Formation · IA générative · Assistanat et office management

IA générative pour les assistants et office managers

Une journée pratique et indépendante des éditeurs : comprendre les modèles de langage, leurs erreurs et réussir le déploiement en équipe.

Durée
1 jour (7 h)
Format
En ligne ou en présentiel
Langue
Allemand ou anglais
Participants
sessions ouvertes ou intra-entreprise
Attestation
Attestation de participation

Présentation

« IA générative pour les assistants et office managers » s’adresse notamment aux profils suivants : Assistants de direction et d'équipe, Office managers et Secrétariats d'entreprises, de cabinets et d'administrations. Elle montre pas à pas comment utiliser IA générative de manière productive, sûre et traçable dans le domaine Assistanat et office management – des bases aux workflows avancés.

L’IA générative est désormais présente dans la plupart des entreprises, mais les équipes manquent souvent d’une vision commune de ce que les modèles de langage savent réellement faire et de leurs limites. Dans cette formation indépendante des éditeurs, vous découvrez comment les grands modèles de langage produisent du texte, pourquoi ils hallucinent et comment un prompting soigné, un contexte pertinent et la vérification des sources permettent d’obtenir des résultats fiables. Plutôt que des promesses commerciales, vous utilisez des critères objectifs pour comparer les outils.

Le second axe porte sur la mise en pratique au quotidien. Vous identifiez des cas d’usage concrets dans votre métier, évaluez bénéfices, risques et effort, puis élaborez un plan de déploiement réaliste pour votre équipe. Au programme : des règles claires pour les données confidentielles, une bibliothèque de prompts partagée et des leviers pour favoriser l’adhésion et mesurer les résultats. Tout au long de la journée, vous travaillez sur des exemples issus de votre domaine et repartez avec une feuille de route directement exploitable.

Assistants et équipes office sont la plaque tournante de l'entreprise : ils gèrent agendas et déplacements, préparent les réunions, centralisent l'information, rédigent le courrier et assurent la bonne marche du quotidien. L'IA générative est particulièrement efficace pour ce métier. Elle rédige courriels et courriers dans le ton juste, résume de longs échanges et documents, produit des comptes rendus, traduit la correspondance et structure les présentations. Agents IA et automatisations prennent en charge les tâches récurrentes : prise de rendez-vous, classement, préparation des notes de frais. Il reste ainsi davantage de temps pour des missions à plus forte valeur en coordination de projets, communication et organisation : le rôle d'assistant devient plus stratégique.

La formation se déroule en direct – en ligne dans une classe virtuelle ou en présentiel dans nos salles à Munich, Salzbourg, Berlin, Augsbourg, Hanovre, Brême, Stuttgart et Kaiserslautern. Nous pouvons également l’organiser en intra pour votre équipe.

À qui s’adresse cette formation ?

  • Assistants de direction et d'équipe
  • Office managers
  • Secrétariats d'entreprises, de cabinets et d'administrations
  • Personnel d'accueil et services généraux
  • Assistants de projet

Les défis concrets que nous traitons

  • Des boîtes de réception saturées et de nombreuses demandes simultanées
  • Une coordination lourde pour réunions, déplacements et événements
  • Des tâches répétitives de rédaction et de mise en forme
  • Des informations éparpillées entre courriels, documents et outils

Objectifs pédagogiques

  • Vous savez expliquer simplement comment les modèles de langage génèrent du texte et pourquoi ils hallucinent.
  • Vous rédigez des prompts qui produisent de manière reproductible des résultats utiles et vérifiables.
  • Vous comparez les outils d’IA selon des critères clairs de protection des données, de fonctionnalités et de coût.
  • Vous identifiez et priorisez des cas d’usage concrets pour votre métier.
  • Traiter courrier, synthèses et comptes rendus beaucoup plus rapidement grâce à l'IA.
  • Organiser réunions, déplacements et événements avec des modèles et listes de contrôle assistés par l'IA.
  • Automatiser les processus administratifs récurrents avec des outils d'IA et de no-code simples.

Programme

Module 1 Comprendre le fonctionnement des grands modèles de langage
  • Tokens, fenêtre de contexte et probabilités : ce qui se passe lors de la génération d’un texte
  • Connaissances issues de l’entraînement, recherche web et documents internes (RAG)
  • Texte, image, audio et code : ce que permettent aujourd’hui les modèles multimodaux
  • Évaluer avec réalisme leurs forces et faiblesses dans le travail de bureau
Module 2 Repérer les hallucinations et fiabiliser les résultats
  • Pourquoi les modèles produisent des erreurs plausibles et quand le risque augmente
  • Techniques de prompting : rôle, contexte, exemples, format de sortie et consignes par étapes
  • Exiger des sources, recouper les faits et instaurer un double contrôle
  • Découper les tâches pour que l’IA assiste sans décider à votre place
Module 3 Choisir ses outils en toute indépendance
  • Panorama des assistants conversationnels, de l’IA intégrée aux suites bureautiques et des outils spécialisés
  • Critères : traitement des données, lieu d’hébergement, administration, intégrations et modèle tarifaire
  • Licences entreprise, accès API et modèles open source hébergés en local
  • Construire une grille d’évaluation simple pour votre propre sélection
Module 4 Identifier les cas d’usage de votre métier
  • Recenser méthodiquement les tâches récurrentes de rédaction, de recherche et d’analyse
  • Évaluer bénéfice, risque et effort de mise en œuvre pour chaque cas
  • Distinguer les gains rapides des projets stratégiques
  • Constituer un backlog de cas d’usage priorisé pour l’équipe
Module 5 Déployer l’IA générative dans l’équipe
  • Règles d’usage : quelles données dans quel outil et qui valide les résultats
  • Créer et faire vivre une bibliothèque de prompts et de modèles partagés
  • Référents IA, formats de formation et échanges entre pairs pour ancrer les pratiques
  • Mesurer le succès : temps gagné, qualité et satisfaction des utilisateurs
Module 6 Atelier pratique : Assistanat et office management
  • Courriels et courrier
  • Résumer les échanges
  • Préparer et suivre les réunions
  • Déplacements et événements
  • Présentations et documents
  • Automatiser les routines
Module 7 Protection des données, qualité & mise en pratique
  • Les assistants accèdent souvent à des échanges confidentiels, à des sujets RH ou de direction, à ne traiter que dans des environnements IA validés. Dans les professions soumises au secret, comme les cabinets d'avocats ou les cabinets médicaux, des obligations de confidentialité supplémentaires s'appliquent, et les coordonnées de tiers relèvent du RGPD.
  • Règles du jeu pour un usage sûr de l’IA en équipe
  • Vérifier les résultats : faits, sources, tests et principe des quatre yeux
  • Plan d’action personnel pour les 30 prochains jours
  • Questions ouvertes, perspectives et ressources pour aller plus loin

Cas pratiques de votre domaine

Courriels et courrier

L'IA rédige réponses, refus, invitations et relances dans le ton approprié, condense les textes longs et traduit la correspondance professionnelle ; vous relisez et envoyez.

Résumer les échanges

Longs fils de discussion et documents sont ramenés aux décisions, questions ouvertes et prochaines étapes, pour briefer votre responsable en quelques minutes. Les actions en attente sont clairement signalées.

Préparer et suivre les réunions

Ordres du jour, dossiers préparatoires et informations aux participants sont préparés ; après la réunion, les notes deviennent un compte rendu structuré avec liste d'actions.

Déplacements et événements

L'IA aide à formaliser les besoins de voyage, à bâtir programmes et listes de contrôle d'événements et à présenter clairement les informations aux participants. Des comparatifs d'hôtels et de trajets se préparent aussi rapidement.

Présentations et documents

Des notes deviennent plans et textes de diapositives, les tableaux sont nettoyés et mis en forme, les modèles de documents récurrents harmonisés. Vous obtenez ainsi des documents professionnels et homogènes en bien moins de temps.

Automatiser les routines

Les tâches récurrentes comme le classement des pièces jointes, la collecte de réponses ou le rappel des échéances sont reliées grâce à des outils no-code et des agents IA.

Prérequis

Aucune connaissance technique n’est requise. Il est utile d’apporter des tâches typiques de votre quotidien que vous souhaitez faciliter grâce à l’IA. Une expérience en assistanat, secrétariat ou office management et une bonne maîtrise des outils bureautiques courants.

Prérequis techniques

Prévoyez un ordinateur portable avec un navigateur à jour et une connexion internet. Un compte gratuit auprès d’un assistant IA courant suffit ; vos licences d’entreprise sont les bienvenues.

Protection des données & conformité

Les assistants accèdent souvent à des échanges confidentiels, à des sujets RH ou de direction, à ne traiter que dans des environnements IA validés. Dans les professions soumises au secret, comme les cabinets d'avocats ou les cabinets médicaux, des obligations de confidentialité supplémentaires s'appliquent, et les coordonnées de tiers relèvent du RGPD.

Dates proposées

Toutes les dates sont indicatives – votre date souhaitée est toujours possible.

Questions fréquentes

La formation est-elle liée à un outil d’IA particulier ?

Non, elle est volontairement indépendante des éditeurs. Vous travaillez avec des assistants conversationnels répandus et apprenez des principes valables pour tous les grands modèles de langage. Vous pourrez ainsi appliquer vos acquis à l’outil validé dans votre entreprise et évaluer vous-même les nouvelles offres selon des critères objectifs, sans dépendre des arguments marketing.

Comment les données confidentielles sont-elles traitées pendant la formation ?

Les exercices s’appuient sur des exemples anonymisés ou fictifs issus de votre métier. Vous apprenez en parallèle quelles catégories de données peuvent être saisies dans quels outils, à quoi veiller concernant la sous-traitance et la réutilisation des données pour l’entraînement, et comment formaliser ces règles de façon claire pour votre équipe.

Repartons-nous avec des éléments concrets à mettre en œuvre ?

Oui. Vous repartez avec un backlog de cas d’usage priorisé, une grille d’évaluation des outils, des modèles de prompts testés et une première version de règles d’usage pour l’équipe. Ces supports sont conçus pour alimenter directement vos échanges internes avec la direction, la DSI et le délégué à la protection des données.

Faut-il des connaissances techniques ?

Non. Si vous maîtrisez messagerie, traitement de texte et tableur, vous avez tout ce qu'il faut. La formation s'appuie sur des tâches concrètes du quotidien d'un assistant et montre pas à pas comment utiliser assistants IA et automatisations simples. Les modèles de la formation sont réutilisables immédiatement.

Comment traiter les informations confidentielles ?

Les informations confidentielles de direction, RH ou clients ne doivent être saisies que dans des outils validés par votre entreprise. Vous apprendrez à anonymiser les contenus, à travailler avec des variables et à repérer les cas où il vaut mieux se passer de l'IA.

Combien coûte la formation « IA générative pour les assistants et office managers » ?

La formation coûte 949 € HT forfaitaires par participant – en ligne comme en présentiel. Sont inclus 1 jour(s) de formation avec un formateur en direct, les supports de cours, un environnement d’exercice et une attestation de participation.

Puis-je proposer ma propre date ?

Oui. Nos dates sont indicatives. Dans le formulaire, vous pouvez à tout moment indiquer librement la date ou la période souhaitée – nous vérifions les disponibilités et confirmons sous un jour ouvré.

La formation a-t-elle lieu en ligne ou en présentiel ?

Les deux sont possibles : en direct dans une classe virtuelle ou en présentiel à Munich, Salzbourg, Berlin, Augsbourg, Hanovre, Brême, Stuttgart ou Kaiserslautern. Nous pouvons aussi l’organiser en intra pour votre équipe.

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