • Des informations éparpillées entre courriels, documents et outils

Objectifs pédagogiques

  • Vous rédigez des prompts structurés qui produisent des résultats exploitables pour vos tâches métier.
  • Vous organisez votre travail en Projets et révisez efficacement des documents longs avec Canvas.
  • Vous analysez tableaux et fichiers avec l'analyse de données et vérifiez les résultats de façon critique.
  • Vous créez un GPT personnalisé pour une tâche récurrente et le partagez avec votre équipe.
  • Traiter courrier, synthèses et comptes rendus beaucoup plus rapidement grâce à l'IA.
  • Organiser réunions, déplacements et événements avec des modèles et listes de contrôle assistés par l'IA.
  • Automatiser les processus administratifs récurrents avec des outils d'IA et de no-code simples.

Programme

Module 1 Fondamentaux et prompts efficaces
  • Fonctionnement des modèles de langage : atouts, limites et hallucinations
  • Construire un prompt avec rôle, contexte, tâche et format de sortie
  • Affiner par itérations plutôt que recommencer : relances et corrections
  • Choisir le modèle, utiliser la recherche web et la recherche approfondie à bon escient
Module 2 Projets, Canvas et travail documentaire
  • Créer des Projets pour regrouper fichiers, consignes et conversations
  • Synthétiser, comparer et interroger des documents volumineux
  • Réviser textes et brouillons section par section avec Canvas
  • Modèles pour e-mails, rapports, comptes rendus et trames de présentation
Module 3 Analyse de données avec tableaux et fichiers
  • Importer, nettoyer et analyser des fichiers Excel et CSV
  • Calculer des indicateurs, reproduire une logique de tableau croisé et expliquer des écarts
  • Générer des graphiques et les préparer pour une présentation
  • Contrôler les résultats : vérifier les étapes de calcul et la vraisemblance
Module 4 GPT personnalisés pour les tâches récurrentes
  • Repérer et délimiter les bons cas d'usage pour un GPT
  • Configurer instructions, fichiers de connaissances et amorces de conversation
  • Tester, améliorer et partager un GPT dans l'espace de travail
  • Maintenance, suivi des modifications et responsabilités dans l'équipe
Module 5 Confidentialité, espaces de travail et gouvernance
  • Compte personnel ou espace Team et Enterprise : les différences
  • Réglages d'entraînement, de mémoire, de conversations temporaires et de partage
  • Traitement des données personnelles et confidentielles selon le RGPD
  • Charte d'utilisation interne et contrôle qualité des contenus générés
Module 6 Atelier pratique : Assistanat et office management
  • Courriels et courrier
  • Résumer les échanges
  • Préparer et suivre les réunions
  • Déplacements et événements
  • Présentations et documents
  • Automatiser les routines
Module 7 Protection des données, qualité & mise en pratique
  • Les assistants accèdent souvent à des échanges confidentiels, à des sujets RH ou de direction, à ne traiter que dans des environnements IA validés. Dans les professions soumises au secret, comme les cabinets d'avocats ou les cabinets médicaux, des obligations de confidentialité supplémentaires s'appliquent, et les coordonnées de tiers relèvent du RGPD.
  • Règles du jeu pour un usage sûr de l’IA en équipe
  • Vérifier les résultats : faits, sources, tests et principe des quatre yeux
  • Plan d’action personnel pour les 30 prochains jours
  • Questions ouvertes, perspectives et ressources pour aller plus loin

Cas pratiques de votre domaine

Courriels et courrier

L'IA rédige réponses, refus, invitations et relances dans le ton approprié, condense les textes longs et traduit la correspondance professionnelle ; vous relisez et envoyez.

Résumer les échanges

Longs fils de discussion et documents sont ramenés aux décisions, questions ouvertes et prochaines étapes, pour briefer votre responsable en quelques minutes. Les actions en attente sont clairement signalées.

Préparer et suivre les réunions

Ordres du jour, dossiers préparatoires et informations aux participants sont préparés ; après la réunion, les notes deviennent un compte rendu structuré avec liste d'actions.

Déplacements et événements

L'IA aide à formaliser les besoins de voyage, à bâtir programmes et listes de contrôle d'événements et à présenter clairement les informations aux participants. Des comparatifs d'hôtels et de trajets se préparent aussi rapidement.

Présentations et documents

Des notes deviennent plans et textes de diapositives, les tableaux sont nettoyés et mis en forme, les modèles de documents récurrents harmonisés. Vous obtenez ainsi des documents professionnels et homogènes en bien moins de temps.

Automatiser les routines

Les tâches récurrentes comme le classement des pièces jointes, la collecte de réponses ou le rappel des échéances sont reliées grâce à des outils no-code et des agents IA.

Prérequis

Une bonne maîtrise des outils bureautiques et du navigateur suffit ; aucune connaissance préalable en IA n'est requise. N'hésitez pas à apporter des exemples de tâches non confidentielles issues de votre quotidien. Une expérience en assistanat, secrétariat ou office management et une bonne maîtrise des outils bureautiques courants.

Prérequis techniques

Un ordinateur portable avec un navigateur à jour et un compte ChatGPT ; une offre payante ou un accès à l'espace Team ou Enterprise de votre entreprise est recommandé pour les GPT, les Projets et l'analyse de données.

Protection des données & conformité

Les assistants accèdent souvent à des échanges confidentiels, à des sujets RH ou de direction, à ne traiter que dans des environnements IA validés. Dans les professions soumises au secret, comme les cabinets d'avocats ou les cabinets médicaux, des obligations de confidentialité supplémentaires s'appliquent, et les coordonnées de tiers relèvent du RGPD.

Dates proposées

Toutes les dates sont indicatives – votre date souhaitée est toujours possible.

Questions fréquentes

Faut-il une licence ChatGPT payante pour suivre la formation ?

Les fondamentaux se pratiquent avec un compte gratuit. En revanche, les GPT personnalisés, les Projets avec des fichiers volumineux ou l'analyse de données avancée sont réservés aux offres payantes ou y bénéficient de limites bien plus larges. L'idéal est de venir avec un accès à l'espace Team ou Enterprise de votre entreprise pour vous exercer en conditions réelles.

Puis-je saisir des données confidentielles de l'entreprise dans ChatGPT ?

Cela dépend de l'offre souscrite, du contrat et de votre politique interne. Dans les espaces Team et Enterprise, les contenus ne servent pas à l'entraînement par défaut, mais le RGPD et les obligations de confidentialité restent applicables. Pendant la formation, vous apprenez à classifier et anonymiser les données et à choisir les bons réglages.

Quelle différence entre un GPT personnalisé et un prompt enregistré ?

Un GPT réunit des instructions permanentes, des fichiers de connaissances et, au besoin, des outils comme la recherche web ou l'analyse de données dans un assistant dédié. Vos collègues l'utilisent sans savoir rédiger de prompts et obtiennent des résultats homogènes. Un prompt enregistré doit au contraire être recopié et complété à chaque fois, ce qui multiplie les erreurs.

Faut-il des connaissances techniques ?

Non. Si vous maîtrisez messagerie, traitement de texte et tableur, vous avez tout ce qu'il faut. La formation s'appuie sur des tâches concrètes du quotidien d'un assistant et montre pas à pas comment utiliser assistants IA et automatisations simples. Les modèles de la formation sont réutilisables immédiatement.

Comment traiter les informations confidentielles ?

Les informations confidentielles de direction, RH ou clients ne doivent être saisies que dans des outils validés par votre entreprise. Vous apprendrez à anonymiser les contenus, à travailler avec des variables et à repérer les cas où il vaut mieux se passer de l'IA.

Combien coûte la formation « ChatGPT pour les assistants et office managers » ?

La formation coûte 949 € HT forfaitaires par participant – en ligne comme en présentiel. Sont inclus 1 jour(s) de formation avec un formateur en direct, les supports de cours, un environnement d’exercice et une attestation de participation.

Puis-je proposer ma propre date ?

Oui. Nos dates sont indicatives. Dans le formulaire, vous pouvez à tout moment indiquer librement la date ou la période souhaitée – nous vérifions les disponibilités et confirmons sous un jour ouvré.

La formation a-t-elle lieu en ligne ou en présentiel ?

Les deux sont possibles : en direct dans une classe virtuelle ou en présentiel à Munich, Salzbourg, Berlin, Augsbourg, Hanovre, Brême, Stuttgart ou Kaiserslautern. Nous pouvons aussi l’organiser en intra pour votre équipe.

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